موضوعی که به‌نظر می‌رسد در میان صاحبان مشاغل و کسب‌وکارها اهمیت زیادی پیدا کرده، «دموکراسی در محل کار» است. اما این مفهوم واقعا به چه معناست و چرا باید به آن اهمیت بدهیم؟ این پرسشی است که سعی داریم در این مقاله به آن پاسخ بدهیم.
دموکراسی در محل کار چیست؟ در واقع زمانی که فعالیت‌های دموکراتیک در محل کار به‌وقوع می‌پیوندند می‌توان گفت که دموکراسی در محل کار محقق شده است. فعالیت‌هایی مانند رأی‌گیری، مناظره، و نظام تصمیم‌گیری مشارکتی؛ یا می‌توانیم اینگونه در نظر بگیریم که دموکراسی در محل کار یعنی «کارکنان، احساسی شبیه صاحبان کسب‌وکار داشته باشند.»
چرا دموکراسی در محل کار اهمیت دارد؟ چون مشارکت کارکنان را افزایش می‌دهد و براساس نظرسنجی موسسۀ گالاپ (Gallup) 53% از کارکنان، با کار خود در ارتباط نیستند. و چرا این آمار اهمیت دارد؟ چون افزایش ارتباط با کار یا مشارکت در کار از سوی کارمندان منجر به «رشد سود سهام» مجموعه می‌شود و بر اساس تحقیقات مؤسسۀ گالاپ، «رشد سود سهام» در مجموعه‌هایی که با مشارکت مؤثر کارکنان اداره می‌شوند، در مقایسه با رقیبان آنها، ۴ برابر بیشتر است. علاوه بر این، تعهد و مشارکت‌جویی بیشتر کارمندان، منجر به تعامل بهتر با مشتری، بهره‌وری بیشتر، مراقبت بهتر، اتفاقات غیرمترقبۀ کمتر و ۲۱ درصد سود بیشتر می‌شود.
احتمالاً در نهایت، چیزی که از این مقاله می‌توانید انتظار داشته باشید این است که چند مثال واقعی و قابل اجرا برای برقراری دموکراسی در محل کار را در اختیار شما قرار دهد و شما بتوانید با اجرای آنها این طرز فکر را روزبه‌روز در سازمان/مجموعۀ خود گسترش دهید. بنابراین در ادامه ۱۰ نکتۀ عملی برای چگونگی ساخت دموکراسی در محیط کار را با شما در میان می‌گذاریم.
۱-شفاف باشید.
کارکنان شما زمانی که از اتفاقاتی که در شرکت می‌افتد آگاه باشند، به‌مراتب خوشحال‌تر خواهند بود و به فعالیت شرکت اعتماد بیشتری خواهند داشت؛ حتی اگر این در جریان قرار دادن در حد انتشار پروژه‌های فروش موفق و انتشار نظرات مثبت مشتریان باشد، تأثیرگذار خواهد بود. پس همیشه آنها را در چرخۀ مواجهه با این اخبار قرار دهید.
بر اساس داده‌های موسسۀ Glassdoor، «اثبات شده است که شفافیت در محل کار، در بلندمدت موجب موفقیت می‌شود. شفافیت در صورتی‌که درست به‌وجود بیاید، منجر به افزایش اعتماد بین کارفرما و کارمند می‌شود، به بهبود روحیه و کاهش استرس شغلی کمک می‌کند و در عین حال مشارکت کارکنان را افزایش می دهد که در نهایت،باعث بهبود عملکرد کسب‌وکار می‌شود.»
شفافیت شامل حال مدیران ارشد سازمان است که با انتشار اطلاعات مهم یا جدید دربارۀ شرکت، یا به‌صورت عمومی و یا به‌صورت فردی، منجر به گردش اطلاعات میان کارکنان می‌شوند و بازخوردهای آنها در محیط کار جریان می‌یابد. انجام این کار، حتی می‌تواند گسترش پیدا کند و منجر به انتشار و گردش اطلاعات با مشتریان و عموم مخاطبان نیز بشود.
به‌هرحال، هر چیزی را که به ذهنتان می‌رسد قرار نیست به زبان بیاورید؛ ولی به‌خاطر داشته باشید که «دانش قدرت است» و شفافیت، اعتماد و گشودگی می‌تواند باعث گسترش مؤثر دانش در اطراف شما شود و به شما و اطرافیانتان کمک کند تا بتوانید بهتر با هم کار کنید.
