سیستم مدیریت مستندات و سیستم بایگانی؛ تفاوت‌ها و شباهت‌ها

تفاوت اصلی بین سیستم‌های مدیریت مستندات DMS و  سیستم‌های بایگانی اسناد Archive، بر تمرکز آنها و انواع داده‌هایی است که آنها مدیریت می‌کنند. سیستم‌های DMS برای مدیریت اسناد و اطلاعات فعالی طراحی شده‌اند که به‌طور مکرر در دسترس هستند و به‌روزرسانی می‌شوند، در حالی‌که سیستم‌های آرشیو و بایگانی برای ذخیره و نگهداری داده‌هایی طراحی شده‌اند که دیگر به‌طور فعال مورد استفاده قرار نمی‌گیرند، اما همچنان باید برای دسترسی طولانی‌مدت حفظ و نگهداری شوند.

DMS مخفف Document Management System است؛ یک سیستم نرم‌افزاری برای مدیریت، ذخیره و ردیابی اسناد و تصاویر الکترونیکی. DMS به کاربران اجازه می‌دهد که فایل‌های الکترونیکی را ذخیره، سازماندهی و بازیابی کنند و همچنین می‌تواند امکان کنترل نسخۀ سند، کنترل دسترسی و مدیریت گردش کار اسناد را نیز به کاربران ارائه دهد.

از سوی دیگر، نرم‌افزارهای Archive برای بایگانی، ذخیره و مدیریت داده‌های دیجیتال به‌منظور نگهداری و دسترسی طولانی‌مدت طراحی شده‌اند. این سیستم‌ها معمولاً برای ذخیره داده‌های قدیمی‌تر استفاده می‌شوند؛ داده‌هایی که دیگر به‌طور فعال مورد استفاده قرار نمی‌گیرند، اما همچنان باید برای اهداف قانونی یا نیازهای بعدی به مطابقت حفظ شوند. آرشیوها می توانند شامل اسناد، تصاویر، فایل‌های صوتی و تصویری و انواع دیگر داده‌ها باشند.

شباهت‌ها و تفاوت‌های سیستم DMS و سیستم بایگانی:

سیستم‌های مدیریت مستندات (DMS) و سیستم‌های نرم‌افزار آرشیو، هر دو مکان متمرکزی را برای ذخیره و دسترسی به فایل‌های دیجیتال فراهم می‌کنند و می‌توانند به بهبود کارایی و بهره‌وری فرآیندهای مدیریت اسناد سازمان کمک کنند. با این حال، چندین تفاوت کلیدی بین سیستم های DMS و Archive وجود دارد.

شباهت‌های DMS و Archive:

ذخیره‌سازی اسناد الکترونیکی: هر دو سیستم DMS و Archive برای ذخیره‌کردن اسناد و داده‌های الکترونیکی طراحی شده‌اند و هردو مکان متمرکزی را برای ذخیره‌سازی و سازماندهی فایل‌ها فراهم می‌کنند که در مواقع نیاز، یافتن و بازیابی اطلاعات را آسان می‌کند.

جستجو و بازیابی: هر دو سیستم به کاربران اجازه می‌دهند که اسناد را بر اساس کلمات کلیدی، برچسب‌ها و سایر داده‌ها جستجو و بازیابی کنند. مسئله‌ای که می‌تواند به صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری از طریق ایجاد سهولت در یافتن اطلاعات مورد نیاز کمک کند.

کنترل دسترسی: هر دو سیستم DMS و Archive می‌توانند کنترل دسترسی را فراهم کنند و به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا کنترل کنند که چه کسانی به چه اسناد و داده‌های دسترسی دارند و بر اساس محرمانگی و حساسیت اسناد می‌توان دسترسی‌های متفاوت و متعددی در آنها ایجاد کرد.

تأمین امنیت: هر دو سیستم ویژگی‌های امنیتی را برای محافظت از اسناد و داده‌های حساس در برابر دسترسی غیرمجاز، مانند رمزگذاری، احراز هویت کاربر و مسیرهای حسابرسی ارائه می‌کنند. در واقع امنیت، اصلی‌ترین رویکردی است که هرکدام از این دو سیستم باید آن را داشته باشند و طبیعتاً همین باعث شده است که ملاحظات امنیتی بسیار زیادی در هنگام طراحی و ارائۀ این سیستم‌ها در نظر گرفته شود.

تفاوت‌های DMS و Archive:

تفاوت در هدف: تفاوت اصلی بین سیستم‌های DMS و Archive تفاوت در هدف آنهاست. سیستم‌های DMS برای مدیریت اسناد و داده‌های فعال طراحی شده‌اند و به‌طور مکرر به آن‌ها دسترسی پیدا می‌کنند و به‌روزرسانی می‌شوند، در حالی‌که سیستم‌های آرشیو برای ذخیره‌سازی و حفظ داده‌های قدیمی‌تر طراحی شده‌اند یعنی داده‌هایی که دیگر به‌طور فعال استفاده نمی‌شوند، اما همچنان به‌منظور رعایت قوانین و سایر ملاحظات، باید از آنها نگهداری شود.

مدت نگهداری داده‌ها: سیستم های آرشیو برای نگهداری طولانی مدت داده‌ها طراحی شده‌اند، در حالی‌که سیستم‌های DMS برای نگهداری کوتاه‌مدت داده‌ها هستند. سیستم‌های بایگانی معمولاً برای ذخیره داده‌هایی استفاده می‌شوند که باید برای چندین سال یا حتی دهه‌ها نگهداری شوند، اما سیستم‌های DMS برای مدیریت داده‌هایی که به‌طور فعال در حال استفاده و به‌روزرسانی هستند استفاده می‌شوند.

