مدیریت وظایف و مدیریت پروژه؛ تفاوت‌ها و شباهت‌ها
سیستم‌های مدیریت پروژه و سیستم‌های مدیریت وظایف هر دو جنبه‌هایی مهم از مدیریت کار و دستیابی به اهداف هستند؛ جنبه‌هایی که از لحاظ دامنه و تمرکز متفاوت‌اند. در این مقاله سعی خواهیم کرد که به برخی از تفاوت‌ها و شباهت‌های میان این دو سیستم اشاره کنیم تا بتوانیم در هنگام انتخاب سیستم مدنظرمان، آگاهی بیشتر و اطلاعات کامل‌تری داشته باشیم.
هر سازمان یا شرکت برای دستیابی به اهدافی که مدنظر دارد برنامه‌ریزی‌هایی انجام می‌دهد و کارهای خود را براساس این برنامه‌ها اجرا و مدیریت می‌کند. کارها یا در قالب وظایف و یا در قالب پروژه‌ها تقسیم‌بندی می‌شوند؛ پروژه‌هایی که می‌توانند کوچک و ساده باشند یا بزرگ و پیچیده.
به‌زبان ساده می‌توان گفت که سیستم‌های مدیریت پروژه برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده مناسب‌ترند و سیستم‌های مدیریت وظایف برای پروژه‌های کوچک و ساده؛ ولی معنی این حرف این نیست که صرفاً با استفاده از سیستم‌های مدیریت پروژه می‌توان به تمامی نیازها در این زمینه پاسخ داد. چرا که علاوه‌بر هزینۀ بالاتر، پیچیدگی‌های غیرضروری زیادی نیز ممکن است دامن‌گیر سازمان یا کسب‌وکار شما بشود.
پس لازم است که به بعضی از اصلی‌ترین تفاوت‌های این دو سیستم اشاره کنیم:
تفاوت دامنه:
سیستم‌های مدیریت پروژه برای مدیریت پروژه‌های پیچیده طراحی شده‌اند؛ پروژه‌هایی که شامل وظایف، منابع و زمان‌بندی‌های متعدد هستند. در حالی‌که سیستم‌های مدیریت وظایف بر مدیریت کارهای فردی یا پروژه‌های کوچک متمرکز هستند.
هیچکدام از این دو نمی‌توانند جایگزین دیگری باشند و به‌قول معروف:«هرکسی را بهر کاری ساختند.»
امکانات برنامه‌ریزی متفاوت:
سیستم‌های مدیریت پروژه معمولاً توان برنامه‌ریزی‌های پیچیده‌تر و قابلیت هماهنگی‌های بیشتری نسبت به سیستم‌های مدیریت وظایف دارند. همین امر باعث می‌شود که اغلب سیستم‌های مدیریت پروژه، وابستگی شدیدی به نقش مدیر پروژه داشته باشند؛ یعنی نقشی که مسئولیت تدوین یک طرح جامع برای پروژه را برعهده بگیرد، اهداف را تعریف کند و منابع مورد نیاز را تخصیص دهد. در صورتی‌که در سیستم‌های مدیریت وظایف، تمرکز معمولاً بر مدیریت وظایف فردی است و تنها با استفاده از قابلیت برنامه‌ریزی می‌توان پروژه‌های ساده را نیز از طریق آنها مدیریت کرد.
نتیجه اینکه اگر شخصی را به‌صورت تخصصی برای قبول مسئولیت نقش مدیر پروژه مدنظر ندارید، به سمت سیستم‌های مدیریت پروژه نروید بهتر است.
تفاوت در همکاری:
سیستم‌های مدیریت پروژه اغلب شامل همکاری بین اعضای تیم، ذینفعان و مشتریان است و ممکن است شامل ابزارهایی برای ارتباط، اشتراک‌گذاری فایل و ردیابی پروژه نیز باشد؛ مسلماً زمانی که با پروژه‌های پیچیده‌تری روبرو باشیم، این قابلیت‌ها کارایی بیشتری خواهند داشت و برای انجام پروژه‌های کوچک ممکن است دست‌وپاگیر و اضافی تلقی شوند.
