مکان شما:

سیستم بایگانی و آرشیو اسناد

معرفی زیر سیستم

سیستم بایگانی و آرشیو اسناد سازمانی اتوماسیون اداری پرگار

بایگانی و آرشیو اسناد و مدارک مهم مکتوب از دیرباز به واسطه‌ی محتوای ارزشمند آن، بخشی از میراث معنوی بشر بوده است و دولت‌ها را متقاعد به صرف هزینه‌های هنگفت برای حفظ و نگهداری آن‌ نموده است. بسیاری از محققان تاریخچه بایگانی اسناد و مدارک را به زمان پیدایش خط نسبت می‌دهند. وجود هزاران لوحه گلی در دوره زمام‌داری هخامنشیان در ایرن سندی بر این مدعاست. از دشواری‌های بایگانی و آرشیو اسناد  به شکل سنتی وجود عوامل آسیب رسان بیولوژیکی (قارچ‌ها، باکتری و ..)، دستکاری اسناد، هزینه‌های نگهداری اسناد و استخدام نیروی انسانی متخصص، کمبود فضا، عدم بهره‌مندی از یک نظام دقیق رده‌بندی و دسته‌بندی اسناد، جستجوی زمان‌بر، و … بود. از سوی دیگر اتلاف زمان مفید کاری کارکنان جهت نگهداری اسناد، هدر رفت حجم زیادی از فضای فیزیکی سازمان برای مقاصد بایگانی و نگهداری،‌ نگرانی‌های ناشی از حفظ امنیت اسناد و هزینه‌های خرید و نگهداری تجهیزات مناسب برای بایگانی فیزیکی اسناد، سازمان‌های پیشرو را به سمت سیستم‌های الکترونیکی بایگانی و آرشیو اسناد سوق داده است. سیستم‌های بایگانی و آرشیو اسناد الکترونیک انقلابی مهمی در حفظ، نگهداری و ذخیره اسناد به صورت الکترونیک ایفا نموده‌اند.

سیستم بایگانی و آرشیو اسناد پرگار، با هدف سازماندهی، مدیریت و نگهداری از اسناد مهم سازمانی ایجاد شده و با شناخت دقیق از نیاز سازمان‌های برخوردار از سیستم مکاتبات اداری، نگرانی‌های مدیران سازمان‌ها را در موارد فوق با ارائه راهکاری مبتنی بر فناری روز، مرتفع ساخته است. این سیستم در سازمان‌هایی که زیست کاری خود را در حوزه مکاتبات اداری از شکل کاغذی به الکترونیکی تغییر داده‌اند، اثربخشی خود را اثبات نموده است. نرم‌افزار بایگانی الکترونیکی اسناد پرگار، با طبقه‌‎بندی موضوعی مدارک الکترونیک به صورت درختی و نامحدود، قابلیت مشاهده و گردش پرونده‌ها در کارتابل الکترونیک را با امکان جستجوی دقیق و سریع اسناد به عهده دارد. این سیستم بایگانی و مدیریت اسناد فضای نامحدودی برای ذخیره و نگهداری و بازیابی پیشینه مدارک و در صورت لزوم پشتیبانی از فرآیند امحاء و از بین بردن اسناد را نیز به عهده دارد.

امکانات

  • ایجاد ساختار بایگانی در سطوح مختلف به صورت درختواره
  • تعریف انواع سند به همراه انواع فیلدهای اطلاعاتی جهت تسهیل و تسریع در جستجوی یک سند
  • تعریف انواع پرونده به همراه انواع فیلدهای اطلاعاتی جهت ثبت مشخصات پرونده
  • کپی و جا به جایی یک ساختار بایگانی و زیر مجموعه‌ی آن به همراه کلیه پرونده‌ها و اسناد آن
  • جستجوی سریع بر روی ساختار و پرونده‌های آن
  • تعیین نوع بایگانی دائم و موقت برای پرونده و تعیین زمان امحای پرونده‌های موقت
  • محدود نمودن نوع سندهای قابل استفاده برای هر پرونده
  • تعیین نوع بایگانی دائم و موقت برای سند و تعیین زمان امحای سندهای موقت
  • تعیین نوع پرونده‌های قابل استفاده برای هر ساختار بایگانی، جهت محدود نمودن بایگان به نوع پرونده‌های دیگر
  • ایجاد انواع اقلام اطلاعاتی در نوع سند و نوع پرونده از جنس “رشته”، “عددی”، “رشته طولانی”، “پارامتری”، “تاریخ” و …
  • ساخت سند خودکار در هنگام ایجاد پرونده‌هایی با تعریف نوع سندهای آن
  • دسترسی بر روی نوع سند، به منظور محدود کردن افراد، جهت دسترسی به سندهای یک پرونده
  • تعیین دسترسی به ساختار و زیر مجموعه به همراه پرونده‌های ساختار
  • امکان حذف ساختار و زیر مجموعه، به همراه پرونده‌های آن و قابلیت برگرداندن ساختار و پرونده‌های حذف شده
  • امکان امانت الکترونیکی پرونده به فرد
  • امکان مشاهده و ویرایش پرونده و سندهای پرونده امانت داده شده بر اساس دسترسی فرد به نوع سند و نوع پرونده
  • مشاهده لیست پرونده‌های امانت داده شده به همراه نوع دسترسی و تاریخ امانت پرونده
  • مشاهده سوابق امانات پرونده در هنگام مشاهده پرونده
  • مشاهده‌ی همه رویدادهای انجام شده بر روی پرونده، سند و امانت در مشاهده پرونده
  • مرتب‌سازی سندهای موجود در پرونده
  • فیلتر نمودن سندهای موجود در پرونده، براساس نوع سند آن
  • قابلیت جستجوی سریع بر روی سندهای پرونده
  • امکان مرور تصاویر سندهای موجود در پرونده
  • مشاهده و ویرایش اقلام اطلاعاتی هر سند داخل پرونده
  • امکان آپلود فایل‌های سند و اسکن تصاویر سند به صورت تک تک و گروهی
  • جستجوی فایل‌های سند بر اساس نام تعریف شده برای هر فایل
  • قابلیت رونوشت یا انتقال یک سند از پرونده به همراه محتویات آن، به پرونده‌ای دیگر
  • قابلیت ثبت سند کردن یک نامه در پرونده
  • ثبت سند کردن یک پیش نویس، قبل از امضاء در یک پرونده و قرارگیری تصویر نامه بعد از امضاء، در سند ایجاد شده
  • جستجوی سندهای ایجاد شده از یک نامه در پرونده، براساس مشخصات نامه
  • جستجوی کامل اطلاعات پرونده و سند ساختارهای بایگانی به همراه اقلام اطلاعاتی آن
  • امکان گزارش از ساختارهای ایجاد شده و ویرایش شده توسط افراد
  • امکان اطلاع‌رسانی تغییرات پرونده و سند به افراد تعریف شده بر روی هر پرونده

محیط سیستم

سایر زیر سیستم های نرم‌افزار اتوماسیون اداری