سیستمهای مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS) که در ایران معمولاً با نام سیستمهای فرمساز شناخته می‌شوند، ابزاری ضروری برای سازمان‌هایی هستند که به‌دنبال ساده‌سازی عملیات‌ها و افزایش کارایی خود هستند. با استفاده از یک سیستم BPMS مناسب، کسبوکارها می‌توانند گردش‌های کاری پیچیدۀ موجود در سازمانشان را اتوماتیک کنند و به‌صورت همزمان بر عملکردها نظارت داشته باشند و در نهایت تصمیمات مبتنی بر داده‌های موثق را برای بهبود فرآیندهای خود اتخاذ کنند. در این مقاله، ویژگی‌های بهترین سیستمهای BPMS را در مقیاس جهانی بررسی می‌کنیم و نمونه‌هایی از چگونگی کمک این سیستم به موفقیت کسبوکارها در دنیای واقعی ارائه می‌کنیم.
-ویژگی‌های بهترین سیستمهای BPMS در مقیاس جهانی:
-انعطاف‌پذیری:
بهترین سیستمهای BPMS آنهایی هستند که انعطاف بالایی دارند و می‌توانند با تغییر نیازمندی‌های تجاری سازگار شوند. این سیستم‌ها به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا به‌سرعت گردش‌های کاری خود((Workflows را در صورت نیاز تغییر دهند؛ امری که در محیط تجاری پرشتاب امروزی ضروری است.
به‌عنوان مثال، یک BPMS می تواند به یک شرکت تولیدی کمک کند تا فرآیندهای تولید خود را در پاسخ به تغییر تقاضای مشتریان بازتنظیم کند، یا یک بیمارستان می‌تواند فرآیند پذیرش بیمار خود را برای مطابقت با مقررات جدید تغییر دهد.
-امکان یکپارچه‌شدن:
ادغام‌شدن و امکان یکپارچگی با سایر سیستمهای سازمانی مانند سیستمهای ERP، CRM و HRM برای سیستمهای BPMS یک مزیت اساسی محسوب می‌شود. یکپارچه‌سازی به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا عملیات خود را تا حد امکان ساده کنند و دقت داده‌های موجود در نرم‌افزارهای خود را بهبود ببخشند.
مثلاً یکپارچه‌شدن BPMS با یک سیستم CRM برای خودکارسازی فرآیند ثبت سفارش فروش می‌تواند مزیت‌ها و سادگی‌های زیادی را برای کارکنان و سازمان به‌همراه داشته باشد.یا زمانی که سیستم BPMS با یک سیستم ERP برای ساده‌کردن فرآیند تدارکات به‌طور یکپارچه عمل می‌کند، عملکرد می‌تواند تا حد بسیار زیادی بهبود پیدا کند.
-مقیاس‌پذیری:
فرمسازهایی که بتوانند حجم زیادی از داده‌ها و تعداد بالایی از کاربران را مدیریت کنند، گزینه‌های بهتری محسوب می‌شوند. چرا که می‌توانند برای پاسخگویی به نیازهای سازمان‌های در حال رشد از طریق مقیاس‌پذیری مطلوبی که دارند، تغییر کنند.
برای مثال، یک سیستم فرمساز(BPMS) می‌تواند به یک شرکت تجارت الکترونیک کمک کند تا با افزایش سفارشات در طول فصل تعطیلات، همچنان امکان مدیریت داشته باشد یا می‌تواند به یک شرکت تدارکاتی کمک کند که افزایش محموله‌های ارسالی و دریافتی در فصل اوج حمل‌ونقل را، بدون اینکه با چالش‌های عملکردی مواجه شود مدیریت کند.
-رابط کاربری خوب و UserFriendlyبودن:
بهترین سیستمهای BPMS دارای یک رابط کاربرپسند هستند که طراحی، پیاده‌سازی و مدیریت گردش کار را برای کاربران غیر فنی نیز آسان می‌کند. این سهولت استفاده برای اطمینان حاصل‌کردن از اینکه همۀ کارکنان می‌توانند در بهبود فرآیندها مشارکت داشته باشند بسیار مهم است.
برای مثال، یک BPMS می‌تواند به یک فروشگاه خرده‌فروشی کمک کند تا فرآیند مدیریت موجودی خود را ساده‌تر کند و کارمندانی با تخصص‌های فنی متفاوت با یکدیگر همکاری کنند تا فرآیند کارآمدتری ایجاد شود.