همین امر باعث شده است که سیستم‌های مدیریت وظیفه نیز، تاحدی در راستای فراهم کردن امکانات همکاری ابتدایی تجهیز شوند و دایرۀ محدودتری از قابلیت‌های همکاری را نیز به مدیریت وظایف افراد و تیم‌های کاری اضافه کنند.
مسئلۀ مهم پیچیدگی:
سیستم‌های مدیریت پروژه نسبت به سیستم‌های مدیریت وظیفه پیچیده‌تر هستند و ویژگی‌ها و قابلیت‌های بیشتری برای مدیریت پروژه‌های پیچیده دارند. مسئلۀ پیچیدگی از این بابت بسیار مهم است که ممکن است در مواقعی که ضرورتی برای پیچیدگی وجود ندارد، نقطۀ ضعف به‌حساب بیاید. استفاده از ابزارهای پیچیده ممکن است کاربرانی را که قرار است به مسئلۀ ساده‌ای پاسخ بدهند دچار سردرگمی کند و تأثیر معکوسی در میزان رضایت آنها از سیستم نرم‌افزاری داشته باشد.
پس برای تمام سازمان‌ها یا شرکت‌هایی که قصد استفاده از نرم‌افزار برای مدیریت کارهای خود دارند مهم است که چه نرم‌افزاری را انتخاب کنند و تا چه میزان پیچیدگی را به سازوکارهای سازمان خود اضافه کنند.
چارچوب زمانی:
سیستم‌های مدیریت پروژه برای مدیریت پروژه‌هایی با بازه‌های زمانی طولانی‌تر، اغلب ماه‌ها یا حتی سال‌ها طراحی شده‌اند در حالی که سیستم‌های مدیریت وظایف معمولاً برای کارهای کوتاه‌مدت یا پروژه‌هایی استفاده می‌شوند که می‌توانند ظرف چند روز یا چند هفته تکمیل شوند.
مجموعاً باید این نکته را مدنظر داشته باشیم که سیستم‌های مدیریت پروژه جامع‌تر و پیچیده‌تر هستند و سیستم‌های مدیریت وظیفه متمرکزتر و ساده‌تر و طبیعتاً انتخاب بین این دو بستگی به نیازهای خاص پروژه یا سازمان دارد و بسته به نیازهای خاص یک پروژه یا سازمان، برای اینکه قابلیت تشخیص بهتری داشته باشیم نیاز به برشمردن مزایا و معایب هرکدام از این دو نرم‌افزار داریم؛ این کار می‌تواند دید بهتری به ما برای انتخاب نرم‌افزار یا سیستم متناسب با فعالیت‌های سازمان بدهد. در ادامه به برخی از مهمترین مزایا و معایب هر کدام از این دو سیستم اشاره می‌کنیم:
مزایا و معایب استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه چیست؟
معایب استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه:
۱- پیچیدگی بیش از حد: نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌تواند برای برخی از کاربران پیچیده و طاقت‌فرسا باشد و برای استفاده مؤثر به آموزش‌های طولانی‌مدت و تخصص فنی قابل توجهی نیاز دارد.
۲-هزینۀ بالا: نرم‌افزارهای مدیریت پروژه معمولاً گران هستند و مخصوصاً زمانی که قرار است سازمان‌های کوچک یا شرکت‌هایی با بودجۀ محدود به‌سراغ آنها بروند قیمت آنها می‌تواند بسیار شوکه‌کننده به‌نظر برسد.
۳-عدم کارایی مناسب در پروژه‌های ساده: نرم‌افزار مدیریت پروژه ممکن است برای پروژه های ساده‌ای که نیازی به برنامه ریزی جامع، تخصیص منابع یا همکاری ندارند، بیش از حد شلوغ و ناکارآمد باشد.
مزایای استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه:
۱-برنامه‌ریزی جامع: نرم‌افزار مدیریت پروژه، این امکان را به مدیران پروژه‌ها می‌دهد که برنامه‌های پیچیده‌تری برای پروژه ایجاد کنند و پیگیری‌ها را از طرق بیشتری انجام دهند؛ همچنین امکان تخصیص منابع، تعیین اهداف و ترسیم جدول زمانی را نیز به آنها می‌دهد که این امر باعث می‌شود آنها بتوانند بهتر بر میزان پیشرفت پروژه‌ها نظارت داشته باشند و مدیریت خود را با توان بالاتری اعمال کنند..
