ارزیابی عملکرد کارکنان، یک عامل بسیار انگیزه‌بخش برای کارکنان است؛ این کار باعث می‌شود که کارکنان تلاش بیشتری برای اثبات شایستگی‌های شغلی و رفتاری خود انجام دهند. متدها و روش‌های بسیار متنوعی برای ارزیابی عملکرد کارکنان(مدیران و کارمندان) وجود دارد که میتواند به آنها برای بهتر متوجه‌شدن وضعیتی که در آن هستند کمک کند.
بعضی از مدل‌های معروف ارزیابی عملکرد:
- بازخورد ۳۶۰ درجه
- مکانیزم بازخورد مستمر
- بررسی عملکرد به‌روش سنتی
- مدیریت عملکرد
- نظرسنجی تعاملی کارکنان
نرم‌افزار ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟
نرم‌افزار ارزیابی عملکرد، یک ابزار برای کمک به سازمان‌هاست که به‌وسیلۀ آن بتوانند فرآیندهای ارزیابی عملکرد مدنظر خود را با سهولت بیشتری پیاده‌سازی و اجرا کنند.
با استفاده از این نرم‌افزار، سازمان‌ها می‌توانند علاوه‌بر کسب اطلاعات و سنجش عملکرد کارکنان، بازخوردهای مداوم و مفیدی را به نیروی کار خود ارائه دهند و بستری را برای رشد و توسعۀ افرادی که در سازمان مشغول به‌کارند مهیا کنند.
می‌توانیم ارزیابی عملکرد را مثل یک چکاپ پزشکی درنظر بگیریم که به سازمان‌ها اجازه می‌دهد که شاخص سلامت سازمانی OHI)) خود را درک کنند و میزان رضایت و مشارکت‌جویی کارکنانشان را نیز اندازه‌گیری کنند.
چگونه بهترین نرم‌افزار ارزیابی عملکرد را برای سازمان خود انتخاب کنیم؟
نرم‌افزارها و سیستم‌های بسیار زیادی در بازار برای ارزیابی عملکرد سازمان‌ها وجود دارند و زمانی که بخواهیم برای کسب‌وکارمان نرم‌افزار انتخاب کنیم، با فرآیند چالش‌برانگیزی مواجه خواهیم بود. عملاً نمی‌توان گفت که کدام نرم‌افزار بهتر از سایر نرم‌افزارهاست، بلکه اصلی‌ترین عامل تعیین‌کننده این است که ما در سازمانمان چه مسائلی داریم و برای حل آن مسائل مشخص، کدام نرم‌افزار میتواند بیشترین کمک را به ما بکند.
برای اینکه دید بهتری نسبت به سازمان خود و مسائل مرتبط با ارزیابی عملکرد آن داشته باشیم، باید به نمونه‌های مختلف ارزیابی عملکردی که وجود دارد یک نگاه دقیق بیاندازیم و بعد از آن مشخص کنیم که کدام ویژگی‌ها و شاخص‌ها برای ما اهمیت بیشتری دارد. برای ساده‌تر شدن این مسیر، چند نکتۀ زیر را مرور کنید:
۱-متوجه شوید که نرم‌افزار قرار است چه کاری برای پاسخ به نیازهای شما انجام دهد.
ممکن است این نکته خیلی بدیهی و پیش‌پاافتاده به‌نظر برسد، ولی باور کنید که اگر همین یک نکته را مدنظر نداشته باشید، ممکن است بسیاری از عملکردهای اساسی مدنظرتان را از دست بدهید.
اگر بدانید که از نرم‌افزار چه انتظاری دارید، آنگاه می‌توانید قبل از متعهد شدن به یک برند خاص، سوالاتی را از خودتان بپرسید که در انتخاب بهترین نرم‌افزار به شما کمک کند.
سوالاتی از قبیل اینکه: چندوقت یکبار می‌خواهید ارزیابی عملکرد انجام دهید؟ آیا جذابیت فرآیند ارزیابی برای شما حائز اهمیت است؟ برای تحلیل داده‌های حاصل‌شده از ارزیابی چه برنامه‌ای دارید؟
۲- برای مشارکت‌جویی بیشتر کارکنان در نظرسنجی و تکمیل بهتر آن به شما کمک کند.
خستگی از نظرسنجی Survey Fatigue بسیار مورد رایجی است و تأثیر زیادی در نتایج نظرسنجی می‌گذارد. حدود ۶۰ درصد از مشارکت‌کنندگان تمامِ پرسش‌های نظرسنجی‌ها را تکمیل نمی‌کنند و از نظر آنها نظرسنجی‌ها طولانی و کسل‌کننده هستند.
نظرسنجی مطلوب، نظرسنجی جذاب و دقیق است.معمولاً بهتر است که بیشتر از ۵ دقیقه از وقت کارکنان گرفته نشود. شما می‌توانید نمونه‌های رایج نظرسنجی‌های سازمانی را مشاهده کنید و بسنجید که کدام پرسش‌ها را باید در نظرسنجی خود لحاظ کنید و همواره مدنظر داشته باشید که چگونه می‌توانید با پرسش‌های کمتر و کم‌ابهام‌تر، به اهداف خود از نظرسنجی دست پیدا کنید.
۳- کارکردن با نرم‌افزار باید ساده باشد.
