گردش اطلاعات در سازمان چیست؟ و چرا مهم است؟

مقدمه

مسئلۀ اصلی نحوۀ گردش اطلاعات در سازمانها این است که «چه کسی از چه جایگاهی قصد انتقال اطلاعات و به‌گردش‌درآوردن اطلاعات را دارد؟» و « مخاطبان او چه فرد یا افرادی هستند؟»

در چارت سازمانی هر سازمان و بر اساس مقرراتی که در آن سازمان تعریف شده است، مشخص است که چه کسانی ممکن است با یکدیگر ارتباطی از جنس انتقال داده‌ها داشته باشند و همچنین دستورالعمل‌هایی وجود دارد که ارتباطات مجاز هر جایگاه را تعیین می‌کند.

به‌طور کلی اطلاعات و داده‌ها در یک سازمان، در سه جهت جریان می‌یابند:

 ۱- رو به بالا ۲- رو به پایین ۳- افقی-مورب

• ارسال و انتقال اطلاعات به مقام بالادستی (رو به بالا)

در این نوع ارسال اطلاعات که به‌آن Upward می‌گویند، اطلاعات از یک کارمند با سلسله‌مراتب پایین‌تر به کسی که در سلسله‌مراتب او جایگاه بالاتری دارد ارسال می‌شود.

برای مثال، زمانی که یک کارشناس می‌خواهد گزارشی از میزان پیشرفت کارها و پروژه‌های محول‌شده به‌خود، به سرپرست یا مدیر مستقیمش ارائه کند، با انواع خاصی از داده‌ها و عملکردها سر و کار دارد که می‌تواند شامل پروپوزال‌های مربوط به پروژه‌ها، تخمین بودجه، پیشنهادهایی برای بهبود یا نگرانی‌هایی باشد که با آنها مواجه شده است.

به‌طور کلی یکی از اهداف مهم مدیران امروزی، این است که ارتباطاتِ رو به بالا را تسهیل کنند و مانع از آن شوند که سلسله‌مراتب‌های سازمانی باعث عدم انتقال داده‌ها به آنها شود؛ خیلی از شرکت‌ها برای افرادی که بتوانند پیشنهادها و راه‌حل‌های خلاقانه ارائه دهند پاداش در نظر می‌گیرند و هرچه مسیر ساخت، دسته‌بندی و انتقال داده‌ها بیشتر تسهیل شود، شرکت‌ها بیشتر بهره‌مند خواهند شد.

در این موارد همواره اهمیت دارد که افراد بدانند که جایگاه‌های بالادستی یا ارشد آنها، تلاش آنها را می‌بینند و متوجه میزان تأثیر کار آنها هستند تا جایی که بسیاری از شرکت‌ها امکانی را فراهم کرده‌اند که به کارکنان اجازه می‌دهد به‌صورت ناشناس، رفتارهای خطرناک، غیراخلاقی یا غیرقانونیِ جایگاه‌های ارشدتر از خود را گزارش دهند و مانع سوءاستفاده یا آسیب احتمالی از سوی آنان شوند و جلوی میل به تلافی‌جویی را بگیرند.

• ارسال و انتقال اطلاعات به زیرمجموعه‌ها(رو به پایین)

این نوع از ارتباطات معمولاً از سمت مدیران ارشد و سرپرست‌ها برقرار می‌شود و این افراد هستند که برای کارمندانی که در سلسله‌مراتب پائین‌تری قرار دارند اطلاعاتی را ارسال می‌کنند و به‌آن Downward می‌گویند این ارتباطات معمولاً برای کارسپاری یا اطلاع‌رسانی انجام می‌شوند و در مواردی که نفر بالادستی نیاز به دریافت پاسخ از جایگاه پائین‌تر داشته باشد، این نیاز را اعلام می‌کند و عملاً در اینجاست که می‌گوئیم کارسپاری شده است.

کارسپاری‌ها معمولاً به دو روش ابلاغ وظایف یا تفویض پروژه انجام می‌شوند و مدیریت وظایف، شرایط متفاوتی با مدیریت پروژه‌ها دارد.

سایر اشکال ارتباطی رو به پائین، عبارتند از مطالبی که شامل محتوای آموزشی هستند؛ مطالبی مثل پادکست، مقاله، ویدئو یا کاتالوگ‌ها و بروشورهای مربوط به سازمان و کسب‌وکار.

ارتباطات رو به پائین، می‌توانند اهداف دیگری مثل ارائۀ بازخورد عملکرد به کارکنان سازمان،  اطلاع‌رسانی تغییرات کلیدی، اطلاع‌رسانی اهداف و استراتژی‌های جدید سازمان نیز داشته باشند.

