متاسفانه مدت مدیدی است که در بازار اتوماسیون اداری در کشور از سوی برخی از شرکت‌ها شاهد بروز رفتاری غیرحرفه‌ای در تخریب رقبا هستیم. در برخی از این موارد شاهد بوده‌ایم که تعدادی از رقبا لیست‌هایی به عنوان مشکلات و نقاط ضعف رقیب خود را در بازار و حتی بعضا در میان مشتریان شرکت رقیب منتشر می‌کنند. مشی شرکت برید سامانه نوین تاکنون پاسخ موردی و عبور از کنار این موارد بوده است. موفقیت ما در برید نه ناشی از روابط ناسالم و نه ناشی از تخریب رقبا بلکه زائیده تلاش صادقانه و بی‌وقفه همکاران در اعتلای سطح کیفی و کمی محصولات و خدمات ماست. ما در شرکت برید سامانه نوین رعایت اخلاق حرفه‌ای در کسب و کار و دوری از هرگونه رفتار مفسده‌آمیز و آلوده به روش‌های ناصواب و غیر اخلاقی را بر خود فرض دانسته و تلاش در جهت رواج اخلاق حرفه‌ای در محیط کسب و کار را از مسئولیت‌های اصلی خود می‌دانیم.
اما با توجه به این که برخی از این موارد ممکن است ابهامات و یا نگرانی‌هایی را در حوزه مشتریان برید علی‌الخصوص مشتریان جدید و یا بالقوه ما ایجاد نماید در راستای احترام به مشتریان و همراهی با آنان که از راهبردهای اصلی برید در حوزه مشتریان است، به برخی از این موارد در ذیل اشاره می‌رود. بدیهی است بسیاری از مواردی که در این مستندات و مکاتبات غیررسمی آورده شده از حداقل‌های کارشناسی برخوردار نبوده و اساساً ارزشی برای پاسخگویی ندارند.
جستجوی متن نامه
در سیستم پرگار امکان جستجو در متن نامه‌های صادره و یا داخلی و یا متن ارجاعات و یا گردش‌های آن وجود دارد. بدیهی است که این امکان برای نامه‌هایی است که چرخه تولید نامه را در درون سیستم طی نموده باشند.
علاوه بر این امکان تبدیل تصویر به متن و یا اصطلاحاً OCR نیز با همکاری سایر شرکای تجاری برید فراهم آمده و در مراکز مختلف نیز راه‌اندازی شده است. با استفاده از این قابلیت کلیه نامه‌هایی که حتی متن آن نیز در سیستم وجود نداشته، بازخوانی شده و متن آنها از روی تصویر با دقت بسیار بالا استخراج شده و قابلیت جستجو از طریق متن برای آنها فراهم می‌شود.
استفاده از PDF در اسناد و نحوه نگهداری تغییرات
در محصول پرگار برای نگهداری اصل مستندات در نگارش نهایی از فرمت PDF استفاده شده است. این امر نه تنها هیچگونه محدودیتی در سیستم ایجاد نمی‌نماید بلکه مزایای زیر را نیز به همراه دارد:
- امکان پشتیبانی از امضاء دیجیتال به صورت Built-in. این موضوع باعث می‌شود که هر مستند پس از امضاء دیجیتال در داخل سیستم تحت هیچ عنوان و حتی در خارج سیستم و به روش‌های نامتعارف دچار خدشه و دخل و تصرف غیر مجاز نشود. استفاده از PDF به جهت امضاء دیجیتال تنها راه حل استاندارد موجود است.
- امکان پشتیبانی از لایه‌بندی در نگهداری اسناد که باعث می‌شود بدون خدشه بر روی اصل اسناد حاشیه‌نویسی و یا هامش‌های مختلف را بر روی آن نگهداری نمود.
- بخش عمده‌ای از نامه‌های صادره که پس از امضاء نهایی به تصویر تبدیل می‌شده‌اند در این حالت به PDF تبدیل می‌شوند که هم امنیت بالاتری دارند هم نیاز به حجم کمتری برای ذخیره‌سازی دارند.
