ارسال و دریافت اسناد سازمانی

معرفی زیر سیستم

سیستم ارسال و دریافت اسناد سازمانی اتوماسیون اداری پرگار

در سایه تحولاتی که امروزه در حوزه دیوان‌سالاری در سازمان‌ها با عرضه سیستم مکاتبات اداری رخ داده است؛ میزان انتظارات بهره‌وران از این سیستم نیز افزایش یافته است. پس از ورود انواع سیستم‌ مکاتبات اداری در سازمان‌ها و به تبع آن، بهره‌مند شدن از تسهیلات مربوط به تبادل ارتباطات درون سازمانی در آن، ضرورت تسهیل ارتباطات با دیگر سازمان‌ها نیز قوت گرفت. طراحی این سیستم‌ها در ابتدا به گونه‌ای بود که فقط امکان تبادل ارتباط درون سازمانی را مهیا می‌ساخت. عدم امکان ارسال و دریافت نامه‌های برون سازمانی، موجب شد که برخی شرکت‌های تولیدکننده این محصول، طی یک هم اندیشی برای اولین بار نسخه پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات را با نام (Electronic Crospandence Exchange) و با حروف اختصاری ECE به بازار اتوماسیون اداری ایران عرضه نمایند. سازمان‌ها با استفاده از این پروتکل توانستند به یک روش ارتباطی مورد توافق برای ارتباطات برون سازمانی خود دست یازند تا گامی برای تحقق دولت الکترونیک در کشور بردارند. فایل خروجی این پروتکل از سوی گیرنده نامه شناسائی می‌شود و پس از آن به صورت خودکار در بخش نامه‌های وارده در سیستم سازمان گیرنده دریافت می‌گردد.

سیستم ارسال و دریافت اسناد سازمانی پرگار با درک نیاز ارتباط با مخاطبین برون‌ سازمانی، به‌ عنوان بخشی از ارکان حیاتی ارتباطات سازمانی در ایران، پشتیبانی کامل از پروتکل ECE را در تبادل مکاتبات الکترونیکی به صورت کامل محقق ساخته است. در نرم‌افزار ارسال و دریافت اسناد سازمانی پرگار علاوه بر امکان استفاده از رسانه‌های مختلف، تسهیلات و امکانات نوینی با هدف یکپارچگی فرآیندهای ارسال و دریافت گنجانده شده است. این سیستم قابلیت تنظیم و تعیین جداگانه سیاست‌های ارسال و دریافت اسناد برون سازمانی را دارد. از سوی دیگر این نرم‌افزارفزارافزار قابلیت تعریف انواع رسانه از قبیل: پیک، پست، نمابر، Email، ECE، شبکه دولت، سپاد، رسید Email، Mail Server و… را برای ارسال و دریافت مکاتبات به ازای هر شخص و ارسال خودکار نامه پس از ثبت و صدور آن برای گیرنده دارد.

امکانات

  • یکپارچه‌سازی ارسال و دریافت اسناد سازمانی در یک سیستم، به منظور متمرکزسازی، سهولت و تسریع در انجام کار
  • ایجاد واحدهای ارسال و واحدهای دریافت به صورت متمرکز و غیر متمرکز
  • تعیین دسترسی به بسته‌های ارسالی و دریافتی به تفکیک روش ارسال و دریافت به مانند ایمیل، ECE و نمابر و ..
  • تنظیم یک یا چندین آدرس ایمیل بر روی واحد ارسال و واحد دریافت به منظور ارسال و دریافت ایمیل، ECE و شبکه‌ی دولت و …
  • تنظیم ارسال رسید به تفکیک هر واحد ارسال، برای بسته‌های از نوع ایمیل و شبکه دولت
  • مشاهده بسته‌های ارسالی و دریافتی به تفکیک نوع بسته و امکان فیلتر کردن بسته‌های غیرقابل استفاده در سازمان
  • مشاهده بسته‌های ارسالی و دریافتی به تفکیک وضعیت‌های ثابت ارسال و دریافت
  • ارسال گروهی بسته‌ها جهت تسریع در ارسال مکاتبات اداری
  • سهولت در گزارش‌گیری و دریافت خروجی از بسته‌های ارسال و دریافتی
  • پشتیبانی از پروتکل‌های ارسال و دریافت ایمیل به صورت امن شده
  • پشتیبانی از تأیید اعتبار کلمه عبور (SPA) و احراز هویت سرویس‌دهنده
  • تنظیم کیفیت تصاویر بسته‌های ارسالی به تفکیک هر واحد ارسال، به منظور تسریع و مدیریت حجم داده‌ها
  • ارسال دستی و خودکار بسته‌های تولید شده از اسناد سازمان، بر اساس روش ارسال تعیین شده برای هر مخاطب
  • ثبت بسته‌های دریافتی در مکاتبات سازمان و قرارگیری اطلاعات نامه بر روی بسته‌ها جهت تسریع در پاسخگویی دبیرخانه
  • ارسال رسید بسته به صورت دستی و خودکار بعد از مراحل دریافت، مشاهده و ثبت بسته
  • ایجاد بسته‌ی مشابه جهت ارسال آن به یک یا چند آدرس تماس
  • تعریف پیام‌رسان برای ارسال و دریافت بسته‌های پستی، از طریق پیک
  • تفکیک نمودن بسته‌های پیک برای هر شخص و انتقال داده‌های آن بر روی نرم‌افزار پیک، به منظور مدیریت آسان‌تر بسته‌ها
  • انتقال و اعمال اطلاعات بسته‌های تحویل داده شده به مانند امضای تحویل گیرنده، در بخش ارسال و دریافت

محیط سیستم

محیط سیستم ارسال و دریافت اسناد سازمانی اتوماسیون اداری پرگار برید سامانه نوین

سایر زیر سیستم های نرم‌افزار اتوماسیون اداری