۲-امکان تعیین همکاری‌های پیچیده: نرم‌افزار مدیریت پروژه معمولاً شامل ویژگی‌هایی است که همکاری بین اعضای تیم، ذینفعان و مشتریان را تسهیل می‌کند، مانند امکان استفاده از ابزارهای ارتباطی، اشتراک‌گذاری فایل و ردیابی پروژه.
۳-امکان سفارشی‌سازی: نرم‌افزار مدیریت پروژه را می‌توان برای رفع نیازهای خاص یک پروژه یا سازمان، از جمله توانایی ایجاد گزارش‌ها و داشبوردهای سفارشی، سفارشی کرد.
۴-انعطاف و امکان یکپارچه‌سازی: نرم‌افزار مدیریت پروژه اغلب می‌تواند با ابزارهای نرم‌افزاری دیگر مانند سیستم حسابداری، سیستم ردیابی زمان و سیستم‌های CRM ادغام شود تا جریان کار را تسهیل کند و کارایی را بهبود بخشد.
مزایا و معایب استفاده از نرم‌افزار مدیریت وظایف چیست؟
معایب استفاده از نرم‌افزار مدیریت وظایف:
۱-محدودۀ محدود: نرم‌افزار مدیریت وظیفه از نظر دامنه محدود است و ممکن است برای مدیریت پروژه های بزرگتر و پیچیده تر کافی نباشد.
۲-عدم امکان سفارشی‌سازی: معمولاً نرم‌افزارهای مدیریت وظیفه ممکن است به‌اندازۀ کافی قابل تنظیم براساس نیازهای یک مجموعۀ خاص نباشند و همین مسئله می‌تواند مانع استفادۀ طیف وسیعی از سازمان‌ها یا شرکت‌ها از این سیستم نرم‌افزاری شود.
۳-همکاری محدود: نرم‌افزار مدیریت وظیفه ممکن است شامل ویژگی‌های همکاری، مانند ابزارهای ارتباطی یا اشتراک‌گذاری فایل، که برای پروژه‌های پیچیده‌ای که شامل چندین عضو تیم و ذینفعان است، نباشد و در مواقعی که شامل این ویژگی‌ها باشد نیز احتمال آنکه شمول و گسترۀ کافی را نداشته باشد زیاد است.
مزایای استفاده از نرم‌افزار مدیریت وظایف:
۱-سادگی: نرم‌افزار مدیریت وظایف معمولاً ساده‌تر و آسان‌تر از نرم‌افزار مدیریت پروژه است و این سادگی باعث می‌شود استفاده از این نرم‌افزار برای پروژه‌های کوچک یا افرادی که قصد استفاده از نرم‌افزار به‌صورت فردی دارند، ایده‌آل باشد.
۲-تمرکز: نرم‌افزار مدیریت وظایف بر مدیریت تکالیف و ضرب‌الاجل‌های زمانی متمرکز است و به کاربران این امکان را می دهد که به راحتی پیشرفت کارها را پیگیری کرده و طبق برنامۀ از پیش ریخته‌شده عمل کنند.
۳-مقرون‌به‌صرفه بودن: نرم‌افزار مدیریت وظیفه اغلب مقرون‌به‌صرفه‌تر از نرم‌افزار مدیریت پروژه است؛ قیمت ارزان‌تر همیشه عامل مهمی برای سازمان‌های کوچک و تیم‌هایی با بودجه‌های محدود است و باعث می‌شود استفاده از چنین نرم‌افزارهایی به‌جای نرم‌افزارهای مدیریت پروژه رواج بیشتری داشته باشد.
در مجموع و به‌طور خلاصه باید گفته شود که استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه برای پروژه‌های پیچیده‌ای که نیاز به برنامه‌ریزی جامع، تخصیص منابع و همکاری دارند مطلوب است و نرم‌افزار مدیریت وظیفه با تمرکز بر مدیریت وظایف فردی و ضرب‌الاجل‌های زمانی برای پروژه‌های ساده‌تر، مناسب‌تر است. انتخاب بین این دو به نیازهای خاص پروژه یا سازمان شما بستگی دارد.