- در چرخه تولید مستندات (مانند چرخه نامه صادره) برای نگهداری نگارش‌های مختلف اسناد از فرمت‌های HTML و یا Microsoft Word استفاده می‌شود که در آن ردیابی تغییرات صورت گرفته و دسترسی به متن اسناد به سادگی امکان پذیر است. استفاده از PDF صرفا در پایان چرخه تولید اسناد بوده و در زمانی است که ویرایش و تغییرات بر روی اسناد پایان یافته است.
- در هنگام ثبت نامه‌های وارده ابتدا تصاویر در ایستگاه کاری با فرمت‌های استاندارد (از کلیه فرمت‌های مرسوم مانند JPEG,TIF,GIF,BMP و … پشتیبانی می‌شود) و فشرده‌سازی شده اسکن شده و سپس بر روی سرور تبدیل به PDF می‌شوند. این قابلیت نه تنها باعث می‌شود که حجم پهنای باند لازم برای انتقال تصاویر در حداقل ممکن باشد بلکه سرعت انجام کار را نیز افزایش پیدا داده و امکان کنترل‌های لازم برای روی تصاویر(از جمله سیاست‌گذاری بر روی حجم آنها چه به صورت هر صفحه و یا به صورت گروهی) نیز فراهم می‌شود. علاوه بر این با استفاده از استاندارد WEBDAV قابلیتی فراهم شده است تا کاربر بدون درگیر شدن با محدودیت‌های مرورگر بتواند عملیات اسکن را سریعتر و با کیفیت بهتر انجام دهد.
فرمهای سازمانی و گردش کار
شرکت برید سامانه نوین در جهت توسعه محصولات خود و در راستای توسعه بازار فناوری اطلاعات سیاست خود را حمایت از شرکت‌های استارتاپی که در زمینه محصولات برید ایده و طرح‌های نو و خلاقانه دارند، قرار داده است و لذا با تیم‌های مختلف همکاری نموده و خواهد نمود و نگاهی انحصارگرایانه ندارد. اما زیرسیستم فرمهای سازمانی و گردش کار کاملا توسط تیم فنی شرکت برید سامانه طراحی و تولید شده است و یکی از مولفه‌های اصلی در زیرساخت پرگار می‌باشد. مولفه گردش کار پرگار مبتنی بر استاندارد BPMN 2.0 طراحی و تولید شده است. سیستم فرمساز و گردش کار پرگار یک محصول استاندارد و کاملا حرفه‌ایست و مانند سایر مولفه‌های پرگار دارای نگاه نو و مبتنی بر فناوری روز است و به لحاظ امکانات و قابلیت‌ها کاملا با محصولات موجود در بازار قابل رقابت است. از آن جائی که در حال حاضر راه‌آندازی سیستم‌های یکپارچه و جامع بدون سفارشی‌سازی در سایت‌های مشتریان امکان‌پذیر نبوده و یا با مشکلات متعددی همراه است، سفارشی‌سازی محصولات یکی از راهبردهای اصلی مجموعه محصولات پرگار است. و زیرسیستم فرمهای سازمانی و گردش کار با رویکرد BPMS یکی از راهکارهای برید برای سفارشی‌سازی راه‌حل‌های خود برای مشتریان است. هرچند در این راستا راهکارهای دیگری نیز وجود دارد که فرصت پرداختن به آن در این مقال نمی‌گنجد.
علاوه بر تولید محصول فرمهای سازمانی و گردش‌کار، به دلیل حساسیت و تخصصی بودن این کار و مشکلات مشتریان در تامین نیروی تخصصی در این حوزه، شرکت برید اقدام به تاسیس واحد تخصصی جداگانه‌ای برای ارائه خدمات و راه‌حل‌های مبتنی بر BPMS نموده است که مشتمل بر یک تیم تخصصی و کاملا حرفه‌ای در این حوزه می‌باشد که بر پیاده‌سازی فرم‌ها و گردش‌کار آنها در زمینه تحلیل و طراحی فرایندها و نحوه پیاده‌سازی آن نیز در کنار مشتریان قرار گرفته با آنها همراهی می‌نمایند.
