این روزها واژه دورکاری بسیار شنیده می‌شود و در فضای کسب و کار کشور به کرات از این واژه استفاده می‌شود. هر چند دورکاری در حال و روز جاری کشور به دلیل شیوع ویروس کووید-۱۹ و یا همان کرونا به شدت رایج شده است، اما از دهه ۹۰ شمسی و با افزایش آلودگی هوای شهر تهران این واژه مورد استفاده مسئولین و یا فعالین کسب و کار قرار گرفت؛ ولی این موضوع شاید تا به این حد جدی نشده بود.
در این نوشتار سعی خواهم نمود که از تجربیات شخصی خود را به عنوان مدیرعامل شرکت نرم‌افزاری برید سامانه نوین، در این خصوص بنویسم. سعی نموده‌ام تجربیات کسب شده در خصوص دورکاری را به صورت طرح سوال بنویسم؛ تا راحت‌تر به موضوع بپردازیم.
چرا دورکاری برای کسب و کارها مهم شده است؟
واقعیت این است که دورکاری از زمانی بر سر زبان‌ها افتاد که تعطیلی‌ها (علی‌الخصوص تعطیلی‌های غیر تقویمی) به حدی رسید که ضرر و زیان ناشی از آنها برای کسب و کارها به میزان قابل توجهی رسید. تصور کنید که در سال ما حدوداً ۲۳۰ تا ۲۴۰ روزکاری برای شرکت‌ها داریم و مابقی آن تعطیل است. در حالی که این اعداد بدون در نظر گرفتن روزهای بین تعطیلی است و اگر مرخصی‌های کارکنان را نیز از آن کم کنیم؛ عددی در حدود ۲۱۰ روز کاری خواهد شد. حال تعطیلی یک روز کاری تقریبا ۰.۵% هزینه‌های شما را افزایش خواهد و ۰.۵% هم از درآمدهای شما خواهد کاست. (یعنی در مجموع یک درصد از ارزش کسب و کار خواهد انداخت) توجه داشته باشید کد که این اعداد مستقیم، خطی و حداقلی است و سایر تأثیرات را لحاظ نمی‌کند.
حال ببینید تعطیلی ۵ روز به دلیل مثلا آلودگی هوا چه تاثیری بر کسب و کار خواهد گذاشت و اگر مثلاً این تعطیلی به دلیل ویروس کرونا بیش از ۲۰ روز باشد؛ چه تأثیری بر کسب و کار ما می‌گذارد؟ پس اول از همه تعطیلی‌ها باعث شدند که دورکاری مهم شود. اما به مرور ما مدیران مسائلی دیگری به ذهنمان خطور کرد. مثلاً بسیاری از ما در محیط‌های شرکت دچار این مسأله هستیم و می‌خواهیم آن را برای کارکنانمان راحت نمائیم و برای این کار هزینه می‌کنیم و به نتیجه مطلوب هم نمی‌رسیم. و یا این که تردد و رفت و آمد کارکنان به محل کار چالش‌های متفاوتی دارد؛ اعم از: هزینه، ترافیک، ساعت آمد و شد و یا تأخیر، مخاطرات مختلف مانند امنیت در ساعات مختلف کاری و یا روز چهارشنبه سوری، ایام مبارک ماه رمضان، شرایط آب و هوایی، شرایط جسمی و سلامتی کارکنان و …
آیا دورکاری راهی برای خلاصی از این مباحث نیست؟ حداقل قابل تأمل است.
به این دغدغه‌ها البته می‌توان موارد دیگری را هم اضافه نمود؛ به عنوان مثال بعضی از اوقات نیاز داریم تا کارکنان ساعات بیشتری را به کار مشغول شوند و یا زمان‌های خاصی سر کار باشند و یا حتی تعطیلات نیاز به فعالیت آنها داریم و … .
کم کم به این نتیجه می‌رسیم که اگر کارکنان بتوانند کارهای مورد انتظار ما را از خانه انجام دهند چه نیاز است آنها را به حضور در محل کار الزام نمائیم؟
همین طور که می‌بینید؛ کم کم به دورکاری باید به یک راهبرد اصلی در مدیریت شرکت‌ها فکر کرد و نه یک راهبرد موقت برای مدیریت بحران‌ها. که البته شاید این بحران‌ها مدت زمان زیادی مهمان ما باشند و یا این که با بحران‌های جدیدتری مواجه شویم که شاید شدیدتر از این بحران باشد و یا تعداد بحران‌هایی از این قبیل رو به تزاید باشد.