۲- از کارکنان خود بازخورد بگیرید
با کارکنان خود گفتگوی آزاد دوجانبه داشته باشید. بر اساس یک قاعده، مطمئن شوید که از کارکنان خود دربارۀ نگرانی‌ها، سوال‌ها، ایده‌ها و افکارشان بپرسید. تفاوتی ندارد که چیزی که کارکنان می‌گویند مسئلۀ کوچکی باشد یا یک ایدۀ جدید؛ همه‌چیز باید مورد توجه شما قرار بگیرد که بتوانید بر اساس آن، موقعیت را مدیریت کنید. کارکنان شما نیز اگر از طرف شما شنیده شوند و بر اساس گفته‌هایشان اقداماتی انجام شود، خوشحال‌تر خواهند بود و احساس قدردانی بیشتری خواهند داشت.
با این حال، بر اساس تحقیقی که توسط دانشگاه تکزاس منتشر شده است،«معمولاً نظرها به‌صورت انتخابی و سلیقه‌ای شنیده می‌شوند». در همان تحقیق، توضیح داده می‌شود که مدیران معمولاً مایلند که به گفته‌های کارکنانی گوش کنند که از لحاظ شخصیتی با آنها بیشتر راحت‌اند، یا کارکنانی که قدیمی‌تر هستند. بنابراین کارکنانی که شنیده نمی‌شوند، از اینکه عملکردشان پایین‌تر ارزیابی می‌شود رنج می‌برند و این یعنی ممکن است فرهنگ شرکت اگر درست و بدون سوگیری انجام نشود، تأثیری منفی نیز بگذارد.
یک روش برای جلوگیری از سوگیری‌های ناآگاهانه، برگزاری نظرسنجی از کارکنان است که با اجرای صحیح آن می‌توانید با مشکلاتی از این دست مقابله کنید و عملیات ارزیابی بازخوردها را به‌صورت قاعده‌مند و منظم برگزار کنید.
۳-از سلسله‌مراتب اجتناب کنید.
نکتۀ اصلی اینجاست که هیچ واحد و هیچ بخشی، مهم‌تر از بقیۀ واحدها و بخش‌ها نیست. مهم نیست که واحد فروش تمام پول‌ها را به شرکت آورده باشد. چرا؟ چون اهمیت بقیۀ بخش‌ها، مثل بازاریابی، حسابداری، منابع انسانی یا حتی پذیرش هم از اهمیت فروش کمتر نیست و بدون تمام واحدها، شرکت شما نمی‌تواند عملکرد کامل داشته باشد. پس مطمئن شوید که با تمام واحدها با مساوات و منصفانه رفتار کنید.
۴- مسئولیت‌ها را به‌صورت صحیح تفویض کنید.
دموکراسی در محل کار، تماماً راجع به تفویض مسئولیت‌هاست و در واقع می‌توان گفت دموکراسی در کل به همین معناست. به‌صورت شفاف و صریح مشخص کنید که چه وظیفه‌ای برعهدۀ چه کسی است، تا همه بدانند که چه مسئولیتی دارند و شکافی در این بین وجود نداشته باشد.
علاوه‌بر این، تفویض اختیار و مسئولیت، به کارکنان اجازه می‌دهد که مهارت‌ها و توانایی‌های خود را نشان بدهند و اهمیت حضور خود در محل کار را احساس کنند. با این کار، کارکنان برای اجرای نقش شغلی خود، انگیزۀ بیشتری خواهند داشت و صدای دموکراسی از محیط کار شما شنیده می‌شود.
اگر این‌ها برای شما قانع‌کننده نیست، جالب است بدانید که طبق مطالعۀ موسسۀ گالاپ، مشخص شده است که شرکت‌هایی که تفویض مسئولیت را جدی گرفته‌اند، نرخ رشد عمومی بالاتری نسبت به شرکت‌هایی دارند که تفویض اختیار و مسئولیت در آنها کمتر انجام شده است.
۵-هنگام بروز اشتباهات و خطاها، کارکنان را مسئول نگه‌دارید.
طبیعتاً زمانی که به کارکنان مسئولیت اعطا می‌کنید، باید افراد را نیز مسئول اشتباه خودشان بدانید. در حالی که نباید اجازه بدهید که کار به اعدام در ملأ عام بکشد! به جای آن، می‌توانید با آن کارمند به‌صورت خصوصی صحبت کنید که موجب شرمساری او نشوید.
اگر امکان ملاقات رودرروی بدون فشار با کارمندتان دارید، این کار را بکنید تا بتوانید به‌وضوح وظایف او و آنچه که از او انتظار می‌رود را مشخص کنید؛ در نظر داشته باشید که فقط توضیح اینکه چه نتایجی مدنظرتان است کافی نیست، بلکه باید به او توضیح دهید که چرا او را برای این کار انتخاب کرده‌اید. این می‌تواند به افزایش دموکراسی در محیط کار کمک کند. ضمنا به‌یاد داشته باشید که این کار از جنس بررسی وظایف نیست بلکه از جنس ارائۀ نتایج است. پس مطمئن شوید که کارمند متوجه شده است که چه چیزی موفقیت و چه چیزی شکست محسوب خواهد شد. با تشویق به گفتگو، می‌توانید از مسئولیت‌پذیری دوطرفه و متقابل اطمینان حاصل کنید.