ویرایشگر اسناد
یکی از اهداف اصلی در مجموعه سیستم‌های پرگار استقلال آن از بسترهای مختلف و پشتیبانی از مرورگرها و سیستم عامل‌های مختلف برای کاربران است. در همین راستا برای ویرایش اسناد از یک ویرایشگر HTML استفاده شده است که در سیستم‌عامل‌ها و مرورگرهای مختلف پشتیبانی می‌شود. این ویرایشگر در سایت‌های ارزیابی محصولات یکی از بهترین ویرایشگرها شناخته شده و علاوه بر این پشتیبانی نسبتا مناسبی از متن‌های زبان فارسی را نیز به عمل می‌آورد. اما با همه قابلیت‌های این ویرایشگر، محیط وب دارای محدودیت‌هاییست که گریزی از آن نیست. علاوه بر این بسیاری از کاربران در سازمان‌های مشتری سال‌ها با محصول Microsoft Word آشنایی داشته و از آن استفاده می‌نمایند. در این راستا و در جهت احترام به تجربه کاربری مشتریان، در محصول پرگار نیز از نگارش‌های مختلف Microsoft Word پشتیبانی شده و این کار نیز با استفاده از استانداردهای جهانی (مانند WEBDAV) صورت گرفته است تا عدم وابستگی به مرورگر کماکان حفظ شود. علاوه بر این برای جلوگیری از اشتباهات کاربری در سایر محیط‌ها (مانند محیط MS-Word) اعتبارسنجی‌ها و کنترل‌های لازم نیز در سیستم تعبیه شده است که بنابر سیاست‌های مشتری قابل اعمال و تنظیم است.
کارپوشه متمرکز
در برید به منظور تسهیل در مرور کارتابل برای مدیران گزینه کارپوشه تعبیه شده است که این کارپوشه به صورت متمرکز شامل کلیه اسناد ارجاع شده به یک کاربر از قبیل نامه وارده، نامه صادره، نامه داخلی و یا هر نوع سندی دیگری است و کاربر می‌تواند تمامی این اسناد را به صورت یکجا و بر اساس اهمیت و یا تاریخ ارجاع آنها، لیست را مشاهده، گروه‌بندی و یا طبقه‌بندی نموده و بر روی آنها اقدام نماید. به همین منظور کارپوشه برید شامل اقلام اطلاعاتی است که یک کاربر بتواند در یک نگاه به مشخصات اسناد دریافتی خود، تصمیم لازم برای اقدام بعدی را اخذ نماید. نوع سند و شرح ارجاع و یا دستور، فویت، محرمانگی، تاریخ، فرستنده سند، نوع ارسال، تاریخ ارسال و وضعیت و یا سایر اقلام لازم در کارپوشه وجود داشته و کاربر می‌تواند بر اساس نیاز خود فیلدهای مختلف را برای نمایش در کارپوشه انتخاب نموده و نحوه چینش آنها را تنظیم متناسب سلیقه و خواست خود تنظیم نماید.
