loading

توانمندسازی کارکنان از طریق ابزارهای قدرتمند و ایجاد فرهنگ بهره‌وری

نویسنده: fotohinia
بهمن ۲۱, ۱۴۰۲
0
مقدمه

تمامی فعالیت‌های انسانی در زمینۀ کسب‌وکارها، پرشتاب و سریع شده است و بهره‌وری می‌تواند عامل کلیدی موفقیت در هر کسب‌وکاری باشد. سازمان‌هایی که فرهنگ بهره‌وری را پرورش می‌دهند، کارمندان خود را قادر به ارائۀ بهترین عملکرد ممکن می‌کنند و در نتیجه، نتایج بهبود چشمگیری پیدا می‌کنند و کسب‌وکارها می‌توانند مزیت رقابتی خود را افزایش دهند. […]

توانمندسازی کارکنان از طریق ابزارهای قدرتمند و ایجاد فرهنگ بهره‌وری - برید

تمامی فعالیت‌های انسانی در زمینۀ کسب‌وکارها، پرشتاب و سریع شده است و بهره‌وری می‌تواند عامل کلیدی موفقیت در هر کسب‌وکاری باشد. سازمان‌هایی که فرهنگ بهره‌وری را پرورش می‌دهند، کارمندان خود را قادر به ارائۀ بهترین عملکرد ممکن می‌کنند و در نتیجه، نتایج بهبود چشمگیری پیدا می‌کنند و کسب‌وکارها می‌توانند مزیت رقابتی خود را افزایش دهند. این مقاله دربارۀ میزان اهمیت فرهنگ بهره‌وری است و نقش ابزارهای مؤثر(به‌ویژه نرم‌افزارهای سازمانی) را در تجهیز کارکنان به منابعی که برای ایجاد برتری نیاز دارند، برجسته می‌کند.

۱- شناخت فرهنگ بهره‌وری(Culture of Productivity):

بهره‌وری صرفاً به سخت‌تر بودن کار  یا بیشتر وقت‌گذاشتن برای کار مربوط نمی‌شود؛ بلکه در واقع بهره‌وری یعنی انجام هوشمندانۀ کارها و بهین‌ سازی فرآیندها برای دستیابی به موارد بیشتر در زمان کمتر.

فرهنگ بهره‌وری فرهنگی‌ست که کارکنان را تشویق می‌کند تا راه‌هایی برای کارآمدتر بودن، حذف وظایف غیرضروری و استفاده از فناوری و ابزار برای خودکارسازی فرآیندهای تکراری بیابند؛ با هوشمندتر کار کردن، کارمندان می‌توانند بدون ازدست‌دادن کیفیت یا دچارشدن به فرسودگی، کارهای بیشتری انجام دهند. (رسانه‌های اجتماعی – لینکدین)

(سخت‌کوشی یا باهوشی؟ مسئله این است)

۱-۱-اهدافِ مشخص و روشن:

گسترش فرهنگ بهره‌وری با تعیین اهداف روشن و مشخص شروع می‌شود؛ هنگامی که کارکنان درک روشنی از آنچه برای آن کار می‌کنند داشته باشند، می‌توانند تلاش‌های خود را در همان راستا هماهنگ کنند و وظایف خود را بر آن اساس اولویت‌بندی کنند. اهدافی که به‌خوبی تعریف شده باشند، حس هدفمندبودن را در سازمان به‌وجود می‌آورند و به نیروهای انسانی سازمان برای متمرکز و باانگیزه‌ماندن کمک می‌کنند.

۱-۲- ارتباط مؤثر:

ارتباط باز و مؤثر سنگ بنای تمام فرهنگ‌های مولّد است؛ وقتی کانال‌های ارتباطی واضح هستند، کارمندان می‌توانند به‌طور مؤثر با یکدیگر همکاری کنند، ایده‌ها را به‌اشتراک بگذارند و مسائل را به‌سرعت حل کنند. ارتباط شفاف باعث می‌شود که همۀ کارکنان، درک مشترکی از کسب‌وکار داشته باشند و سوء‌تفاهم‌ها را به‌طرز چشمگیری کاهش می‌دهد و تأخیر و تعلل‌های غیر‌ضروری را به حداقل می‌رساند.

