اهمیت نگهداری و به‌روزرسانی اطلاعات اموال در واحدهای تجاری

امروزه با پیشرفت استانداردهای حسابداری بازرگانی و دولتی در داخل کشور و همچنین در سطح بین‌الملل، شناسایی و ثبت اطلاعات رویدادهای اقتصادی کامل هر سازمان یا شرکت اعم از اطلاعات مالی، اطلاعات گردش کالا و اطلاعات اموال در دفاتر قانونی از جنبه‌های مختلف درون و برون سازمانی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار شده است.

همه می‌دانیم که بخش قابل توجهی از دارایی‌های هر واحد تجاری را دارایی‌های ثابت مشهود و نامشهود تحت کنترل آن واحد تجاری تشکیل می‌دهد؛ به‌همین دلیل این موضوع بیش از پیش مورد توجه مدیران واحدهای تجاری قرار گرفته است و همگی به اجرای صحیح فرآیندهای آن حساس شده و این موضوع را در دستور کار خود قرار داده‌اند.

منظور از دارایی‌های ثابت مشهود، دارایی‌های بلندمدتی است که دارای موجودیت عینی بوده و در روال سازمان یا شرکت، به‌طور موثر مورد بهره‌برداری قرار می‌گیرد. این گروه از دارایی‌ها به دو دسته تقسیم می‌شوند:

• دارایی‌های ثابت استهلاک‌ناپذیر: دارایی‌هایی مانند زمین که عموماً دارای عمر مفید نامحدودی هستند و با گذشت زمان مستهلک نمی‌شوند .

• دارایی‌های ثابت استهلاک‌پذیر: نظیر ساختمان و ماشین‌آلاتی که دارای عمر مفید محدود هستند و با مرور زمان مستهلک می‌شوند.

برای درک هر چه بهتر از دارایی‌های ثابت مشهود، به بیان برخی ویژگی‌های این دسته از دارایی‌ها می‌پردازیم.

• به‌منظور تولید یا عرضه کالا و خدمات یا مقاصد اداری، مورد استفاده قرار می گیرند.
• به‌قصد بهره‌برداری مداوم خریداری یا ایجاد شده باشند.
• دارای موجودیت عینی و عمر نسبتاً طولانی باشند.
• فروش آنها در دورۀ عادی عملیات سازمان یا شرکت و به‌منظور سرمایه‌گذاری، خریداری یا ایجاد شده باشند.

یکی از روش‌های کنترل داخلی اقلام دارایی ثابت مشهود، تفکیک هزینه‌های جاری و هزینه‌های سرمایه‌ای مجموعه است. در صورتی‌که خدمات تحصیل شده در سال مالی جاری به مصرف برسد و منافع آن تنها عاید سال مالی جاری شود، مخارج انجام شده اصطلاحاً هزینه‌های جاری نامیده می‌شود. اینگونه هزینه‌ها در سال مالی جاری به عنوان هزینه به حساب‌های مربوطه منظور و از درآمد همان دوره کسر می‌شوند، بنابراین مخارج مربوط به تحصیل دارایی‌هایی که انتظار می‌رود منافع آن علاوه‌بر سال جاری، به سنوات آتی نیز تسری یابد اصطلاحاً هزینه‌های سرمایه‌ای گفته می‌شود. اینگونه مخارج به عنوان دارایی به حساب‌های مربوطه انتقال می‌یابد و در صورتیکه دارایی مزبور عمر مفید و محدودی داشته باشد به‌تدریج از طریق فرآیند استهلاک به سال مالی مورد انتفاع تخصیص می‌یابد. با توجه به توضیحات ارائه شده، هزینه‌های ایجاد شده طی سال مالی، لازم است در زمان ایجاد توسط کارشناسان امور مالی به دو دسته هزینه‌های جاری و هزینه‌های سرمایه‌ای، در گروه‌بندی حساب‌های صحیح، تفکیک و طبقه‌بندی شوند.

هزینه‌های سرمایه‌ای دارای دو خصوصیت مهم هستند؛ اول اینکه بازیافت مخارج علاوه بر سال جاری به سنوات آتی نیز تسری یابد و دوم اینکه مبالغ مخارج از نظر ارزش با اهمیت باشد و یا ماهیت مخارج از نظر مدیریت سازمان یا شرکت دارای اهمیت خاص باشد.

برای اینکه بتوان عملیات این حوزه را هر چه بیش از پیش به سمت مکانیزه شدن سوق داد تا از اشتباهات کاربری جلوگیری شود، لازم است از ابزارهایی نظیر نرم‌افزارهای تخصصی اموال استفاده شود، زیرا در عصر حاضر، تعدد فرآیندهای اموال بسیار زیاد شده است به‌طوری‌که بدون داشتن ابزار مورد اعتماد، مدیریت این فرآیندها کاری بسیار دشوار است و همچنین نیازمند بکارگیری نیروی انسانی بسیاری در سازمان‌ها یا شرکت‌ها خواهد بود.

برخی فرآیندهای مدیریت اموال که در هر سازمان یا شرکتی باید مورد توجه ویژه قرار بگیرند:

• تفکیک اموال غیرمصرفی و اموال در حکم مصرف

• پلاک‌کوبی اموال

• تحویل و تکمیل شناسنامۀ اموال

• واگذاری اموال اعم از فروش، واگذاری موقت یا امانی، واگذاری دائم و ترهین اموال

• حذف اموال ناشی از حوادث و…

• جابجایی اموال بین جمع‌داری‌ها، ادارات و نفرات

• برگشت اموال به انبار و بالعکس

• خروج اموال از سازمان و برگشت آنها به سازمان

• نگهداری و تعمیرات

• بیمه‌نامه‌ها

• اموال‌گردانی

• بازدید اموال

• محاسبات استهلاک اموال

• فرآیندهای صدور انواع اسناد حسابداری رویدادهای فوق