تهیه گزارش در سازمان‌ ها امکانات و محدودیت ها

بهبود ارتباطات:

گزارش ها ابزاری ضروری برای انتقال اطلاعات در یک سازمان هستند؛ با استفاده از گزارش‌های کارآمد و از طریق انتقال داده‌ها می‌توان به بهبود ارتباطات بین ذینفعان هر کسب‌وکار کمک کرد.

اطلاعات حاصل از گزارش‌گیری می‌تواند علاوه‌بر بهبود ارتباط بین ذینفعان) مدیران اجرایی، کارمندان و مشتریان( فواید دیگری نیز داشته باشد. از جمله اینکه می‌توان از این اطلاعات در رابطه با نحوۀ بررسی پیشرفت پروژه‌ها، تعیین معیارهای عملکردی، و پیداکردن زمینه‌های بهبود برای روندهای سازمانی استفاده کرد.

به‌عنوان مثال، مدیر یک پروژه ممکن است گزارشی از وضعیت پروژه تهیه کند که هدف آن به‌روزرسانی اطلاعات مربوط به  تیم اجرایی در مورد پیشرفت یک محصول جدید باشد؛ این گزارش می‌تواند شامل اطلاعاتی در مورد جدول زمانی، بودجۀ پروژه و نقاط عطف کلیدی باشد که تا به امروز به‌دست آمده است.

تسهیل برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری:

از آنجایی که بهترین تصمیم‌ها باید برمبنای داده‌های صحیح اتخاذ شوند، گزارش‌گیری می‌تواند کمک بسیار زیادی به برنامه‌ریزی استراتژیک سازمان‌ها بکند. مدیران ارشد سازمان می‌توانند با تجزیه و تحلیل داده‌ها، شناسایی روندها و بررسی موردی گزارش‌ها، به نگرش‌هایی دست پیدا کنند و این نگرش‌ها تأثیر بسزایی در نحوۀ تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی آنها برای ادامۀ فعالیت‌ها خواهد داشت.

برای مثال، در تیم بازاریابی یک سازمان، داده‌های مشتریان می‌تواند برای شناسایی روندها و الگوهای رفتار مصرف‌کننده، با تهیۀ یک گزارش مورد بررسی قرار بگیرد و از داده‌های برآمده از چنین گزارشی می‌توان کمپین‌ها و رویدادهایی را توسعه داد؛ و این تنها یک نمونه از مواردی است که گزارش‌ها می‌توانند منجر به ساده‌شدن برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری در تیم‌ها و واحدهای هر سازمان بشوند.

تسهیل پاسخگویی:

گزارش‌ها همچنین می‌توانند برای پاسخگویی افراد و تیم‌ها در مورد عملکردشان مورد استفاده قرار بگیرند؛ کافی است در هر تیم کاری، شاخص‌های اصلی و معیارها مشخص شوند تا مدیران بتوانند با تهیه گزارش‌های پیشرفت کار و سایر گزارش‌ها، در رابطه با رسیدن تیم‌ها به اهداف و مقاصدشان، به اطمینان دست پیدا کنند.

به‌عنوان مثال، یک مدیر فروش ممکن است گزارشی ایجاد کند که عملکرد تک‌تک نمایندگان فروش را ردیابی کند. این گزارش می‌تواند شامل اطلاعاتی در مورد درآمد حاصل از فروش، میزان جذب مشتری و نرخ حفظ مشتری باشد. این گزارش می‌تواند برای شناسایی موارد و محدوده‌هایی که تک‌تک نمایندگان به آموزش یا حمایت بیشتری نیاز دارند مورد استفاده قرار بگیرد.

انطباق با قوانین و مقررات:

در برخی موارد، سازمان‌ها موظف به تهیۀ گزارش برای رعایت الزامات قانونی یا نظارتی هستند و تهیۀ این گزارش‌ها به عاملی ضروری و اساسی برای ادامۀ حیات سازمان یا شرکت بدل می‌شود.

به‌عنوان مثال، ممکن است از یک شرکت خدمات مالی خواسته شود که گزارش‌های منظمی را برای نشان دادن انطباق با مقررات مبارزه با پولشویی ارائه دهد و اگر چنین گزارشی ارائه نشود می‌تواند تبعات بسیار زیادی برای آن شرکت در پی داشته باشد..

در نتیجه، گزارش‌ها ابزار مهمی برای سازمان‌ها هستند؛ چرا که به انتقال اطلاعات، اطلاع‌رسانی در تصمیم‌گیری، پاسخگو کردن افراد و تیم‌ها و مطابقت با الزامات قانونی و مقرراتی کمک می‌کنند.

اما چه زمانی می‌توان گفت که گزارشی که تهیه شده است گزارش خوبی است یا نه؟ یا به‌عبارتی بهتر، چگونه می‌توان گزارش‌های بهتری برای یک سازمان تهیه کرد؟

تهیۀ گزارش‌های خوب برای یک سازمان نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و توجه به جزئیات است؛ برای رعایت دقت در برنامه‌ریزی و توجه به جزئیات،  چند نکته کلیدی وجود دارد که باید هنگام تهیۀ گزارش آنها را در نظر بگیریم.