تجربه‌های قبلی ما چه می‌گوید؟
تقریباً از حدود سال ۹۱ در زمینه دورکاری تجربیاتی داشتیم. اول تجربیات دورکاری کارکنان شرکتم را در تیم توسعه محصول را بررسی می‌کنیم.
اولین بار چند نفر از افراد تیم توسعه محصول را دورکار کردیم. البته به درخواست خودشان. تجربه نسبتاً ناموفقی بود. به نظر من دورکاری دایمی، مشکلات زیادی را به همراه دارد و احتمال موفقیت آن کم است. یعنی این که یک نیرو به صورت دائمی در محیط کار نباشد مسائل و تبعات زیادی به همراه خواهد داشت.
در تجربه بعدی باز هم چند نفر از افراد تیم توسعه محصول را در برخی از روزها دور کار کردیم. این تجربه نسبتاً موفق بود. چرا می‌گویم نسبتاً؟ چون به صورت موردی انجام شده است. به مرور این تجربه در تیم توسعه محصول نهادینه شد و در موارد بیشتری از آن استفاده کردیم که باز هم موفق بوده است.
در اسفند ۹۸ که با مساله دورکاری مواجه شدیم؛ تجربه ما از تیم توسعه محصول فوق‌العاده بود. بهره‌وری ما در بسیاری از حوزه‌های توسعه محصول بیشتر شد. اما هنوز برای این که ببینیم در زمان‌های طولانی‌تر این موضوع را پاسخگو هست و یا خیر؟ زود است.
در تیم‌های خدمات پس از فروش نیز تجربیاتی در این زمینه داشتیم. به عنوان مثال برای مشتریانی که خدمات ۲۴*۷ دارند مدل ما برای ارائه خدمات به جای شیفت‌های کاری و حضور در شرکت در ساعات غیر اداری، دور کاری است. که تجربه موفقی هم بوده است.
حتی در ارائه خدمات پس از فروش در بسیاری از مواقع الزام به ارائه سرویس به شکل دائمی داریم که اکثر آنها بایستی خارج از ساعات اداری انجام شود. به عنوان مثال تبدیل اطلاعات، جا به جائی سرورها، Backupها و … . در این حالت نیز اگر نیاز به مراجعه حضوری به مراکز نداشته نباشیم؛ باز هم مدل کاری ما دورکاری است.
در بحران اخیر که در اسفندماه شروع شد و در این روزهای کرونایی ،ما بسیاری از بخشهای خدمات پس از فروش خود را هم دور کار کرده‌ایم؛ حتی Helpdesk ها. تجربیات ما در این دوره هم نسبتاً موفق است و قابل تأمل.
البته ما تجربیات دورکاری در بخشهای دیگر مانند فروش را هم قبلاً داشتیم؛ ولی در این روزهای کرونا، بخش فروش هم کلاً دورکار بودند. در این بخش هم نسبتا موفق هستیم. ولی تجربیات سازمان یافته از قبل نداشتیم.
در نیروهای ستادی هم در بعضی از بخش‌ها توانستیم دورکاری را راه بیاندازیم ولی نسبت به بخشهای قبلی موفق نبودیم.
تا اینجا گفتم که با این مفهوم ما قبل از این هم بیگانه نبودیم و تجربیاتی داشتیم و در این دوران نیز بیشتر تجربه کردیم.
حالا با دورکاری چه کنیم؟
موضوع دورکاری را باید جدی بگیریم. چه بحران کرونا، کوتاه مدت باشد یا میان مدت و یا بلند مدت. چه در آینده با این قبیل از بحران‌ها رو به رو باشیم و چه نباشیم. دورکاری مزایای زیادی دارد که هم ارزش اندیشیدن را دارد و هم ارزش تجربه کردن. حداقل مزایای دورکاری این است که از ترددهای غیرضروری جلوگیری می‌کنیم. و این بر روی سلامت کارکنان چه جسمی و چه روحی بسیار تاثیرگذار است. در پاسخ به سؤال اول تلویحاً مسائلی را که دورکاری می‌تواند برای ما حل کند را اشاره کردم.
به نظر می‌آید پس از این بحران‌ها مدل و الگوی زیست کاری به شدت دچار تغییر و تحول می‌شود و در این تغییر الگو، دورکاری یک بخش مهم و اساسی از این زیست کاری خواهد بود که می‌تواند نه تنها هزینه‌ها را کاهش دهد، بلکه سلامت و رفاه کارکنان را توسعه دهد و علاوه بر این تأثیرات مثبت محیط زیستی نیز خواهد داشت. به دلیل همین ویژگی‌ها، دورکاری تبدیل به مطالبه عمومی خواهد شد و باید برای آن پاسخ مناسب داشت.