۱-۳- مسئولیت‌پذیری:

فرهنگ بهره‌وری بر مسئولیت پذیری فردی و جمعی تأکید دارد؛ کارکنان با درک تأثیر اقدامات خود بر موفقیت کلی سازمان، در قبال کار و مسئولیت‌های خود  پاسخگو می‌شوند و مسائل مربوط به کارشان را بر عهده می‌گیرند. زمانی که افراد در مورد عملکرد خود پاسخگو باشند، تلاش می‌کنند تا کار با کیفیت بالا ارائه دهند و به‌طور مداوم، انتظاراتی را که از آنها می‌رود برآورده کنند. و این یعنی توانمندتر شدن کارکنان و سازمان به‌صورت همزمان.

۱-۴-بهبود مستمر:

بهره‌وری یک دستاورد یکباره نیست و به پیگیری مداوم نیاز دارد؛ فرهنگ بهره‌وری با تقویت ذهنیت یادگیری و ترویج نوآوری، منجر به تشویق بهبود مستمر می‌شود. کارکنان تشویق می‌شوند تا به‌دنبال راه‌های بهتری برای انجام کارها باشند، ناکارآمدی‌ها را شناسایی کنند و برای ساده‌کردن فرآیندها، بهبودهایی را پیشنهاد کنند. چنین فرهنگی تضمین می‌کند که سطوح بهره‌وری دائماً در حال افزایش باشد.

 

۲- نقش نرم‌افزارهای سازمانی:

برای پرورش فرهنگ بهره‌وری و توانمندسازی کارکنان به‌منظور رسیدن به بهترین عملکرد، سازمان‌ها می‌توانند از قدرت نرم‌افزارهای سازمانی استفاده کنند؛ نرم‌افزار Enterprise به مجموعه‌ای از ابزارها و برنامه‌های دیجیتالی گفته می‌شود که به‌طور خاص برای مشاغل  طراحی شده‌اند تا عملیات را ساده‌سازی کنند، همکاری را افزایش دهند و بهره‌وری را بهینه کنند. در ادامه به برخی از نقش‌های کلیدی نرم‌افزارهای سازمانی در ایجاد فرهنگ بهره‌وری اشاره خواهیم کرد:

۲-۱-ساده‌سازی گردش‌های کاری:

نرم‌افزار سازمانی وظایف تکراری و وقت‌گیر را خودکار و ساده می‌کند و به کارمندان اجازه می‌دهد بر فعالیت‌های استراتژیک و افزودن به ارزش‌ها تمرکز کنند؛ با حذف فرآیندهای دستی و کاهش بار اداری، کارکنان می‌توانند کارآمدتر کار کنند و زمان و انرژی خود را به کارهایی اختصاص دهند که به تخصص آنها مربوط و وابسته است.

۲-۲-بهبود همکاری:

همکاری برای بهره‌وری ضروری است و نرم افزارهای سازمانی ابزارهای لازم را برای تسهیل همکاری یکپارچه میان کاربران هر سازمان فراهم می‌کنند. با ویژگی‌هایی مانند پلتفرم‌های مدیریت پروژه، مدیریت کارها، ویرایش همزمان و ابزارهای ارتباط مجازی، کارمندان می‌توانند بدون توجه به موقعیت فیزیکی خود به‌طور موثر همکاری کنند. این امر موجب به‌اشتراک‌گذاشتن دانش، تصمیم‌گیری سریع‌تر و کار تیمی روان‌تر خواهد شد و در نهایت منجر به افزایش بهره‌وری می‌شود.

۲-۳-بهبود مدیریت داده‌ها:

نرم‌افزارهای سازمانی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانند حجم وسیعی از داده‌ها را به‌طور موثر جمع‌آوری، ذخیره و تجزیه و تحلیل کنند. با دسترسی به داده‌های دقیق و موثق، کارکنان و اعضای سازمان می‌توانند تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند، روندها را شناسایی کنند و بینش‌هایی را کشف کنند که باعث بهبود بهره‌وری بشود. تصمیم‌گیری مبتنی بر داده به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندها را بهینه کنند، تنگناها را شناسایی کنند و منابع را به‌طور مؤثرتری تخصیص دهند.

۲-۴-امکان دورکاری:

در عصر دیجیتال امروزی، کار ریموتی و دورکاری به‌طور چشم‌گیری رایج شده است؛ نرم‌افزار سازمانی با ارائۀ امکان دسترسی به برنامه‌ها و داده‌های تجاری ضروری از هر کجا و در هر زمان، نقش مهمی در پشتیبانی از ترتیبات  دورکاری ایفا می‌کند. این انعطاف‌پذیری به کارمندان اجازه می‌دهد که حتی زمانی که خارج از محیط اداری سنتی کار می‌کنند نیز بهره‌وری خود را حفظ کنند.

