مقدمه

نگهداری از اطلاعات و سوابق کارکنان در یک سازمان، به‌عهدۀ نرم‌افزار پرسنلی است؛ شرکت‌های بزرگ و سازمان‌هایی که تعداد زیادی از کارکنان در آنها شاغل هستند، لزوم استفاده از نرم‌افزار پرسنلی را بیشتر درک می‌کنند. چرا که اهمیت مدیریت اطلاعات کارمندان و نگهداری از سوابق آنها، زمانی که قرار باشد در فرم‌ها و فرآیندهای بیشتری به‌کار گرفته شوند و تعداد آنها نیز زیاد باشد، بیشتر به چشم می‌آید.

در تمامی سازمان‌ها و شرکت‌ها، علاوه‌بر عده‌ای که به‌طور معمول مشغول به‌کارند، در مقاطع مختلف نیز افرادی در حال ورود به سازمان یا خروج از آن هستند؛ تا قبل از فراگیرشدن سامانه‌های کامپیوتری و استفاده از نرم‌افزارها، برای هرکدام از افرادی که وارد سازمان می‌شدند، پرونده‌ای فیزیکی تشکیل می‌شد که اگر در هرکدام از مقاطع، نیاز به اطلاعاتی از قبیل اطلاعات شخصی، اطلاعات قراردادی، اطلاعات مهارتی و اطلاعات تحصیلی وجود داشت، از طریق مراجعه به این پرونده‌ها، نیاز مربوطه مرتفع شود.

بر اساس نیاز هر سازمان یا شرکت، ممکن است اقلام اطلاعاتی‌ای که در پرونده‌های پرسنلی نگهداری می‌شوند متفاوت باشد؛ اما معمولاً از این پرونده‌ها برای نگهداری کلیۀ اطلاعات فردی، هویتی، سکونتی، تحصیلی و همچنین اطلاعات مربوط به  سوابق شغلی قبلی، افراد تحت تکفل، آزمون های استخدامی، نتایج مصاحبه‌ها،کپی مدارک و اسناد مربوط به فرد و افراد تحت تکفل وی و حتی اسنادی مربوط به فرآیند جذب و استخدام فرد استفاده می‌شود.

با یک نگاه گذرا هم می‌توان متوجه شد که هرچه تعداد کارکنان یک سازمان بیشتر باشد و قرار باشد اقلام متنوع‌تری در این پرونده‌ها نگهداری شود و این اقلام در فرم‌ها و فرآیندهای متعددتری به‌کار گرفته شوند،سازمان با کار پیچیده‌تری مواجه خواهد بود.

معمولاً هم اینگونه است که پرونده‌ها در چندین مرحله تکمیل و به‌روزرسانی می‌شوند و همواره نیاز به تعامل بین مسئول واحد پرسنلی و کارکنان سازمان احساس می‌شود و بسته به نوع فعالیت هر سازمان و فرهنگی که در آن رایج است، نحوۀ جمع‌آوری اطلاعات و انواع اقلام اطلاعاتی نیز متنوع خواهد بود.

محل نگهداری فیزیکی یا الکترونیکی پرونده‌ها در سازمان، معمولاً برعهدۀ واحد مستقلی به نام واحد بایگانی یا آرشیو اسناد است و برای نگهداری از این پرونده‌ها، یا از زونکن‌ها استفاده می‌کنند، یا از نرم‌افزار بایگانی و آرشیو اسناد و یا هردو.

نرم‌افزار پرسنلی، نرم‌افزاری است که کلیۀ اطلاعات مرتبط با کارکنان سازمان نگهداری می‌کند و سازمان‌ها با استفاده از آن می‌توانند موارد مربوط به اطلاعات پرسنل خود را مدیریت کنند.

وظایف نرم افزار پرسنلی چیست؟

وظیفۀ نرم‌افزار پرسنلی این است که نظم و دقت بیشتری به فرآیندهای تشکیل پرونده‌های پرسنلی و نگهداری از آنها بدهد و در مواقع لزوم نیز این امکان را فراهم کند که اطلاعات مربوط به کارکنان سازمان، در اختیار سایر واحدهای مرتبط قرار بگیرند.