کنترل نسخه: سیستم های DMS اغلب ویژگی های کنترل نسخه(Version Control) را ارائه می‌دهند؛ این ویژگی‌ها به کاربران اجازه می‌دهد تغییرات یک سند را در طول زمان رصد کنند و در صورت لزوم آن را به نسخه‌های قبلی برگردانند. سیستم‌های بایگانی معمولاً ویژگی‌های کنترل نسخه را ارائه نمی‌دهند، زیرا برای ذخیره داده‌های قدیمی طراحی شده‌اند و این داده‌ها دیگر به  به‌روزرسانی نیازی ندارند.

مدیریت گردش کار: سیستم‌های DMS اغلب ویژگی‌های مدیریت گردش کار را ارائه می‌کنند که به کاربران امکان می‌دهد در اسناد همکاری کنند و فرآیندهای مبتنی بر سند را خودکار کنند. این در حالی است که سیستم‌های بایگانی معمولاً ویژگی‌های مدیریت گردش کار را ارائه نمی‌دهند چرا که هدف آنها از ابتدا، ذخیره و نگهداری طولانی‌مدت از داده‌ها بوده است.

شاید بهتر باشد برای شفاف‌تر شدن تفکیک بین این دو نوع سیستم نرم‌افزاری، یعنی DMS و Archive، چند مثال از نرم‌افزارهای معروف در هر حوزه در اختیار داشته باشیم تا بتوانیم به‌مرور متوجه تفاوت‌ها و شباهت‌های بیشتر بین آنها بشویم:

۴ نرم‌افزار شناخته‌شده در حوزۀ DMS

• SharePoint: محصولی از شرکت مایکروسافت که قابلیت‌های مدیریت اسناد، همکاری و گردش کار را ارائه می دهد.
• Google Drive: بستر فضای ذخیره‌سازی و همکاری مبتنی بر فضای ذخیره‌سازی ابری که به کاربران اجازه می‌دهد اسناد و فایل‌ها را ذخیره کنند، به‌اشتراک بگذارند و با یکدیگر همکاری کنند.
• Dropbox: بستر فضای ذخیره‌سازی و همکاری مبتنی بر فضای ذخیره‌سازی ابری که قابلیت‌های مدیریت اسناد، همگام‌سازی و اشتراک‌گذاری را ارائه می‌دهد.
• Box: یک پلتفرم مبتنی بر ذخیره‌سازی ابری که قابلیت‌های مدیریت اسناد، همکاری و گردش کار را برای مشاغل ارائه می‌دهد.

۴ نرم‌افزار شناخته‌شده در حوزۀ Archive

• Amazon S3 Glacier: یک سرویس ذخیره‌سازی مبتنی بر فضای ابری که برای آرشیو داده‌ها و نگهداری طولانی مدت طراحی شده است.
• Iron Mountain: ارائه‌دهندۀ خدمات مدیریت داده و ذخیره‌سازی اطلاعات، از جمله آرشیو داده‌ها و ذخیره‌سازی امن اسناد.
• IBM Spectrum Archive: راه حلی برای ذخیره‌سازی تعریف شده توسط نرم‌افزار که قابلیت‌های بایگانی و بازیابی داده‌ها را نیز به شما ارائه می‌کند.
• Dell EMC Isilon: یک سیستم ذخیره‌سازی متصل به شبکه (NAS) که قابلیت بایگانی و ذخیره‌سازی داده‌ها را برای محیط‌های داده در مقیاس بزرگ فراهم می‌کند.

آیا یک سازمان به هردوی این نرم‌افزارها(یعنی DMS و Archive) نیاز دارد یا یکی از آنها کافی است؟

بسته به نیازها و الزامات خاص شرکت، ممکن است به هر دو سیستم برای مدیریت و سازماندهی مؤثر اسناد و داده های الکترونیکی نیاز باشد.

سیستم DMS معمولاً برای مدیریت اسناد و اطلاعات فعالی که به‌طور مکرر در دسترس هستند و به‌روز می‌شوند مورد استفاده قرار می‌گیرد. ویژگی‌هایی مانند کنترل نسخۀ سند، کنترل دسترسی و مدیریت گردش کار را ارائه می‌دهد و می‌تواند به بهبود کارایی و بهره‌وری فرآیندهای مدیریت اسناد سازمان کمک کند.

از سوی دیگر، سیستم بایگانی و آرشیو اسناد برای ذخیره و نگهداری داده‌هایی طراحی شده است که دیگر به طور فعال مورد استفاده قرار نمی‌گیرند، اما همچنان باید برای انطباق‌های بعدی  و رعایت ملاحظات قانونی حفظ شوند. سیستم‌های آرشیو می‌توانند قابلیت‌های ذخیره‌سازی طولانی‌مدت داده، نمایه‌سازی و جستجو و همچنین ویژگی‌های پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات در هنگام وقوع فجایع و حوادث را فراهم کنند.

در حالی که امکان استفاده از سیستم DMS برای ذخیره و مدیریت داده های قدیمی‌تر نیز  وجود دارد، احتمالاً این امکان موثرترین راه حل نیست چرا که این سیستم‌ها برای نگهداری کوتاه‌مدت داده‌ها طراحی شده‌اند و ذخیرۀ حجم زیادی از داده‌های تاریخی ممکن است بر عملکرد و مقیاس‌پذیری آنها تأثیر منفی بگذارد.

به‌طور خلاصه، هر دو سیستم DMS و Archive اهداف مختلفی را دنبال می کنند و برای مراحل مختلف چرخۀ عمر سند طراحی شده‌اند. و بهتر است هردوی آنها به‌صورت مستقل و برای انجام هدفی که برای آن طراحی شده‌اند به‌کار گرفته شوند.