۱. برنامه‌ریزی
اصلی‌ترین امکان نرم‌افزارهای مدیریت جلسات، امکان برنامه‌ریزی است. این نرم‌افزارها به کاربران اجازه می‌دهند که به‌راحتی جلسات را با تمام اطلاعات لازم، در یک مکان و زمان مشخص تنظیم کنند و برنامه‌ریزی‌های لازم را نیز انجام دهند.برنامه‌ریزی‌هایی که شامل ایجاد و ارسال دعوت‌نامه‌های جلسه برای شرکت‌کنندگان، انتخاب زمان جلسه بر اساس زمان‌های در دسترس، و تنظیم یادآور برای شرکت‌کنندگان است.
۲. مدیریت دستور جلسات
مدیریت دستورجلسه‌ها یکی از ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزارهای مدیریت جلسات است؛ چرا که به کاربران امکان برنامه‌ریزی برای مسیر جلسات را می‌دهد و آنها می‌توانند از تمامی امکانات در دسترس خود در زمان مناسب استفاده کنند و توزیع منابع را نیز بر عهدۀ نرم‌افزار بگذارند. این نرم‌افار به کاربران اجازه می‌دهد که یک دستور کار دقیق برای هر جلسه ایجاد کنند، مواردی را به دستور کار اضافه کنند و آن موارد را پیش از شروع جلسه بین شرکت‌کنندگان توزیع کنند. و این یعنی صرفه‌جویی بیشتر در زمان و استفادۀ بهینه از تمام امکانات موجود.
۳. مدیریت شرکت‌کنندگان
همیشه برای تشکیل یک جلسه، هماهنگی بین حاضرین در جلسه ضروری است. نرم‌افزار مدیریت جلسات می‌تواند تا حد زیادی این هماهنگی را تسهیل کند و موارد مربوط به شرکت‌کنندگان در جلسه را مدیریت کند. به کمک این نرم‌افزار، توجه به جزئیات و ثبت پاسخ‌های دریافتی از شرکت‌کنندگان بالقوه برای هر جلسه، ساده‌تر می‌شود؛ این مدیریت شامل پیگیری پاسخ‌های افراد به دعوتنامه، ارسال پیام یادآوری به شرکت‌کنندگان و جمع‌آوری اطلاعات اضافی مورد نیاز از شرکت‌کنندگان نیز خواهد شد.
۴. به‌اشتراک‌گذاری اسناد و ایجاد بستر همکاری
نرم‌افزار مدیریت جلسه باید برای کاربران این امکان را ایجاد کند که اسناد مربوط به جلسه مانند ارائه‌ها، گزارش‌ها و سایر فایل‌های مهم را به‌اشتراک بگذارند. همچنین باید به شرکت کنندگان امکان همکاری و ارائۀ بازخورد در مورد اسنادی که به‌طور مشترک مورد استفاده قرار میگیرند را نیز بدهد.
۵. یادداشت‌برداری و مدیریت کارها
یکی از ویژگی‌های مفید نرم‌افزار مدیریت جلسات، امکان نت‌برداری در طول جلسات و اختصاص انواع اقدامات به شرکت‌کنندگان است. این نرم‌افزارها علاوه‌بر امکان نوشتن Note به کاربران اجازه می‌دهد تا اطلاعات را بر اساس زمان دقیق جلسه ضبط کنند، وظایفی را به شرکت‌کنندگان اختصاص دهند و میزان پیشرفت در امور محوله را نیز پیگیری کنند.
۶. ایجاد بستر برای ارائۀ بازخورد
سیستم مدیریت جلسه باید بستری برای ارتباط و ارائه بازخورد در جلسه را نیز برای شرکت‌کنندگان فراهم کند. این بستر به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد تا در مورد خود جلسه و همچنین موارد خاصی که در دستور کار جلسه است، بازخوردهای خود را ارائه کنند و در جریان سایر بازخوردها نیز قرار بگیرند.
۷. تهیۀ گزارش و ارائۀ تجزیه و تحلیل
نرم‌افزار مدیریت جلسه با ارائۀ گزارش و تجزیه و تحلیل‌های مرتبط با جلسه کاربران را قادر می‌سازد شاخص‌های متعددی از جلسه مانند میزان مشارکت، مدت جلسه و وضعیت تکمیل موارد اقدامی را بررسی کنند. از این داده‌ها می‌توان برای بهبود روند جلسات در آینده و اطمینان از مفید و کارآمد بودن جلسات استفاده کرد.