۱-آگاهی کامل از هدف تهیۀ گزارش:

هدف گزارش اولین چیزی است که باید مدنظر تهیه‌کنندگان گزارش باشد؛ اینکه مخاطب گزارش چه کسی است و چه اطلاعاتی باید به او منتقل شود و قرار است با این اطلاعات به چه پرسشی پاسخ داده شود. درک هدف گزارش باعث می‌شود که ساختار بهتری برای ارائۀ گزارش انتخاب شود و در نحوۀ گزینش و دسته‌بندی محتواها نیز کمک بسیار زیادی خواهد کرد.

۲-تعیین محدودۀ گزارش:

اطلاعاتی که می‌توان برای تهیۀ گزارش از آنها استفاده کرد انتها ندارند؛ این ما هستیم که باید محدوده گزارش را تعیین کنیم. اینکه چه اطلاعاتی باید در گزارش مورد استفاده قرار بگیرد و چه مواردی را می توان نادیده گرفت؟ باید مطمئن شویم که روی مهمترین اطلاعات تمرکز کرده‌ایم و قرار نیست گزارش ما شامل جزئیات غیرضروری باشد.

۳-ساختارمندی گزارش:

هرچه گزارشی که تهیۀ می‌شود ساختار منطقی‌تری داشته باشد و بعداً بهتر بتوان آن را پیگیری کرد، ارزشمندتر خواهد بود؛ می‌توان از سرفصل‌ها و زیرعنوان‌ها برای تجزیۀ منطقی محتوا‌ها و کمک به خوانش آسان‌تر آنها استفاده کرد. استفاده از نمودارها، جداول و نکات ضروری برای ارائۀ داده‌های پیچیده به شیوه‌ای واضح و مختصر، مزیت مهمی برای یک گزارش به‌حساب می‌آید.

۴-ملموس‌کردن داده‌ها:

تا زمانی که داده‌ها برای مخاطب گزارش قابل لمس نباشند، ارزشی نخواهند داشت؛ باید از داده‌ها و شواهد برای حمایت از نتیجه‌گیری گزارش استفاده کنیم و  مطمئن شوید که داده‌های ارائه‌شده دقیق، مرتبط و به‌روز هستند. از چارت‌ها، نمودارها و سایر ابزارهای بصری برای کمک به خوانندگان به‌منظور درک بهتر داده‌ها نیز باید استفاده کنیم.

۵-تجزیه و تحلیل:

حتی بعد از آنکه یک گزارش با داده‌های ساده‌فهم و مرتبط تهیه شده باشد، ارائۀ تجزیه و تحلیل و تفسیر معقول از داده‌ها اهیمت دارد؛ برای تهیۀ گزارش باید بتوانیم معنی داده‌ها و ارتباط آن با هدف گزارش را توضیح دهیم؛ روندها و الگوها را شناسایی کنیم و بر اساس تمامی این تحلیل‌ها پیشنهاداتی ارائه دهیم.

۶-استفاده از لحن مناسب:

گزارش ما باید لحن مناسبی داشته باشد؛ لحن انتخابی برای ارائۀ گزارش باید حرفه‌ای، واضح و مختصر باشد. همواره باید در نظر داشته باشیم که استفاده از اصطلاحات تخصصی یا زبان فنی ممکن است برای مخاطب گزارش، ناآشنا و آزاردهنده باشد و در هنگام ارائۀ گزارش باید از به‌کاربردن چنین اصطلاحات یا زبانی تا حد امکان خودداری کنیم.

۷-تصحیح گزارش:

قبل از نهایی کردن گزارش، باید آن را به دقت تصحیح کنیم تا مطمئن شویم که اشتباه یا غلط املایی و آماری وجود ندارد؛ هرچه یک گزارش بهتر نوشته شده باشد و خطای کمتری داشته باشد، اعتماد و اعتبار بیشتری را در بین ذینفعان جلب خواهد کرد.

به‌طور خلاصه، ایجاد گزارش های خوب برای یک سازمان مستلزم برنامه ریزی دقیق، توجه به جزئیات و تمرکز بر ارائۀ اطلاعات به شیوه ای واضح، مختصر و قانع کننده است؛ با پیروی از این دستورالعمل‌ها، سازمان‌ها می توانند گزارش‌هایی ایجاد کنند که آموزنده، مفید و موثر در دستیابی به اهداف مورد نظرشان باشد و استفاده از نرم‌افزارهای گزارش‌ساز نیز می تواند برای سازمان‌ها بسیار سودمند باشد؛ چرا که نرم‌افزارهای گزارش‌ساز می‌توانند فرآیند ایجاد گزارش‌ها را اتوماتیزه کند و آن را سریع‌تر، دقیق‌تر و کم‌خطاتر به‌انجام برسانند. این امر می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا از داده‌های خود بهتر استفاده کنند و تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند. با خودکارسازی جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها، نرم‌افزار گزارش‌ساز می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا روندها و الگوهای موجود در داده‌های خود را شناسایی کنند و نگرش بهتری در مورد معیارهای عملکرد کلیدی ارائه دهند. نرم‌افزار گزارش‌ساز همچنین می‌تواند به جذاب‌تر و در دسترس‌تر کردن گزارش‌ها کمک کند، با ابزارهای تجسم داده‌ها که به ذینفعان اجازه می‌دهد تا داده‌های پیچیده را سریع و آسان تفسیر کنند و در مجموع، با استفاده از نرم‌افزار گزارش‌ساز، سازمان‌ها می‌توانند کارایی، دقت و تصمیم‌گیری را بهبود ببخشند و مزیت رقابتی مناسبی را در صنعت یا حیطۀ فعالیت خود به دست بیاوردند.