پیکربندی، امنیت و دسترسی کاربران
در زمینه امنیت پرگار دارای زیرساخت بسیار قوی و حساب شده است و برای حفظ امنیت از استانداردهای جهانی (مانند پوشش استاندارد OWASP در تمامی سطوح) تبعیت نموده است. از آنجائی‌که هم این محصول در سایت‌های بسیار حساس مورد استفاده قرار می‌گیرد و هم این که موضوع امنیت امروزه بحث بسیار جدی و پرچالش در فضای مجازی است، امنیت یکی از مهمترین و زیرساختی‌ترین مولفه در چارچوب نرم‌افزاری پرگار است. در همین راستا و برای اطمینان خاطر مشتریان از مراکز ذی‌صلاح از جمله معاونت افتای ریاست جمهوری و سازمان پدافند غیر عامل گواهینامه‌های لازم نیز اخذ شده است. نحوه تعریف کاربران، گروه‌بندی آنها و نحوه اعطاء دسترسی به آنها مطابق استانداردهای مرسوم صورت گرفته و انعطاف‌پذیری مناسبی را در اختیار راهبران سیستم قرار داده است. در پرگار نحوه اعطاء دسترسی طوری طراحی شده است که راهبران اصلی سیستم و صاحبان اطلاعات و مسئولین مربوطه خود بتوانند دسترسی‌های لازم را به کاربران اعطا نموده تا از متمرکز شدن آن در یک فرد واحد(مانند ادمین سیستم) اجتناب شود هر چند تمرکز آن در یک فرد نیز بسته به سیاست‌های سازمان وجود دارد. نکته حائز اهمیت در این است که اخذ و یا اعطا دسترسی‌ها می‌بایست از طریق فرآیندهای سازمانی نیز قابل انجام بوده تا از اشتباهات سهوی کاربران در سیستم که موجب دسترسی غیرمجاز به اطلاعات سیستم می‌شود نیز جلوگیری به عمل آید. با استفاده از نحوه گروه‌بندی کاربران، دامنه‌های کاربری، نقش‌های استاندارد مدیران و راهبران امکان مدیریت بسیار ساده‌تر و سازمان‌دهی شده بر روی امنیت سیستم خواهند داشت.
پیکربندی سیستم و تنظیمات مربوط به آن نیز مانند دسترسی‌های کاربران در جای خود دیده شده و در اختیار صاحبان اطلاعات و مسئولین اصلی آنها قرار داده شده است. در سیستم پرگار رویکرد ما بر این است تا راهبران سیستم همان بخش‌های بهره‌بردار سیستم در سازمان‌ها باشند تا بدین ترتیب از ایجاد تداخل در مسئولیت‌ها در سازمان اجتناب شود. بدیهی است که راه‌اندازی یک سیستم جامع و یکپارچه تفاوت‌های بسیار زیادی با راه‌اندازی جزیره‌ای سیستم‌ها داشته و برای این منظور بایستی تدابیر لازم و راه‌حل‌های مناسب جهت جلوگیری از تداخلات کاری و تفکیک مسئولیت‌ها در سیستم اندیشیده شده باشد. و در این راستا بسیاری از تنظیمات لازم در سیستم علاوه بر این که برای ادمین سیستم امکان پذیر است در اختیار راهبران هر زیرسیستم به صورت جداگانه نیز قرار گرفته است.
با توصیفات فوق در مجموعه سیستم پرگار ادمین سیستم نقش تعریف و مدیریت کاربران و نگهداری سیستم را بر عهده دارد و سیاست‌گذاری و پیکربندی و دشترسی‌های مختلف در اختیار راهبران زیرسیستم‌های مختلف و معمولا در بخش‌های بهره‌بردار سازمان قرار گرفته است.
امنیت در سیستم پرگار برای شرکت برید و با توجه به طیف مشتریان آن بسیار حیاتی است و از ابتدای مراحل طراحی، امنیت محصول مهمترین راهبرد در توسعه بوده است و در بسیاری از موارد در ارائه قابلیت‌هایی که امنیت سیستم را تحت شعاع قرار می‌دهند، تیم توسعه محصول برخوردی سخت‌گیرانه داشته و خواهد داشت.
در همین راستا شرکت به صورت مستمر ضمن تعامل با مراکز ناظر بر امنیت محصولات نرم افزاری مانند مرکز پدافند غیرعامل و مرکز و مدیریت راهبردی افتا، ارزیابی امنیتی محصول رو مجدانه دنبال نموده است که ماحصل این تعاملات و همکاری ها اخذ گواهینامه ارزیابی امنیتی محصول از این مرکز بوده است.
