سازمانی را تصور کنید که دارای شعب و ادارات متعدد در شهرهای مختلف است؛ در هرکدام از این شعبه‌ها و مراکز علاوه‌بر نیازهای مشترک، نیازمندی‌های منحصربه‌فردی نیز وجود دارد. نیازهای خاصی که به‌واسطۀ موقعیت جغرافیایی متفاوت، اندازۀ هر سازمان و سایر تفاوت‌ها به‌وجود آمده‌اند. در این شرایط است که مدیریت یکپارچۀ تمام این شعب و دفاتر به یک چالش اساسی تبدیل می‌شود. چالشی که هم از لحاظ عملکردی و هم از لحاظ مدیریت هزینه‌ها، سازمان‌ها را با مسائل متعددی مواجه می‌کند.
هنگامی که سازمان‌ها با این وضعیت مواجه می‌شوند، می‌توانند با یک‌سری از اقدامات، هزینه‌های خود را کاهش دهند و علاوه‌بر آن کیفیت عملکرد خود را نیز افزایش دهند و یکی از اصلی‌ترین این اقدامات، متمرکزسازی اتوماسیون‌های سازمانی است.
متمرکزسازی اتوماسیون‌های سازمانی، به‌معنای ادغام بانک‌های اطلاعاتی پراکنده و تجمیع سیستم‌های اتوماسیون در یک سیستم یکپارچه و منسجم است. این فرآیند شامل حذف دیتابیس‌ها و نرم‌افزارهای پراکنده و تجمیع آنها در یک پایگاه داده می‌باشد. متمرکزسازی، نتایج مطلوب بسیار زیادی دارد که در ادامه به چند مورد از آنها اشاره می‌شود:
کاهش هزینه‌های سخت‌افزاری
مدل پیاده‌سازی غیرمتمرکز، هزینه‌های بسیار زیادی را در تأمین، نگهداری و بروزرسانی منابع سخت افزاری و فضای نگهداری در نقاط مختلف به سازمان‌ها تحمیل می‌کند؛ در هر مرکز نصب حداقل دو سرور باید وجود داشته باشد و نگهداری و به‌روزرسانی سرورها نیز شامل هزینه می‌شود. ضمن اینکه بعد از چند سال، اکثراً سخت‌افزارها از رده خارج می‌شوند و خرید سخت‌افزارهای جدید نیز مجدداً منجر به تحمیل هزینه‌های گزاف به سازمان‌ها می‌شود. این در حالی است که در پیاده‌سازی به صورت متمرکز، صرفاً Data Center مرکزی سازمان تجهیز می‌شود و هزینه‌های خرید، نگهداری و به‌روزرسانی فقط و فقط برای یک نقطه انجام می‌پذیرد.
کاهش هزینه‌های نیروی انسانی
وقتی در سازمانی مراکز نصب متعددی وجود داشته باشد، طبیعی است که به تعداد افراد بیشتری نیز برای مدیریت و نگهداری از این مراکز نیاز باشد؛ با متمرکزسازی اتوماسیون، که در واقع نیازمند به نگهداری از دیتابیس در یک مکان است، هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی نیز کاهش پیدا می‌کند. چرا که هم به تعداد افراد کمتری نیاز است و هم با ترکیب مناسب‌تری از افراد متخصص و کارشناسان می‌توان از لحاظ عملکردی و مالی، عملیات نگهداری از پایگاه داده و مدیریت مربوط به این بخش را بهینه کرد.
جلوگیری از انباشت اطلاعات تکراری
یکی از مهم‌ترین دستاوردهای متمرکزسازی، جلوگیری از افزونگی اطلاعات در ثبت تکراری اطلاعات است. به عنوان مثال در حالت غیرمتمرکز، یک نامه‌ی مرتبط با سازمان مرکزی و سازمانهای تابعه، پس از ثبت در ستاد مرکزی مجدداً در هرکدام از سازمانهای تابعه نیز ثبت می‌شود و عملاً یک نامه، چندین مرتبه فضای ذخیره‌سازی را اشغال می‌کند. در صورتی‌که در حالت متمرکز، تمام نامه‌ها صرفاً یک بار ثبت می‌شوند و در سازمانهای تابعه نیز فقط گردش‌های ارجاعات دنبال خواهد شد.
