همۀ ما می‌دانیم که فرآیندها حسابداری عموماً از سه مرحلۀ ثبت، اصلاح و بستن حساب‌ها تشکیل شده است؛ مرحلۀ اول این فرآیند، خود به چند مرحلۀ جمع‌آوری، طبقه‌بندی و ثبت اطلاعات تقسیم می‌شود. برای اینکه بتوانیم از صحت اطلاعات در مرحله اول اطمینان حاصل کنیم و از این مرحله گذر کنیم، نیاز به دریافت گزارشات مختلف مالی از سیستم مورداستفادۀ خود داریم تا پس از کنترل همه‌جانبه و رفع مغایرت‌های احتمالی، اصلاحات موردنیاز مرحلۀ دوم را در دفاتر انجام دهیم؛ برای مثال بررسی اطلاعات از منظر وجود خلاف ماهیت در سطح حساب‌ها و تفصیل‌های متصل به حساب‌ها، کنترل ماندۀ یک تفصیل در کلیۀ حساب‌ها، بررسی ماندۀ ریالی از منظر رابطۀ حساب‌ها با یکدیگر و… .
بنابراین پس از انجام صحیح مرحلۀ اول و دوم فرآیند کلی حسابداری، می‌توان با اطمینان‌خاطر عملیات بستن حساب‌ها در پایان سال مالی جاری و افتتاح حساب‌ها در ابتدای سال مالی بعد را انجام داد.
سازمان‌ها یا شرکت‌ها به دو دستۀ کلی تک‌شعبه‌ای یا چندشعبه‌ای تقسیم می‌شوند که با توجه به نوع سازمان یا شرکت، سیستم حسابداری آنها نیز می‌تواند متمرکز یا غیرمتمرکز باشد.
سیستم حسابداری متمرکز: سازمان یا شرکتی که با وجود چند شعبه با ساختار مجزا، اطلاعات مالی و حسابداری تمامی شعب را در ستاد ثبت و نگهداری می‌کند.
سیستم حسابداری غیرمتمرکز: سازمان یا شرکتی که اطلاعات مالی و حسابداری هر شعبه را در دفاتر همان شعبه ثبت می‌کند و در نهایت، فرآیند تجمیع یا تلفیق را هم در دفاتر و هم در گزارشات میان و پایان‌دوره‌ای انجام می‌دهد.
کلیۀ سیستم‌های مالی حال حاضر در ایران، به‌طور معمول گزارشاتی تحت عناوین “مرور حساب‌ها”، “ترازها” و… را تهیه می‌کنند و این گزارش‌ها به نیازهای مقدماتی و جاری کارشناسان و مدیران امور مالی پاسخ می‌دهند. اما برای ارائۀ به‌موقع و یکپارچۀ اطلاعات مالیِ تصمیم‌ساز،سازمان‌ها به ابزاری فراتر از این گزارش‌ها نیاز دارند؛ ابزاری مانند داشبوردها یا گزارش‌سازهای حرفه‌ای مالی.
این ابزارها که معمولاً کمتر سیستمی به آنها مجهز است، به سازمان‌ها در تهیۀ گزارشات حرفه‌ای بسیار کمک می‌کنند و با استفاده از این ابزارها، مدیران و کارشناسانی با دانش حسابداری و مالی سطح بالا می‌توانند کلیۀ نیازهای اطلاعاتی خود را از تمام فیلدهای ثبت‌شده در دفاتر مالی با فیلترهای ثابت و متغیر مجزا بصورت ماتریسی و کراس‌تب در کنار هم جمع‌آوری کنند و از این اطلاعات استفاده نمایند.
در نهایت نیز مطلوب است که افراد بتوانند گزارشات ساخته‌شدۀ خود را به نمودارهای مختلف، فرمت چاپی مورد انتظار و خروجی ابزارهایی مانند اکسل، نوت پد و… تبدیل کنند.
همچنین با استفاده از این گزارشات و با قابلیت تفکیک سطوح دسترسی استفاده، می‌توان فرآیند حسابرسی مجموعه را نیز سرعت بخشید، زیرا حسابرسان و سایر دستگاه‌های نظارتی ، معمولاً برای کنترل روابط حساب‌ها و ایجاد شفافیت در گزارشات نهایی خود، علاوه‌بر جزئیات، به‌دنبال اطلاعات مالی تجمیع و تلفیق‌شدۀ مجموعه نیز هستند.
یک گزارش‌ساز جامع باید چه ویژگی‌های داشته باشد؟
- پشتیبانی از یک محیط گزارش‌ساز پیشرفته با امکان ساخت انواع مختلف گزارش‌ها از قبیل گزارش‌ها چاپی، آماری، مقایسه‌ای و…
- قابلیت تعریف و سفارشی‌سازی گزارشات مختلف به‌تفکیک کاربر
- محدودکردن ارائۀ اطلاعات به اعمال شروط پیشفرض گزارش
- اعمال فیلترهای مختلف جهت ارائۀ اطلاعات پیشفرض گزارش
- اختصاص تعداد نامحدود چاپ گزارش به هر گزارش
- اعمال دسترسی به تمام گزارش‌ها به‌تفکیک کاربر
- امکان برجسته‌کردن یک گزارش و نمایش در منوی اصلی به شروط تعریف شده جهت تسریع در اخذ گزارش های پرکاربرد برای کاربران
- امکان ساخت انواع گزارش ماتریسی Matrix Reportبه‌دلخواه کاربر با افزودن یا حذف فیلدهای انتخاب‌شده
- امکان ساخت انواع گزارش کراس‌تب Cross tab Reportبه‌دلخواه کاربر با افزودن یا حذف فیلدهای انتخاب‌شده
- امکان ذخیره‌سازی نماهای متعدد در گزارشات ساخته‌شده در گزارش‌ساز جامع
- امکان محاسبۀ مانده براساس ماهیت حساب‌ها در گزارش جامع
- نمایش سند از طریق لینک سریال سند در محیط گزارش جامع
براساس مواردی که ذکر شد کاملاً مشخص است که اگر گزارش‌های مالی به‌صورت حرفه‌ای تهیه شوند و در اختیار مدیران ارشد سازمان‌ها قرار بگیرند، می‌توانند تأثیر بسیار زیادی بر تصمیم‌های سازمان بگذارند و این تصمیم‌ها می‌تواند چه در کوتاه‌مدت و چه در بلندمدت، فواید زیادی برای سازمان به‌وجود بیاورد.