۶-شکست کارمندان را ببخشید.
بله. شما نیاز به مسئول نگه‌داشتنِ افراد هستید ولی باید درنظر داشته باشید که اگر خواهان رشد کارکنانتان هستید، باید به آنها اجازۀ شکست بدهید. وقتی که کارکنان این شانس را داشته باشند که از اشتباهات خود درس بگیرند، می‌توانند در ادامه عملکرد بهتری داشته باشند. این مسئله منجر به ایجاد احساس وفاداری بیشتر به شرکت می‌شود و تأثیر مثبتی در بازدهی کار آنها خواهد گذاشت.
۷-موفقیت‌ها و دستاوردهای کارکنان را به‌رسمیت بشناسید.
یک مطالعه نشان می‌دهد که شرکت‌هایی که درزمینۀ حمایت از کارکنان و جلب رضایت آنها سرمایه‌گذاری کرده‌اند، کارکنان شادتری دارند. ضمن اینکه کارکنانی که به‌طور مداوم به‌رسمیت شناخته می‌شوند، علاوه‌بر بهره‌وری بالاتر و مشارکت بیشتر، وفاداری بالاتری نیز نسبت به سازمان دارند و رضایت مشتریان از آنها نیز معمولاً بالاتر است.
و همچنان اعدادی هستند که به ما اهمیت به‌رسمیت شناخته شدن دستاوردها و موفقیت‌های کارکنان را نشان می‌دهد:
تحقیقاتی نشان می‌دهد که کارکنان پس از یک بازۀ ۷ روزه که در آن به‌رسمیت شناخته می‌شوند، %۴/۱۰۳ نسبت به قبل نیاز به دریافت حمایت از سازمان خود دارند و همچنین، تمایل آنها به اعتمادکردن به رهبرشان %۶/۵۸ افزایش می‌یابد.
با اطلاعاتی از این دست، واضح است که دستاوردها و موفقیت‌های کارکنان، چه نقش ارزشمندی برای تحقق دموکراسی در محل کار ایفا می‌کنند.
۸- انعطاف و آزادی بیشتری به کارکنان ارائه دهید.
به کارکنان خود اجازه دهید که کمی زودتر به خانه بروند یا کمی دیرتر در محل کار حاضر شوند. به آنها اجازه بدهید چند روز از خانه کارهای خود را انجام دهند. یک روز در هفته را (مثلا چهارشنبه)، اجازۀ پوشیدن لباس‌های غیر رسمی به آنها بدهید. خواهید دید که تا زمانی که کارمندان شما کارهای محوله را انجام می‌دهند و از آزادی خود سوءاستفاده نمی‌کنند، در کل همه خوشحال هستند؛ فقط باید مطمئن شوید که همه‌چیز به‌وضوح در کتابچۀ راهنمای کارمندان شما نوشته شده است و با اقدام بر اساس آن می‌توانید مطمئن شوید که هیچکس از مزایای شرکت سوءاستفاده نمی‌کند.
۹-رهبری را در همۀ سطوح تنظیم کنید.
برای اینکه کارایی در سازمان شما بیشتر باشد، شما نیاز به رهبری در تمام سطوح دارید، از بالاترین سطوح تا پایین‌ترین‌ها. این به‌معنای داشتن قدرت نیست، بلکه برای این است که شخصی وجود داشته باشد که در هنگام لزوم، مسئولیت بپذیرد.
تحقیقات نشان داده است که رهبری در تمام سطوح، فقط به منظور هدایت و رسیدن به «مدال‌های طلا» نیست، بلکه همزمان می‌تواند به ساختن سازمان‌های قوی‌تر و تحقق بیشتر دموکراسی در محیط کار منجر شود.
۱۰-سیاست‌های سختگیرانه باید در حداقلی‌ترین حالت نگه‌داشته شوند.
مطمئن شوید که شرکت شما اصولی دارد که همه به آنها پایبند هستند. با این حال از انعطاف‌پذیری افراد نیز اطمینان حاصل کنید تا در مواقع لزوم بتوان تصمیم‌هایی گرفت که نیاز به بررسی مورد به مورد دارند؛ در نظر داشته باشید که چه چیزی مورد توافق است و منطقی به‌نظر می‌رسد و فقط به این فکر نباشید که اصول و طرح‌ها چه می‌گویند.
وقتی دموکراسی را در محل کار خود پیاده‌سازی می‌کنید، در حال ساختن فرهنگی هستید که برای همۀ افراد در سازمان شما کارآمد است.
ترجمه و خلاصه شدۀ مقاله‌ای از وبسایت Connecteam