۲-۵-افزایش کارایی از طریق یکپارچه‌سازی:

نرم‌افزارهای سازمانی اغلب امکان ادغام با سیستم‌ها و پلتفرم‌های دیگر را فراهم می‌کنند و جریان یکپارچۀ اطلاعات را به‌وجود می‌آورند و سیلوهای داده را حذف می‌کنند. به‌عنوان مثال، یکپارچه‌سازی نرم‌افزار مدیریت پروژه با نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، ورود دستی داده‌ها را کاهش می‌دهد و کارایی کلی را بهبود می‌بخشد.

۲-۶-ارائۀ تجزیه‌وتحلیل و شاخص‌های عملکرد:

نرم‌افزارهای سازمانی اغلب شامل ویژگی‌های گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل گزارش است که بینش ارزشمندی را در مورد عملکرد کارکنان و تیم‌ها به سازمان ارائه می‌دهد. با ردیابی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و معیارها، سازمان‌ها می‌توانند سطوح بهره‌وری را اندازه‌گیری کنند، زمینه‌های بهبود را شناسایی کنند، و تصمیم‌های مبتنی بر داده‌ها را برای بهینه‌سازی عملکرد اتخاذ کنند.

۳- انتخاب ابزار مناسب:

وقتی صحبت از ایجاد فرهنگ بهره‌وری می‌شود، انتخاب ابزار مناسب بسیار مهم است. در ادامه به نکاتی اشاره خواهد شد که هنگام انتخاب نرم‌افزارهای سازمانی و سایر ابزارها برای توانمندسازی کارکنان و افزایش بهره‌وری باید در نظر داشته باشیم:

۳-۱-شناسایی صحیح نیازها و اهداف:

قبل از انتخاب هر ابزاری، ضروری است که نیازها و اهداف خاص سازمان خود را شناسایی کنید. Pain-Pointها، چالش‌ها و زمینه‌هایی را که می‌توان بهره‌وری را در آنها به‌وجود آورد، باید درنظر گرفته شود. مشخص‌کردن ویژگی‌ها و عملکردهای مورد نیاز برای رفع موثر این نیازها نیز بسیار حائز اهمیت است.

۳-۲-رابط کاربری مناسب:

قابلیت استفاده و user-friendlyبودن ابزارها اهمیت بسیار زیادی دارد. کارمندان باید بتوانند به‌راحتی نرم‌افزار را بدون آموزش یا پشتیبانی گسترده هدایت کنند و از آن استفاده کنند. رابط‌های بصری(UI) و جریان‌های کاری(Work Flows) در صورتی که به‌خوبی طراحی شده باشند، به تجربۀ کاربری یکپارچه و کاربرپسند کمک می‌کند و سختی یادگیری را به حداقل می‌رساند.

۳-۳-قابلیت های یکپارچه‌سازی:

باید به‌دنبال ابزارهایی باشیم که بتوانند با سیستم‌ها و پلتفرم‌های موجود در سازمان ادغام شوند. یکپارچه‌سازی سیلوهای جداجدای داده را حذف می‌کند و به جریان روان اطلاعات بین ابزارهای مختلف اجازه می‌دهد تا کارایی و بهره‌وری را به حداکثر برساند.

۳-۴-مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری:

ابزارهایی را انتخاب کنید که بتوانند با نیازهای در حال تغییر سازمان شما سازگاری داشته باشند. همانطور که کسب‌وکار شما رشد می‌کند، ابزارها باید بتوانند تقاضاهای زیادتر و تخصصی‌تری را برآورده کنند و از اضافه‌شدن کاربران جدید یا فیچرها و عملکردهای اضافی استقبال کنند.

۳-۵-امنیت و حریم خصوصی داده‌ها:

اطمینان حاصل کنید که ابزارهایی که انتخاب می کنید امنیت و حریم خصوصی داده‌ها را در اولویت قرار می‌دهند. به‌دنبال ویژگی‌هایی مانند طریقۀ محافظت از داده‌ها، کنترل‌های دسترسی کاربر و مطابقت با مقررات صنعت باشید. حفاظت از اطلاعات حساس برای حفظ اعتماد و جلوگیری از نقض احتمالی بسیار مهم است.

۳-۶-آموزش و پشتیبانی:

در دسترس‌بودن منابع آموزشی و پشتیبانی ارائه‌شده توسط فروشندۀ ابزارهای نرم‌افزاری را در نظر بگیرید. آموزش کافی و پشتیبانی مداوم به کارکنان کمک می‌کند تا از ابزارها نهایت استفاده را ببرند و بر هر چالشی که ممکن است با آن مواجه شوند غلبه کنند.