-تجزیه‌وتحلیل پیشرفته:
سیستمهای BPMS شناخته‌شده‌تر در مقیاس جهانی دارای قابلیت‌های تحلیلی پیشرفته‌ای هستند که به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا فرآیندهای تجاری خود را تحت نظارت و بهینه‌سازی قرار دهند. با این رویکرد داده‌محور، کسبوکارها می‌توانند زمینه‌های بهبود را شناسایی کرده و تصمیمات آگاهانه‌تری برای بهینه‌سازی عملیات خود بگیرند.
به‌عنوان مثال، یک سیستم BPMS می‌تواند به یک شرکت خدمات مالی کمک کند تا گلوگاه‌ها را در فرآیند درخواست وام شناسایی کند و آن را ساده کند تا زمان لازم برای تأیید درخواست‌ها را کاهش دهد.
-امنیت:
ویژگی‌های امنیتی قوی، مانند رمزگذاری، کنترل دسترسی‌ها و ثبت تمامی Logها توسط یک سیستم برای رجوع مجدد، مواردی هستند که به صاحبان کسبوکارها اطمینان می‌دهند که از داده‌های حساس تجاری آنها در سیستم BPMS محافظت خواهد شد. امنیت برای اطمینان از رعایت مقررات حفاظت از داده‌ها و محافظت در برابر حملات سایبری ضروری است.
مثلاً زمانی که اطلاعات کاربران در یک بیمارستان ثبت می‌شود، برای جلوگیری از نقض حریم شخصی بیمار، این سیستم‌ها باید بهگونهای باشند که اطلاعات از طریق سایر نهادها و سازمان‌های غیر مرتبط، قابل خوانش و در دسترس نباشند.
-ارائۀ خدمات در بستر ابری:
سیستمهای BPMS مبتنی بر فضای ابری(Cloud)، به سازمان‌ها اجازه می‌دهند که از هر کجا و در هر دستگاهی به گردش کار خود دسترسی داشته باشند و نیاز به زیرساخت‌های پیچیده را از بین می‌برد. این انعطاف‌پذیری و در دسترس‌بودن به‌ویژه برای مشاغلی که دارای نیروی کار پراکنده هستند یا به دنبال کاهش هزینه‌های سخت‌افزاری خود هستند بسیار مهم است.
برای مثال، سیستم BPMS می‌تواند به آژانس بازاریابی کمک کند تا پروژه‌های مشتری خود را از هر کجا مدیریت کند، به‌طوری که اعضای تیم از لپ‌تاپ یا دستگاه‌های تلفن همراه خود بتوانند به گردش کار دسترسی داشته باشند.
-استفاده از سیستم BPMS در یک سازمان چه مزایایی به‌همراه دارد؟
پیاده‌سازی BPMS می‌تواند مزایای بیشماری را برای سازمان‌ها در هر اندازه‌ای که باشند و در هر صنعتی که مشغول به‌کار باشند، به‌ارمغان بیاورد. در ادامه به ۶ مورد از مهم‌ترین مزایای استفاده از سیستمهای فرمساز(BPMS) اشاره خواهد شد:
۱-افزایش بهره‌وری: با خودکارسازی وظایف معمول و ساده‌کردن گردش کار در سازمان، BPMS می‌تواند کارایی یک سازمان را به‌میزان قابل توجهی افزایش دهد. امری که باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه و همچنین افزایش بهره‌وری و رضایت مشتریان می‌شود.
۲-ایجاد بستر بهتر برای همکاری: BPMS می‌تواند به گرد هم آوردن تیم‌ها از بخش‌ها و مکان‌های مختلف کمک کند تا تیم‌ها بتوانند به‌صورت کارآمدتری با هم همکاری کنند. ایجاد این بستر همکاری می‌تواند منجر به ارتباطات بهتر، بهبود تصمیم‌گیری و افزایش نوآوری شود.
۳-کمک به توسعۀ دید کسبوکارها: BPMS داده‌ها و تحلیل‌هایی را به‌صورت همزمان و در لحظه به سازمان‌ها و کسبوکارها ارائه می‌کند که می‌تواند دید بهتری نسبت به نحوۀ فعالیت‌هایشان در اختیار آنها قرار دهد. از این اطلاعات می‌توان برای شناسایی زمینه‌های بهبود، پیگیری معیارهای عملکرد و تصمیم‌گیری‌های دقیق و مبتنی بر داده استفاده کرد.