چگونه تشخیص بدهیم که یک نرم‌افزار مدیریت جلسات، کارآمد است یا خیر؟
چندین ویژگی کلیدی وجود دارد که باید هنگام تعیین اینکه آیا یک نرم‌افزار مدیریت جلسه کارآمد است یا خیر، به آنها توجه کنیم:
سهولت استفاده:
نرم‌افزار مدیریت جلسات باید از لحاظ بصری برای کاربران جذابیت داشته باشد و استفاده از آن نیز آسان باشد و علاوه‌بر اینها یک رابط کاربری ساده داشته باشد تا کاربران بتوانند به‌سرعت به ویژگی‌های مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند. یعنی کاربران باید بتوانند به‌راحتی نرم‌افزار را هدایت کنند و بفهمند که چگونه از ویژگی‌ها و پتانسیل‌های مختلف آن بدون نیاز به آموزش یا تخصص فنی، می‌توانند استفاده کنند.
یک مثال خوب از نرم‌افزار مدیریت جلسات با امکان استفادۀ آسان، Zoom است. این پلتفرم دارای یک رابط کاربری کاربرپسند است که به شما اجازه می‌دهد که به‌راحتی جلسات را برنامه‌ریزی کرده و به جلسات برنامهریزیشده بپیوندید؛ همچنین به ویژگی‌های مهمی مانند چت، اشتراک‌گذاری صفحه(Screen Share) و تعیین پس‌زمینۀ مجازی دسترسی داشته باشید.
زمانبندی ساده:
یک نرم‌افزار مدیریت جلسۀ خوب باید عملکرد زمانبندی را نیز به‌صورت کاربرپسند ارائه بدهد. با این امکان، نرم‌افزار به کاربران کمک می‌کند تا به‌سرعت زمان‌های در دسترس برای شرکت‌کنندگان را پیدا کنند و جلسات را بدون هیچ‌گونه درگیری، برنامه‌ریزی کنند. نرم‌افزار باید بتواند برنامه‌های زمانی همۀ شرکت‌کنندگان را در نظر بگیرد و زمان‌های در دسترس را پیشنهاد کند که برای همه مناسب است.
Doodle یک نمونۀ عالی از نرم‌افزارهای مدیریت جلسات با عملکرد زمانبندی کاربر پسند است. این نرم‌افزار به کاربران کمک می کند تا به سرعت زمان‌های موجود برای شرکت‌کنندگان را پیدا کنند و جلسات را بدون هیچ‌گونه تنش و چالشی برنامه‌ریزی کنند.
اعلان‌های کارآمد:
نرم‌افزار مدیریت جلسات باید یادآوری‌های خودکار در مورد جلسات آینده، مهلت‌های اقدام و ضرب‌الاجل‌ها را برای شرکت‌کنندگان ارسال کند. این اعلان‌ها باید از طریق پیامک، ایمیل، Application یا کانال‌های دیگر ارسال شوند تا اطمینان حاصل شود که شرکت‌کنندگان از هر جلسه‌ای که برای آنها تنظیم شده است یا وظایفی که باید انجام دهند آگاه هستند.
Google Calendar نمونه‌ای از نرم‌افزارهای مدیریت جلسات است که یادآوری‌های خودکار را در مورد جلسات آینده، ضرب‌الاجل‌ها و موارد اقدام به شرکت‌کنندگان ارسال می‌کند. تقویم اعلان‌ها را از طریق ایمیل یا اپلیکیشن تلفن همراه ارسال می‌کند تا اطمینان حاصل شود که شرکت‌کنندگان از جلسات آینده آگاه هستند.
بهرهمندی از ابزارهای مشارکتی:
یک نرم‌افزار مدیریت جلسات خوب باید امکان همکاری در طول جلسه را نیز فراهم کند؛ عملکردهایی از قبیل یادداشت‌برداری، اشتراک‌گذاری تصویر و چت. این ویژگی‌ها می‌توانند به تیم‌ها کمک کنند تا به‌طور مؤثرتری با هم کار کنند، ایده‌ها را به‌اشتراک بگذارند و اطمینان حاصل کنند که همه فهم مشترکی از جلسه دارند و در رابطه با مصوبات و موارد مطر‌ح‌شده در جلسه، با یکدیگر توافق دارند.
Microsoft Teams یک نمونۀ عالی از نرم‌افزارهای مدیریت جلسات با بهرهمندی از ابزارهای مشترک است. این پلتفرم امکان نت‌برداری، اشتراک‌گذاری صفحۀ نمایش و چت را فراهم می‌کند و کار تیم‌ها را در طول جلسات بسیار آسان‌تر می‌کند.