افزایش سرعت مکاتبات
در حالت متمرکز، پس از ثبت نامه، بلافاصله نامه وارد کارتابل کاربران مخاطب (در مراکز تابعه) می‌شود و بدون اینکه وقفه‌ای به‌وجود بیاید نامه به جریان می‌افتد. در حالی‌که در حالت غیرمتمرکز، نامه پس از دریافت در مراکز تابعه، مجدداً باید توسط دبیرخانه مقصد ثبت و ضبط شود و عملاً فرآیند ثبت نامه در همۀ مراکز تابعه تکرار می‌شود.
سهولت پیگیری مکاتبات
اگر سیستم اتوماسیون به صورت متمرکز پیاده‌سازی شود، بررسی ارجاعات و گردش کار نامه‌ها، ساده‌تر صورت می‌پذیرد و پیگیری ارجاعات نامه به‌سادگی انجام می‌شود چرا که تمام نامه‌هایی که برای مراکز تابعه ارسال می‌شوند یا از این مراکز دریافت می‌شوند، نامه‌های داخلی محسوب می‌شوند و در تمام بخش‌های سازمان، بسته به استراتژی سازمان و دسترسی‌هایی که به کاربران داده می‌شود، قابلیت بررسی ارجاعات و گردش کار نامه فراهم می‌گردد.
با توجه به مزایایی که برای عملیات متمرکزسازی اتوماسیون سازمانی برشمردیم، به‌نظر می‌رسد که اشاره به ویژگی‌هایی که یک راهکار مناسب باید داشته باشد تا از پتانسیل‌های به‌وجود آمده از متمرکزسازی اتوماسیون حداکثر بهره را ببرد نیز خالی از لطف نباشد.
راهکار مناسب برای متمرکزسازی اتوماسیون، راهکاری است که …
نامه‌ها را در لحظه و بدون فوت وقت مبادله کند.
طبیعتاً حجم زیادی از مکاتبات سازمان‌ها را ارتباط با شعب یا سازمانهای تابعه تشکیل می‌دهد. چه در ساختارهای هولدینگی(که استقلال حقوقی شرکت‌های زیرمجموعه اهمیت دارد) و چه در ساختارهایی که در آنها اداره‌‌های تابعه مستقل نیستند و صرفاً پراکندگی جغرافیایی دارند، راهکار مناسب، راهکاری است که منجر به افزایش سرعت تبادل نامه‌ها شود و با استفاده از آن، نامه‌های صادره، بلافاصله پس از ثبت و بدون فوت وقت وارد کارتابل اصلی کاربران مخاطب شوند.
امکان تعریف واحدهای ثبت مستقل در شعب و ادارات را به سازمان بدهد.
برای سازمان‌هایی که ساختار هولدینگی مستقل یا ساختار اداری مستقل دارند، امکان تعریف واحدهای ثبت مستقل از اهمیت زیادی برخوردار است. استفاده از نرم‌افزاری که در آن، هر کدام از شرکت‌های هولدینگ یا ادارات تابعه، بتوانند دبیرخانۀ جداگانه و مستقل داشته باشند و مکاتبات خود را به صورت مستقل و در سیستم خود در اختیار داشته باشند، راهکار مناسبی به‌شمار می‌رود. ضمن اینکه بهتر است که برای شماره‌دهی نامه‌های هرکدام از این شرکت‌ها و ادارات نیز، بستر شماره‌گذاری مستقل در نرم‌افزار تعبیه شده باشد.
امکان ثبت خودکار نامه‌ها در دبیرخانه‌های زیرمجموعه را به‌وجود بیاورد.
محصول نرم‌افزاری مناسب برای یک سازمان پس از متمرکزسازی، محصولی است که در آن اگر نامه‌ها به دفترمرکزی یا ستاد ارسال شوند و مخاطب نامه‌ها، شعب و ادارات تابعه باشند، این قابلیت را داشته باشد که بدون نیاز به ثبت توسط دبیرخانۀ ستاد یا دفتر مرکزی، به‌صورت خودکار نامه‌ها به دبیرخانه‌های شعب و ادارات تابعه ارسال شوند و در ادامه نیز به‌صورت اتوماتیک، عملیات شماره‌دهی و ثبت را انجام دهد.
