۱۰ نکته مهم دربارۀ مدیریت وظایف در سازمان‌ها

مقدمه

به فرآیندهای مربوط به سازمان‌دهی، اولویت‌بندی و اجرای کارها در یک سازمان، مدیریت وظایف (مدیریت کارها) می‌گویند؛ هرچه این فعالیت‌ها کارآمدتر و مؤثرتر صورت بگیرند، عملکرد سازمان در مدیریت وظایف مطلوب‌تر خواهد بود.

مدیریت وظایف شامل تخصیص مسئولیت‌ها، تعیین زمان اتمام، نظارت بر پیشرفت و همچنین تأمین منابع مورد نیاز، برای اطمینان از تکمیل موفقیت‌آمیز پروژه‌ها و اهداف هر سازمان است؛ به‌کمک مدیریت وظایف، سازمان‌ها می‌توانند تلاش‌های افراد را با استراتژی‌های کلی خود هماهنگ کنند و علاوه‌بر بهبود بهره‌وری، ارتباط و همکاری بین اعضای تیم را نیز بهبود دهند.

اکثر قریب به‌اتفاق سازمان‌ها در فرآیند مدیریت وظایف با چالش‌ها و مسائل متعددی مواجه هستند؛ چالش‌هایی از قبیل: پیچیدگی وظایف، محدودیت منابع، مشکلات اولویت‌بندی، مسائل همکاری و ارتباطی، تغییر اولویت‌ها و چالش‌های هماهنگی.

این مسائل که تعدادشان هم کم نیست باعث شده‌اند که مدیریت وظایف، به موضوعی حیاتی و سخت تبدیل بشود و مدیران سازمان‌ها برای دستیابی به اهدافی که درصدد رسیدن به آنها هستند، با چالش مواجه باشند؛ برای همین شاید بهتر باشد لیستی از مسائلی که باید به آنها بیشتر توجه کنیم را در اختیار داشته باشیم تا با رجوع به آن بتوانیم از زوایای مختلف به  این مسئله نگاه کنیم و از تجربیات و دانش‌هایی که در این مورد وجود دارد، بیاموزیم.

اگر شما هم با چالش‌هایی در زمینۀ مدیریت کارها مواجه هستید یا می‌خواهید اطلاعات مناسبی در این زمینه داشته باشید، نکات زیر را با دقت و حوصله مطالعه کنید.

۱۰ نکتۀ مهم در رابطه با «مدیریت وظایف در سازمان‌ها» که باید آن را رعایت کنید:

• وظایف را اولویت‌بندی کنید.

ارزیابی اهمیت و فوریت وظایف، به سازمان شما کمک می‌کند که دید بهتری نسبت به چگونگی انجام آنها داشته باشید؛ سنجش اهمیت بر اساس استراتژی سازمان یا تیم شما صورت می‌گیرد و سنجش فوریت، بر اساس فرصتی که برای انجام دادن هر وظیفه در اختیار دارید.

فرآیند اولویت‌بندی به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که حیاتی‌ترین وظایف، مورد توجه قرار گرفته‌اند و همزمان، کارهایی که زمان‌محور هستند نیز از نظر خارج نشده‌اند.

• وظایف را به‌صورت لیست نگهداری کنید.

تمام وظایفی که باید انجام شوند را به واضح‌ترین شکل ممکن و در قالب لیست‌های منظم نگهداری کنید و با به‌روزرسانیِ قاعده‌مند این لیست(ها) اطمینان حاصل کنید که چیزی از قلم نیفتاده باشد.

شما می‌توانید این کار را به‌صورت فیزیکی یا دیجیتال انجام دهید و از تختۀ وایت‌برد گرفته تا نرم‌افزارهای مدیریت وظایف و مدیریت پروژه می‌توانند در تهیه و نگهداری این لیست‌ها به شما کمک کنند.

• وظایف را به‌صورت شفاف و به افراد معیّن محول کنید.

واگذاری وظایف به‌طور یکنواخت و هدفمند، موجب کاهش حجم کار هر فرد و در نتیجه بهبود کارایی تیم‌های سازمان شما می‌شود؛ این توزیع یکنواخت و هدفمند به شما کمک می‌کند که از نقاط قوت اعضای مختلف تیم استفاده کنید و بیشترین کارایی ممکن را در راستای انجام‌شدن وظایف داشته باشید.

ضمن اینکه در هنگام تفویض اختیار و کارسپاری به افراد باید اطمینان حاصل کنید که انتظارات به‌صورت شفاف و روشن بیان شده‌اند و فرد مناسبی را برای انجام هر کار انتخاب کرده‌اید.

• از تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده کنید.