واسط کاربری یکپارچه
در مجموعه پرگار برای کلیه زیرسیستم‌ها از یک واسط کاربری یکسان و با استانداردهای مشخص استفاده می‌شود. بنابراین قابلیت‌های مشابه در سیستم‌های مختلف واسط کاربری مشابهی را نیز دارند. علاوه بر این کاربر بسیاری از قابلیت‌های سیستم را نیز می‌تواند مناسب نیاز و سلیقه خود تنظیم نماید. برای دسترسی کاربر به امکانات مختلف روش‌های مختلفی در سیستم پیاده‌سازی شده است و در این راستا سعی شده است تا از روش‌های به روز و نوین و متناسب با فضای کاری مرورگر در واسط کاربری (از جمله در نحوه چینش و نمایش منوها) استفاده شود.
علاوه بر این در بخش‌هایی از سیستم که گاها مشتریان نیازمند سفارشی سازی بیشتر و پیشرفته‌تر هستند (مانند طراحی فرمهای سازمانی، گردش‌کار، تابلوی اعلانات و … ) امکان استفاده از کدهای HTML، CSS و یا حتی اسکریپت‌های خاص در سیستم تعبیه شده است. البته بدیهی است که استفاده از این امکانات الزامی نیست و قابلیت‌های مختلف و استاندارد در سیستم وجود داشته و مشتریان در صورت نیاز به سفارشی سازی خاص می‌توانند از آنها استفاده نمایند.
پایگاه داده
مجموعه نرم‌افزار پرگار از کلیه پایگاه‌های داده‌های مرسوم (مانند Oracle, SqlServer, MySql و …) پشتیبانی می‌نماید و هیچگونه محدودیتی در این زمینه ندارد. بدیهی است با توجه به سایت‌های بزرگی که برید در حال حاضر افتخار حضور در آنها را دارد و با توجه به تجربیات ذی‌قیمت گذشته خود پایگاه داده Oracle را پیشنهاد می‌نماید. استفاده از یک پایگاه داده خاص تاثیری بر هزینه‌های نگهداری از اطلاعات ندارد. اما شرکت برید به منظور همراهی با مشتریان خود خدمات مختلفی را به منظور همراهی بیشتر و کامل‌تر با مشتریان نیز عرضه می‌نماید که البته نگهداری از پایگاه داده Oracle نیز یکی از آنهاست. بدیهی است که شرکت مایکروسافت و اوراکل هر دو دارای محصول قدرتمندی در زمینه پایگاه داده هستند که بسیار نزدیک با یکدیگر رقابت می‌نمایند و شرکت برید سیاست وابستگی به هیچ محصولی را در مجموعه پرگار ندارد. و در همین راستا نیز به مرور در حال حذف وابستگی به محصولات شرکت مایکروسافت(سیستم عامل) بوده و در حال حاضر این وابستکی را در ایستگاه کاری (واسط کاربری) و در بخش پایگاه داده حذف نموده است و در حال حاضر نیز رفع وابستگی به سیستم عامل در بخش Application Server و Web Server را نیز در دستور کار خود قرار داده است.
محصول جامع
مجموعه پرگار دارای زیرسیستم‌های مختلفی است که سعی نموده است تا بخش‌های اداری، مالی، لجستیک و منابع انسانی سازمان‌ها را به صورت جامع و یکپارچه پوشش دهد. در بخش اتوماسیون اداری نیز علاوه بر زیرسیستم‌های مرسوم و موجود در بازار مانند گردش مکاتبات اداری، آرشیو و مدیریت اسناد، مدیریت جلسات، گردش فرمهای سازمانی، سیستم‌های جدید و پیشرفته‌تری را نیز برای سازمان‌هایی که رویکردهای جدیدتری در مدیریت سازمان خود دارند را نیز عرضه نموده است. مانند سیستم مدیریت پرونده، پیگیری هوشمند مکاتبات اداری، مدیریت کارها، گفتمان (شبکه اجتماعی داخل سازمانی) که هر کدام از این زیرسیستم‌ها می‌توانند منشاء تحول جدی در سازمان‌ها شوند.