بتوان با استفاده از آن، مدیریت سیستم را توزیع کرد.
علاوه‌بر استقلال دبیرخانه، امکان توزیع دسترسی مدیریت سیستم به تفکیک ادارات تابعه و زیرمجموعه‌های هولدینگی نیز حائز اهمیت است؛ برای مثال با امکان توزیع دسترسی مدیریت، راهبر سیستم در هر اداره کل استانی، می‌تواند مدیریت کاربران و تخصیص دسترسی‌های مربوطه را به‌صورت مستقل برعهده بگیرد و دیگر وابسته به ستاد نباشد.
امکان پیگیری گردش کار نامه‌های صادره را داشته باشد.
هنگامی که پیاده‌سازی سیستم به‌صورت متمرکز صورت می‌گیرد، پس از ارسال نامه به شعب و ادارات تابعه، در لحظه امکان مشاهدۀ گردش کار نامه در سازمان مقصد وجود دارد و این امر می‌تواند منجر به شفافیت بیشتر ساز و کارهای مکاتباتی شود بسیاری از پیگیری‌های غیرضروری را از چرخۀ کاریِ اداره‌ها و شرکت‌ها خارج کند.
بتواند گزارش‌های یکپارچه‌ای از تمام مکاتبات سازمان ارائه دهد.
پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون به صورت متمرکز، امکان گزارش‌گیری از کلیه مکاتبات سازمان (اعم از ستاد مرکزی، شعب و ادارات کل) را به‌وجود می‌‌آورد و طبیعتاً این گزارش‌ها می‌توانند داده‌های خوبی را برای مدیریت، ارزیابی و بهبود فرآیندهای مکاتبات در اختیار سازمان‌ها و اداره‌ها قرار دهند و منجر به تسهیل فرآیندها شوند.
بتواند اطلاعات قبلی را کانورت و ادغام کند .
طبیعتاً زمانی که بحث متمرکزسازی یک اتوماسیون مطرح می‌شود، یکی از اصلی‌ترین دغدغه‌ها این است که آیا اطلاعات سامانه‌های قبلی را می‌توان به سامانۀ متمرکزِ جایگزین، منتقل کرد یا خیر؟
اگر امکان تبدیل و ادغام وجود نداشته باشد، چالش‌های متمرکزسازی بسیار بیشتر می‌شود و اینجا علاوه‌بر پتانسیل و معماری نرم‌افزار که باید از قابلیت تبدیل اطلاعات پشتیبانی کند، توانایی‌های فنیِ متخصصین نیز باید مورد توجه قرار بگیرد و هرچه این متخصصین تجربۀ کانورت و ادغام اطلاعاتِ بیشتری داشته باشند، بیشتر می‌توانند به بهینه‌شدنِ فرآیند تبدیل اطلاعات کمک کنند.
نکتۀ دیگری که در این مورد اهمیت دارد این است که علاوه‌بر دقت در تبدیل و ادغام اطلاعات، سامانۀ مشتری نیز دچار وقفه یا کندی نشود و این مهم زمانی محقق می‌شود که طراحی ساختار اطلاعاتی و ابزار مورد استفاده برای تبدیل اطلاعات، هردو از کیفیت مناسبی برخوردار باشند.
در نهایت لازم به‌ذکر است که فرآیند متمرکزسازی اتوماسیون سازمانی ، علاوه‌بر مزایای بسیاری که در نهایت می‌تواند داشته باشد، فرآیند سخت و پیچیده‌ای است و اجرای بهینۀ آن منوط به دقت بسیار زیاد و همکاری دوجانبۀ شرکت نرم‌افزاری و سازمان مشتری می‌باشد.
هرچه این همکاری در بستر بهتری صورت بگیرد و نظم و دقت اجرای فرآیند بالاتر باشد، نتیجۀ فرآیند متمرکزسازی نیز رضایت بیشتری را به ارمغان خواهد آورد.