بسته به محیط سازمانی خود و امکاناتی که در اختیارتان قرار دارد، از روش‌های آزموده‌شده برای مدیریت زمان استفاده کنید تا بتوانید بهره‌وری تیم خود را افزایش دهید؛

برای مثال می‌توانید از تکنیک پومودورو (Pomodoro) استفاده کنید؛ تکنیکی که شاملِ کار متمرکز بر اساس زمان و با فرصت‌های استراحت قاعده‌مند است که موجب افزایش بهره‌وری و کاهش فرسودگی شغلی می‌شود.

• منظم بمانید.

نگهداری منظم و قاعده‌مند از فایل‌ها، اطلاعات و سایر موجودیت‌ها، باعث صرفه‌جویی در زمان و از آن مهم‌تر کاهش استرس شما و افراد تیم می‌شود.

برای منظم ماندن، بهتر است از یک سیستم بایگانی خوب استفاده کنید و با پاکسازی اطلاعات قدیمی بلااستفاده و جایگزین‌کردن فایل‌های جدید به‌طور قاعده‌مند، نگذارید در نظم اولیۀ برنامه‌ریزی‌های تیمی خللی ایجاد شود.

• زمان پایان کار را مشخص کنید.

تعیین Deadline به شما کمک می‌کند که برای اولویت‌بندی وظایف، کار راحت‌تری داشته باشید و ملاکی برای سنجش میزان پیشرفت پروژه‌ها و اقدامات در دست داشته باشید.

علاوه‌بر این، مشخص‌بودن زمان مورد نیاز برای پایان هر کار، می‌تواند در رفع موانع احتمالی تا حد زیادی به شما و تیم‌تان کمک کند.

• بر مراحل انجام‌شدن و میزان پیشرفت کارها نظارت داشته باشید.

دانستن این که در چه مرحله‌ای چه کاری انجام شده است، باعث می‌شود که علاوه‌بر واقع‌بینانه‌تر شدن برنامه‌ریزی‌ها، بتوانید روش‌های متعددی را نیز برای بهبود بازدهی به‌کار ببندید.

استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌تواند در زمینۀ نظارت بر پیشرفت کارها نقش بسزایی ایفا کند؛ اما حتی اگر شرایط در سازمان شما به‌گونه‌ای نیست که از این نوع نرم‌افزارها استفاده کنید، با نظارت منظم و قاعده‌مند میزان پیشرفت کارها به‌صورت هفتگی (یا در یک بازۀ زمانی متناسب با نیازتان) می‌توانید به این نیاز پاسخ بدهید. نرم افزار ترلو (Trello)، ماندی (Monday) و مدیریت کارهای پرگار، برخی از سیستم‌های مدیریت پروژه و وظایف هستند که می‌توانند به مدیریت تیم‌های کاری سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک کنند.

• به‌طور منظم با افراد در ارتباط باشید.

باید همزمان ذینفعان و اعضای تیم در ارتباط باشید تا بتوانید ذهنیت آنها را تا حد ممکن به‌یکدیگر نزدیک کنید و هرکدام را در جریانِ مسائل و نگرش‌های دیگری قرار دهید.

این برقراری ارتباط باید به‌‌گونه‌ای باشد که هم ذینفعان و صاحبان کسب‌وکار در جریان چگونگی و میزان پیشرفت کار قرار بگیرند و هم اعضای تیم و کارکنان به‌طور شفاف بدانند که از آنها چه انتظاری می‌رود؛ ضمن اینکه بسیاری از چالش‌های مربوط به موقعیت را نیز می‌توان از طریق راه‌حل‌هایی که حاصل همین ارتباطات است، برطرف کرد.

• بازنگری کنید و تغییرات لازم را به‌طور منظم انجام دهید.

بازنگری فرآیندها بسیار مهم است و شما نباید بر تصمیم‌های اشتباهتان، فقط به این دلیل که تصمیم شما هستند پافشاری کنید.

دربارۀ چگونگی مدیریت کارها و وظایف، همواره اطلاعات را در جایی ثبت کنید و با تحلیل و دریافت بازخورد، نسبت به بهبود فرآیندها اقدام کنید؛ این بازنگری و تغییر باید علاوه‌بر تحقیق، تحلیل و دریافت بازخورد، شامل آزمودن روش‌ها و نگر‌ش‌های تازه نیز باشد.

• نگرش مثبت خود را حفظ کنید و نگذارید از دست برود.

خیلی اوقات پیش می‌آید که با نگرشی مثبت مسیری را آغاز می‌کنیم و بعد از مواجهه با چالش‌های مسیر، روحیۀ خود را از دست می‌دهیم؛ از دست دادن انگیزه باعث می‌شود که شما نتوانید تمرکز خود را در مسیر حفظ کنید.

بنابراین بهتر است که با خودمراقبتی، استراحت و عدم تعیین اهداف کمال‌گرایانه، نسبت به حفظ نگرش مثبت خود اقدام کنید و شتاب خود را در مسیر برنامه‌ریزی شده حفظ کنید.