شناسه ملی سند یا به اختصار شمس، شناسه‌ای است که بر اساس ترکیب چندین قلم از اقلام اطلاعاتی سند، در قالب بارکد دو بعدی (QR Code) ایجاد و بر روی نامه درج خواهد شد که به موجب آن هویت یکتایی برای سند مربوطه که مکاتبات و اسناد دولتی است، در سطح کشور ایجاد می‌کند.

شمس، از ترکیب اقلام اطلاعاتی مانند شماره نامه، تاریخ و ساعت ثبت، شناسه یکتای عمومی (GUID)، کد‌ملی امضا‌کننده، نشانی پست الکترونیک سازمان و شناسه ملی سازمان تشکیل شده است. لازم به ذکر است که GUID کد 36 کاراکتری است که توسط سیستم اتوماسیون اداری تولید خواهد شد.

هدف اصلی طراحی شناسه شمس ایجاد شناسه یکتا و قابل پیگیری و همچنین افزایش سرعت و ایجاد سهولت در ثبت مکانیزه مکاتبات است. این شناسه امکان بازخوانی و شناسایی توسط اسکنرهای مربوط یا دوربین تلفن های هوشمند را دارد.

شناسه ملی سند (شمس) اتوماسیون اداری

قالب اقلام اطلاعاتی در QR Code

شماره نامهتوسط سازمان ایجاد کننده نامه تولید و عموما در سربرگ درج می‌گردد.حداکثر 20 کاراکتر
تاریخ و ساعت ثبت و صدوردر قالب روز ماه سال و ساعت مطابق با استاندارد ISO8601 است.دقیقا 19 کاراکتر
شناسه یکتای عمومی (GUID)توسط سامانه اتوماسیون اداری مکاتبات تولید می‌شود.شامل 36 کاراکتر
کد ملی امضا کننده نامهاگر نامه دارای دوامضا باشد 10 کاراکتر برای امضا کننده اول و 10 کاراکتر برای امضاکننده دوم است.حداکثر 20 کاراکتر
نشانی پست الکترونیک سازمان ایجاد کننده نامهآدرس تعریف شده در شبکه دولتحداکثر 30 کاراکتر
شناسه ملی سازمان ایجاد کننده مکاتبهکد 11 رقمی مربوط به سازمان ثبت شرکت‌هاحداکثر 11 کاراکتر

مراحل فعال‌سازی شناسه ملی سند (شمس) به شرح زیر می‌باشد:

1
دریافت نرم افزار اسکن مخصوص بارکد از نهاد ریاست جمهوری
2
راه‌اندازی شبکه دولت (در صورتی سیستم اتوماسیون اداری شما به شبکه دولت متصل نباشد.)
3
ارتقا نگارش سیستم جامع پرگار یا اتوماسیون اداری Eorg به آخرین نسخه

سوالات متداول

سیستم اتوماسیون اداری برید، از قابلیت شمس پشتیبانی می‌کند؟

بله، سیستم های اتوماسیون اداری برید از این قابلیت پشتیبانی می‌کنند. در آخرین نسخه اتوماسیون اداری پرگار و اتوماسیون اداری Eorg  امکان تولید و درج شمس بر روی مکاتبات اداری فراهم گردیده است.

آیا شمس پیش نیاز اتصال به سیستم رصد (سامانه استعلام پیگیری دولت) است؟

بله، درج شناسه شمس پیش نیاز اتصال به سامانه رصد می‌باشد.

روش تشکیل QR Code در شناسه ملی سند به چه صورت است؟

اجزاء اصلی شناسه عبارتند از:

  • شماره نامه
  • تاریخ و ساعت ثبت نامه
  • شناسه یکتا (GUID)

جزء چهارم که می بایست حداقل یکی از اقلام ذیل باشد:

  • کد ملی امضاء کننده
  • نشانی پست الکترونیک سازمان
  • شناسه ملی سازمانی