۴-افزایش قابلیت انطباق با اکوسیستم: بسیاری از صنایع دارای مقررات سختگیرانه و الزامات قانونی‌ای هستند که باید رعایت شوند. BPMS می‌تواند با ارائۀ مسیرهای حسابرسی، کنترل دسترسی و سایر ویژگی‌های امنیتی به سازمان‌ها کمک کند تا از انطباق کامل خود با مقررات روز و ملزومات اکوسیستمی که در آن مشغول به فعالیت هستند اطمینان حاصل کنند.
۵-مزیت رقابتی: سازمان‌هایی که تصمیم به پیاده‌سازی BPMS میگیرند، می‌توانند با بهبود عملکردهای خود و نوآوری‌های احتمالی، رضایت مشتریان بیشتری را کسب کنند و این به‌خودی‌خود یک مزیت رقابتی محسوب می‌شود. این مزیت رقابتی می‌تواند به آنها کمک کند که در یک بازار شلوغ برجسته شوند و مشتریان بیشتری را به‌سوی کسب‌وکار خود جذب کنند.
۶-مقیاس‌پذیری: BPMS می‌تواند به سازمان ها کمک کند تا عملیات خود را با مدیریت حجم بیشتری از داده‌ها و تعداد کاربران متفاوت همراه کنند. این یعنی کسبوکارها می‌توانند بدون نگرانی در مورد رشد بیشتر از حد فرآیندها و سیستمهای موجود، به رشد خود ادامه دهند و مطمئن باشند که در این زمینه با مشکل مواجه نخواهند شد.
چالش‌های پیاده‌سازی BPMS در سازمان‌ها:
در حالی که پیاده‌سازی BPMS می‌تواند مزایای متعددی را به‌همراه داشته باشد، ممکن است چالش‌هایی را نیز برای سازمان‌ها ایجاد کند و لازم است که راجع به این چالش‌ها نیز اطلاعاتی داشته باشیم:
مقاومت در برابر تغییر: معرفی یک سیستم جدید همواره می‌تواند یک تغییر قابل توجه برای سازمان باشد و برخی از کارکنان ممکن است در برابر این تغییر مقاومت کنند. بنابر این مهم است زمانی که قصد راه‌اندازی و پیاده‌سازی BPMS در سازمان خود را دارید تا حد امکان مزایای استفاده از آن را با کارکنان خود به‌اشتراک بگذارید و کارکنان را در این فرآیند مشارکت دهید تا بتوانید انتقال کم‌چالش‌تر و موفق‌تری داشته باشید.
یکپارچگی با سیستمهای موجود سازمان: یکپارچه‌سازی BPMS با سیستمهای تجاری موجود در سازمان می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، مخصوصاً اگر این سیستم‌ها قدیمی یا ناسازگار باشند. مهم است که فرآیند یکپارچه‌سازی را با دقت برنامه‌ریزی کنید و متخصصان IT را در این فرآیند درگیر کنید تا بتوانید از انتقالی یکپارچه اطمینان حاصل کنید.
پذیرش از سوی کاربران: BPMS تنها در صورتی می‌تواند مؤثر واقع شود که توسط کارمندان پذیرفته شده و به‌درستی از آن استفاده شود. ارائۀ آموزش و پشتیبانی برای اطمینان از اینکه همۀ کاربران با سیستم راحت هستند و نحوۀ استفاده از آن را می‌دانند معمولاً بسیار بیشتر از آن چیزی که فکر می‌کنیم، اهمیت دارد.
مدیریت داده‌ها: BPMS می‌تواند حجم زیادی از داده‌ها را تولید کند که باید به‌طور مؤثر مدیریت و ارزیابی شوند. فرآیند مدیریت داده‌ها شامل تأمین امنیت داده‌ها، ذخیره‌سازی و تجزیه‌وتحلیل کاربردی آنها است. داشتن یک برنامۀ مدیریت دادۀ شفاف و واضح برای اطمینان از دقت، قابلیت اعتماد و دردسترس‌بودن داده‌ها بسیار مهم است.
هزینه: پیاده‌سازی BPMS معمولاً گران است؛ به‌خصوص برای مشاغل کوچک و متوسط. مهم است که هزینه‌ها و مزایای اجرای BPMS را به‌دقت در نظر بگیریم و از همسویی آن با اهداف و بودجۀ سازمان خود اطمینان حاصل کنیم.