مدیریت اسناد:
نرم‌افزار مدیریت جلسات زمانی کارآمد است که امکان اشتراک‌گذاری و مدیریت آسان اسناد را با ابزارهایی برای آپلود، اشتراک گذاری و ویرایش اسناد فراهم کند؛ چه قبل از جلسه، چه حین جلسه و چه بعد از جلسه. از این طریق می‌توانید اطمینان حاصل کنید که همۀ شرکت‌کنندگان به اسناد لازم دسترسی دارند و می‌توانند روی آنها همکاری کنند.
Dropbox Paper نمونه‌ای خوب از نرم‌افزارهایی است که امکان اشتراک‌گذاری و مدیریت آسان اسناد را فراهم می‌کند. این نرم‌افزار به کاربران اجازه می‌دهد اسناد را قبل، حین و بعد از جلسه آپلود و همرسانی کنند و با اختصاص امکان ویرایش کاری می‌کند که از جانب کاربران این اطمینان حاصل شود که همۀ شرکت‌کنندگان به اسناد لازم دسترسی دارند.
امنیت:
نرم افزار مدیریت جلسه باید اقدامات امنیتی قوی داشته باشد تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات محرمانه جلسه ایمن نگه داشته می شود. این ممکن است شامل رمزگذاری سرتاسر، کنترل‌های دسترسی و سایر ویژگی‌های امنیتی برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به داده‌های جلسه باشد.
Cisco Webex نمونه‌ای از نرم‌افزاری است که تدابیر امنیتی قوی برای اطمینان از ایمن نگه داشتن اطلاعات محرمانه جلسه در نظر گرفته است. این پلتفرم از رمزگذاری سرتاسر برای ایمن سازی داده ها استفاده می کند و از دسترسی غیرمجاز جلوگیری کنید.
گزارش‌دهی:
نرم‌افزار مدیریت جلسه باید ویژگی‌های گزارشی را ارائه دهد که به کاربران کمک کند حضور در جلسه، موارد اقدام و نتایج را پیگیری کنند. این امر می‌تواند به تیم‌ها کمک کند تا داده‌های جلسه را تجزیه و تحلیل کنند و زمینه‌های بهبود را شناسایی کرده و همچنین میزان پیشرفت را در جهت رسیدن به اهداف و مقاصد پیگیری کنند.
GoToMeeting نمونه‌ای از نرم‌افزارهای خوبی است که ویژگی‌های گزارشی را ارائه می‌کنند؛ این نرم‌افزار به کاربران کمک می‌کند حضور در جلسه، موارد اقدام و نتایج را پیگیری کنند و از طریق تولید گزارش‌هایی بر اساس داده‌های جلسه، بینش‌های ارزشمندی را در مورد بهره‌وری و میزان اثربخشی جلسات ارائه دهند.
یکپارچگی:
نرم‌افزار مدیریت جلسات خوب باید به‌طور یکپارچه با ابزارهای دیگر مانند تقویم، ایمیل و ابزارهای مدیریت پروژه ادغام شود. این ویژگی می‌تواند به ساده‌سازی روند جلسه کمک کند و شما می‌توانید اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات مربوطه در یک مکان قابل مشاهده هستند. یکپارچه‌سازی همچنین می تواند به خودکارسازی وظایف و کاهش ورود دستی داده‌ها، صرفه جویی در زمان و بهبود کارایی کمک کند.
Trello یک نمونۀ عالی از نرم‌افزارهای مدیریت جلسات است که به طور یکپارچه با ابزارهای دیگر مانند تقویم، ایمیل و ابزارهای مدیریت پروژه ادغام می شود. این پلتفرم به کاربران اجازه می‌دهد تا تابلوهای Trello خود را با تقویم‌های خود همگام‌سازی کنند و با این کار اطمینان حاصل کنید که تمام جلسات و ضرب‌الاجل‌ها در یک مکان قابل مشاهده هستند.
در نهایت بسته به نوع نیازهایی که در سازمان یا شرکت خود دارید و همچنین براساس بودجه‌ای که برای تهیۀ نرم‌افزار مدیریت جلسات مدنظر گرفته‌اید می‌توانید بهترین انتخاب‌های ممکن را انجام دهید. ضمن اینکه باید در نظر داشته باشید که بسیاری از نرم‌افزارها به‌صورت تخصصی برای این زمینه ساخته نشده‌اند و اگر نیاز به سیستم‌هایی دارید که بتواند درصد زیادی از موارد پیش‌گفته را تحقق ببخشد، باید به‌دنبال تهیۀ سیستم‌هایی باشید که به‌طور تخصصی برای مدیریت جلسات طراحی و پیاده‌سازی شدهاند.