• ارسال و انتقال اطلاعات بین دو جایگاهی که مستقیماً به‌یکدیگر مرتبط نیستند.(افقی/مورب)

به این ارتباط‌ها ارتباطات افقی می‌گویند و در ساختارهای جدیدتر سازمان‌ها و شرکت‌ها که انعطاف بیشتری دارند، به این ارتباطات، ارتباط مورب هم گفته می‌شود. ارتباطات افقی(مورب) ارتباطاتی هستند که  به‌منظور تبادل اطلاعات بین بخش‌های هم‌سطح یا بدون‌تفاوت‌سطح شکل می‌گیرند.

هدف اصلی این ارتباطات، درخواست پشتیبانی و کمک، یا هماهنگی فعالیت‌های بین واحدهاست.

مسائلی که برای واحدها و گروه‌های کاری مختلف پیش ‌می‌آید، برقراری ارتباط را اجتناب‌ناپذیر می‌کند و  افرادی که از لحاظ سازمانی هم‌سطح هستند معمولاً چه در فضای رسمی و چه در فضای غیررسمی، به همدیگر برای حل مسائل پیش‌آمده و مواجهه با چالش‌ها کمک می‌کنند.

برای مثال ممکن است مدیر بخش تولید بخواهد برای سرعت‌بخشیدن تولید با مدیر خرید و تدارکات ارتباط برقرار کند، یا یا مدیر فروش بخواهد برای امکان‌سنجی پیشنهاد یک طرح فروش، با مدیر مالی هماهنگی‌هایی انجام دهد؛ در این موارد تسهیل ارتباطات افقی می‌تواند خیلی کمک‌کننده باشد.

چالشی که وجود دارد این است که بعضی از مواقع، مدیرها این ارتباطات را تهدیدکنندۀ جایگاه خود می‌دانند و ممکن است گمان کنند که قلمرو آنها تحت‌الشعاع قرار گرفته است؛ این موارد باعث می‌شود که افرادی که انعطاف بیشتری دارند، به برقراری ارتباط مورب با شخصی که از لحاظ جایگاه سازمانی از آنها در سلسله‌مراتب پائین‌تری قرار گرفته‌اند روی بیاورند.

برای مثال اگر مدیر فروش، به مدیر مالی پیامی بفرستد و از او درخواست کمک در چگونگی برآورد هزینه‌های یک طرح فروش را داشته باشد ولی پاسخی از مدیر مالی دریافت نکند،ممکن است به معاونت مالی پیام بدهد و همچنین لایه‌های پائین‌تر.

عملاً در ارتباط‌های افقی و مورب، مسئلۀ اصلی این است که مسائل با همکاری و تعاملِ داوطلبانه حل و فصل شوند و برای همین است که حالت سلسله‌مراتبی ندارند و بیشتر روی حل مسئله متمرکز هستند.

ارتباطات بین سطوح ارشد، میانی و سایر سطوح سازمان، می‌تواند منجر به تشویق سازمان‌ها به کاهش روابط رسمی شود و همزمان باعث کاهش احتمال تحریف پیام‌ها نیز خواهد شد و حجم کاری مدیران ارشد را کاهش خواهد داد.

اهمیت گردش اطلاعات مورب در سازمان‌ها بسیار زیاد است و علاوه‌بر فواید عملکردی رایجی که تا کنون داشته‌اند، در شرکت‌هایی که به نوآوری اهمیت بیشتری می‌دهند،این ارتباطات ارزش‌های افزون‌تری نیز ایجاد کرده است؛ ارزش‌هایی مانند:

• ایجاد روابط بین کارکنان سطوح ارشد و پائین‌تر در بخش‌ها و واحدهای مختلف سازمان.
• تشویق جریان اطلاعات به‌صورت غیررسمی و افزایش آگاهی عمومی در سازمان.
• کاهش احتمال تحریف پیام به‌واسطۀ عبور از فیلترهای اضافی و غیرضروری
• کاهش حجم کاری مدیران ارشد و تصمیم‌گیرنده‌ها.

بنابراین، با یک نگاه کلی متوجه خواهیم شد که چرا گردش اطلاعات در سازمان‌ها اینقدر حائز اهمیت است و شرکت‌هایی که قصد ارائۀ محصولات و خدماتی در جهت تسهیل گردش اطلاعات هستند با چه کار گسترده و چندلایه‌ای مواجه هستند. در واقع می‌توان گفت، هرچه ضرورت گردش اطلاعات در یک سازمان بیشتر مورد توجه قرار گیرد، احتمال اینکه راهکارهای خلاقانه‌تر و تسهیل‌کننده‌تری در فرآیندهای کاری آن سازمان خلق شود افزایش می‌یابد و این دستاوردهای درون‌سازمانی، اگر نظام گردش اطلاعات آزاد در خارج از سازمان‌ها هم درست و موثر کار کند، می‌تواند منجر به پیشرفت‌های بسیار چشمگیری در این حوزه شود.