همانطور که اشاره شد نرم افزار پرسنلی در واقع شکل الکترونیک همان پرونده‌های فیزیکی پرسنل است که در سازمان‌ها موجود هستند؛ هرچند تهیۀ پرونده‌های فیزیکی در اغلب موارد لازم و ضروری و یا گریزناپذیر است اما ایراد اصلی این نوع نگهداشت اطلاعات این است که دسترسی به آنها در هر زمان و مکانی امکان‌پذیر نخواهد بود. چرا که پرونده‌های فیزیکی باید در مکان‌های مشخصی در سازمان نگهداری شوند و علاوه‌بر سخت‌بودن دسترسی، اگر بخواهیم آمار‌ها و گزارشات مدنظرمان را از این پرونده‌ها تهیه کنیم نیز به‌سادگی این امکان را نخواهیم داشت و معمولاً هم اینگونه است که حتی برای تهیۀ ساده‌ترین گزارش‌ها نیز نیاز به بررسی و پرونده‌خوانی داریم.

بنابراین لازم است در کنار پرونده های فیزیکی، نرم افزاری وجود داشته باشد که کلیۀ اطلاعات مورد نیاز سازمان را در خود نگهداری و مدیریت کند تا کاربران و مدیران سازمان در هر زمان و مکانی، بدون مراجعه به پرونده‌های فیزیکی بتوانند اطلاعات را مشاهده، ویرایش و مدیریت کنند و علاوه‌بر آن، انواع گزارش‌های آماری و نموداری را به کمک این نرم‌افزار تهیه کنند.

در ادامه به حداقل ویژگی‌هایی که یک نرم‌افزار پرسنلی خوب باید داشته باشد اشاره می‌کنیم؛ ولی باید در نظر داشته باشید که همیشه نیاز و استراتژی سازمان  شماست که بهترین نرم‌افزار پرسنلی را برای شما مشخص خواهد کرد.

یک نرم افزار پرسنلی خوب باید چه ویژگی‎‌هایی داشته باشد؟

۱-سهولت در استفاده از نرم‌افزار توسط کاربران

۲-امکان نگهداری کلیۀ اطلاعات کارمندان اعم از اطلاعات هویتی، حساب‌های بانکی، اطلاعات سکونتی و …

۳-امکان نگهداری اطلاعات افراد تحت تکفل کارمندان

۴-امکان نگهداری اطلاعات استخدامی

۵-امکان نگهداری اطلاعات سوابق شغلی و مهارت های افراد در مقاطع و تاریخ‌های مختلف

۶-ورود اطلاعات مرتبط تشویق و تنبیه افراد و تخلفات سازمانی آنها

۷-ورود اطلاعات مربوط به ارزشیابی افراد و دروه‌های آموزشی گذرانده‌شده توسط آنها

۸- نگهداری اطلاعات مربوط به زبان‌های خارجی کارمندان

۹-امکان نگهداری تصاویر پرونده‌های پرسنلی کارکنان با قابلیت طبقه‌بندی آنها

۱۰-امکان تهیۀ انواع گزارش‌های آماری و تهیۀ گزارشات و داشبوردهای مدیریتی

در انتها لازم است مجدداً یادآوری شود که سیستم پرسنلی و سوابق در هر سازمان، نقشی کلیدی دارد و زمانی این نقش به خوبی ایفا خواهد شد که اقلام اطلاعاتی بتوانند با نظم و دقت بیشتری نگهداری شوند و دسترس‌پذیری بهتری داشته باشند. هر نرم‌افزاری که بتواند این امکانات را به سازمان شما بدهد و سایر نیازهای مرتبط با پرونده‌های پرسنلی را برای شما بهتر پوشش بدهد، نرم‌افزار بهتری محسوب می‌شود.