۳-۷-مقرون‌به‌صرفه‌بودن:

در حالی که هزینه یک عامل مهم است، نباید تنها عامل تعیین‌کننده باشد. ارزش و مزایای ابزارها را در مقایسه با هزینۀ آنها ارزیابی کنید. بازگشت بالقوۀ سرمایه‌گذاری و تاثیر بلندمدت بر بهره‌وری را باید همیشه مدنظر داشته باشید.

۳-۸-بازخورد و نظرات کاربران:

بازخورد و نظرات کاربران را در مورد ابزارهایی که قصد خریدشان را دارید، در نظر بگیرید. بازخورد سایر سازمان‌ها یا کاربران می‌تواند بینش ارزشمندی در مورد میزان اثربخشی و مناسب‌بودن ابزار برای نیازهای خاص شما ارائه دهد.

۴- سنجش و ارزیابی موفقیت:

ایجاد فرهنگ بهره‌وری مستلزم اندازه‌گیری و ارزیابی مداوم برای ارزیابی اثربخشی استراتژی ها و ابزارهای اجرا شده است. با اندازه‌گیری شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و ارزیابی تأثیر ابتکارات بهره‌وری، سازمان‌ها می‌توانند تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند و به‌طور مداوم فرآیندهای خود را بهبود ببخشند:

۴-۱-تعریف KPIها (شاخص‌های کلیدی عملکرد):

با تعریف واضح معیارهای خاصی که برای ارزیابی بهره‌وری استفاده می‌شود، شروع کنید. این KPIها باید مستقیماً با اهداف و مقاصد سازمان مرتبط باشند. برای مثال، KPIها می‌توانند شامل معیارهایی مانند نرخ بهره‌برداری کارکنان، زمان‌های تکمیل پروژه، امتیاز رضایت مشتری یا درآمد هر کارمند باشند.

۴-۲-ایجاد خطوط مبنا:

قبل از اجرای هر طرح بهره‌وری، معیارهای پایه را تعیین کنید که نشان‌دهندۀ وضعیت فعلی بهره‌وری در سازمان است. این خط پایه به‌عنوان یک نقطۀ مرجع برای اندازه‌گیری پیشرفت و بهبود عمل می‌کند. داده‌های مرتبط را جمع‌آوری کنید و اطمینان حاصل کنید که درک روشنی از نقطۀ شروع دارید.

۴-۳-تجزیه و تحلیل داده‌ها:

به‌طور منظم داده‌های جمع‌آوری شده را برای شناسایی روندها، الگوها و زمینه‌های بهبود، تجزیه و تحلیل کنید. به‌دنبال همبستگی و علت بین ابتکارات بهره‌وری و نتایج اندازه‌گیری‌شده باشید. تجزیه و تحلیل داده‌ها بینش‌های ارزشمندی را در مورد اثربخشی استراتژی‌ها و ابزارهای مختلف بر سطوح بهره‌وری ارائه می دهد.

۴-۴-اصلاح استراتژی‌ها:

بر اساس بینش به‌دست آمده از تجزیه و تحلیل داده‌ها، استراتژی‌ها و ابتکارات بهره‌وری را اصلاح و بهینه کنید. مناطقی را که می‌توان در آن بهبودهایی ایجاد کرد، شناسایی کنید و رویکردها را بر اساس آن تنظیم کنید. به‌طور مستمر استراتژی ها را برای افزایش سطح بهره‌وری و همسویی با اهداف سازمان تکرار و اصلاح کنید.

نتیجۀ نهایی اینکه:

با بهبود مستمر، سازمان‌ها کارکنان خود را توانمند می‌سازند تا هوشمندانه‌تر کار کنند و به دستاوردهای بیشتری برسند. نرم‌افزارهای سازمانی با ارائه ابزارهای لازم برای ساده‌سازی گردش‌های کاری، افزایش همکاری، بهینه‌سازی مدیریت داده‌ها و ارائۀ تحلیل‌ها و معیارهای عملکرد ارزشمند، نقشی حیاتی در این فرآیند ایفا می‌کنند و در نهایت، اندازه‌گیری و ارزیابی موفقیت از طریق KPIهای تعریف‌شده و اصلاح استراتژی‌ها به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا به‌طور مداوم بهره‌وری را بهبود ببخشند و نتایج بهتری را برای خود به‌ارمغان بیاورند. با توانمندسازی کارکنان با ابزارهای مؤثر و پرورش فرهنگ بهره‌وری، سازمان‌ها می‌توانند مزیت‌های رقابتی به‌دست بیاورند و به موفقیت‌های بلندمدت دست پیدا کنند.

دانلود