برای انتخاب بهترین نرم‌افزار، سادگی استفاده یک عامل بسیار مهم است. اگر قرار باشد نرم‌افزاری که می‌خواهید از آن استفاده کنید، زمان زیادی برای آموزش و یادگیری نیاز داشته باشد، معمولاً یا از آن استفاده نخواهید کرد و یا به‌ندرت به‌سمت آن خواهید رفت و این خود مانعی بر سر راه ارزیابی عملکرد کارکنان خواهد بود. پس بهتر است محصولی را انتخاب کنید که به‌اصطلاح User-friendly تر باشد و ساده‌تر بتوان آن را فهمید و به‌کار بست.
۴-قیمت همیشه مهم بوده، هست و خواهد بود.
بسته به اینکه سازمان و کسب‌وکار شما چه مقیاس و اندازه‌ای دارد، مبلغی که قرار است برای سیستم ارزیابی عملکرد پرداخت کنید میتواند متفاوت باشد. زمانی که شما اشتراک نرم‌افزاری را تهیه می‌کنید، یا یک نرم‌افزار برای سازمان خود خریداری می‌کنید، نحوۀ پرداخت وجه را باید به‌دقت مورد بررسی قرار دهید و همچنین مبلغی که قرار است پرداخت کنید را با فوایدی که این سیستم ممکن است برای مجموعۀ شما داشته باشد در دو کفۀ ترازو قرار بدهید.
شاید بهتر باشد نرم‌افزارهایی را انتخاب کنید که به شما اجازۀ آزمون بیشتری را بدهند تا بتوانید بعد از استفاده، دقیقاً به همان اندازه از خدمات نرم‌افزاری موردنظر استفاده کنید که نیازمند آن هستید.
طبیعتاً همۀ سازمان‌ها و کسب‌وکارها، ملاحظات مالی را در نظر میگیرند و شاید نیازی به تکرار بیش از اندازه نباشد، ولی مسئله‌ای که ممکن است برای شما پیش بیاید این است که در هنگام خرید، با تصوری ایده‌آل اقدام کنید و هزینه‌هایی را به سازمان تحمیل کنید که ممکن است ضرورتی نداشته باشند. پس موقع خرج کردن، باز هم حواستان را جمع‌تر کنید.
۵-منابع انسانی مورد نیاز نرم‌افزارها را فراموش نکنید.
شاید بهترین نرم‌افزار ارزیابی عملکرد کارکنان از این لحاظ برای شما، نرم‌افزاری باشد که اتوماسیون بهتری داشته باشد و کمتر نیاز به دخالت نیروی انسانی برای راه‌اندازی و اجرا داشته باشد. این دربارۀ سایر نرم‌افزارها هم صدق می‌کند.
در واقع باید نرم‌افزار برای شما کاری را انجام دهد که کمترین خطای ممکن را داشته باشد و مثلاً در رابطه با نرم‌افزار ارزیابی عملکرد، نیازی به یادآوری توسط افراد یا قلم و کاغذ نباشد و تمامی فرآیندها تا جایی که در سازمان شما ممکن است، به‌صورت اتوماتیک و در کوتاهترین مسیر ممکن محقق شوند.
مزایای استفاده از نرم‌افزارهای ارزیابی عملکرد:
- ارائۀ بازخورد به کارمندان ضروری است؛بسیاری از کارمندان احساس می‌کنند که به‌اندازۀ کافی از سوی مدیران به کار آنها توجه نشان داده نمی‌شود. حتی بازخورد منفی و انتقاد سازنده، اگر از بستر درست به کارمندان منتقل شود، میتواند به آنها کمک کند. سیستم ارزیابی عملکرد به مدیران کمک می‌کند که بازخوردهای خود را با کمترین سوگیری ممکن و به‌صورت سیستماتیک، به کارمندان ارائه کنند.
- تقریباً تمامی نرم‌افزارهای ارزیابی عملکرد، به ابزار بررسی ۳۶۰ درجه مجهز هستند و این بررسی میتواند تصویر کاملی در اختیار کارمندان و مدیران قرار دهد. تصویری که شامل نقاط قوت و ضعف کارکنان است و به‌صورت شخصی و خصوصی در اختیار آنها قرار می‌گیرد و حتماً میتواند اطلاعات مفیدی به آنها ارائه دهد.
- با دید نسبتاً جامعی که به‌واسطۀ استفاده از این نرم‌افزارها از نقاط قوت و ضعف یک کارمند به‌دست می‌آید، سازمان‌ها می‌توانند برنامه‌های آموزشی و توسعه‌ای متنوعی را که برای افراد طراحی شده‌اند به کارکنان خود ارائه دهند. و از آنجایی که تمام کارکنان نیازهای آموزشی یکسانی ندارند، این نرم‌افزارها به سازمان شما این امکان را می‌دهند که به ازای هر کارمند، یک برنامۀ آموزش و توسعۀ منحصربه‌فرد داشته باشید.
- استفاده از نرم‌افزار ارزیابی عملکرد، ارائۀ بازخورد را برای تمام کارکنان آسان می‌کند. همین که این کار، کار سختی نباشد میتواند منجر به استفادۀ بیشتر از امکان ارزیابی شود و نرم‌افزار به‌واسطۀ انعطافی که ایجاد می‌کند، تعداد و فرکانس ارائۀ بازخورد را افزایش می‌دهد.
- اگر بتوانید در سازمان خود از سیستمی برای ارزیابی عملکرد استفاده کنید که فرآیند ساده و نتیجۀ شفاف و قابل فهمی داشته باشد، مقاومت‌های احتمالی برای تکمیل نظرسنجی‌ها نیز از میان خواهند رفت و این تغییر فرهنگ در رابطه با اعلام نظر، میتواند دستاور بسیار خوبی برای سازمان شما باشد.