دورکاری در چه بخش‌هایی قابلیت اجرا دارد؟
تجربه نشان داده است که به واسطه توسعه فناوری و گسترش امکانات و تجهیزات فناوری اطلاعات و علی‌الخصوص توسعه پهنای باند، بخش بسیار زیادی از فعالیت‌ها، امکان دورکاری دارند. برای دورکاری مشاغل مختلف سه حالت متصور است.
حالت اول: مشاغلی هستند که مطلقاَ و یا غالباَ امکان دورکاری ندارند؛ مانند نگهبان‌ها، نیروهای خدماتی و مواردی از این دست.
حالت دوم: مشاغلی هستند که بخش عمده فعالیت آنها قابلیت دورکاری دارند؛ مانند: برنامه‌نویس‌ها، کارشناسان دانش محور و … . البته بایستی دقت نمود که برخی از این مشاغل برای این که بتوانند قابلیت دورکاری پیدا نمایند بایستی روش‌های انجام آنها نیز دچار تغییرات شوند. آموزش در این خصوص مهم است. برای این که بتوان آموزش را از راه دور انجام داد؛ بایستی روش‌های آن دچار تغییرات مناسبی شوند و از ابزارها و تکنیک‌های جدیدتری استفاده نمود.
حالت سوم: مشاغلی هستند که شاید نتوان کل آن را دورکار نمود؛ ولی بخش‌هایی از آن را می‌توان دورکار نمود. به عنوان مثال کارکنان بخش مالی از این دسته هستند. فرآیندهای ثبت اسناد و تهیه گزارش‌های مالی و محاسبات مالی و مواردی از این دست را می‌توان با دورکاری انجام داد ولی فرآیندهای صدور چک و وصول چک‌ها و برخی از عملیات بانکی با دورکاری امکان پذیر نیستند.
به نظر می‌رسد درصد بسیار بالایی از کارکنانی که در بخش ستادی فعالیت می‌کنند؛ در دسته اول و سوم هستند. و بخش بسیار کمی از آنها در دسته دوم می‌گنجند.
تجربیات ما که در یک شرکت نرم‌افزاری مشغول به فعالیت هستیم؛ نشان می‌دهد که بیشتر از ۷۰% از فعالیت‌ها قابلیت دورکاری دارند. به عنوان مثال بخشهای توسعه محصول، خدمات پس از فروش، بازاریابی و فروش و حتی بخشی از فعالیت‌های حوزه مالی و اداری را می‌توان تا میزان بسیار بالایی دورکار نمود. با توجه به رویکرد مشابه کاری بسیاری از شرکت‌ها، می‌توان این آمار را به بسیاری از شرکت‌های حوزه خدمات تعمیم داد.
البته نبایستی فراموش کرد که بعضی از فعالیت‌ها را ممکن است بتوان از راه دور انجام داد ولی قوانین و محدودیت‌های ملی و محلی ممکن است مانع آن شوند. به عنوان مثال بسیاری از سازمان‌ها امکان اتصال از راه دور به سرورها و یا شبکه‌های خود را به دلیل ملاحظات امنیتی فراهم نمی‌کنند و طبیعتا در این موارد چاره‌ای به جز مراجعات حضوری نخواهد بود.
پیش‌نیازهای دورکاری چیست؟
مهمترین چیزی که برای دورکاری مهم است تغییر پارادایم‌های مدیریتی در سازمان است. برای این منظور نیاز است تا سازمان‌ها اهداف میان مدت و کوتاه مدت خود را به تفکیک بخشهای مختلف به درستی تبیین کرده باشند و به لحاظ ساختاری دارای قابلیت‌های شکست کار بوده و در لایه‌های مختلف از دیسیپلین لازم برای تعریف کار و تحویل آن برخوردار باشند. شاید جان کلام در مورد دورکاری همین باشد و مابقی موارد چالش چندانی نخواهد داشت. برای رسیدن به یک چنین ساختاری فرهنگ سازمانی، زمان و تجربه زیادی لازم است و اگر سازمانی این شرایط را نداشته باشد کار بسیار سخت و نشدنی است.
بسیاری از ابزارها و تکنیک‌های سنتی برای کنترل و مدیریت کارها در مدل دورکاری کارایی چندانی ندارند. به عنوان مثال وقتی کنترل کارها بر اساس ساعت حضور افراد انجام شود؛ در مدل دورکاری، چالش اساسی خواهد داشت؛ چرا که کنترل ساعت کار دیگر به شکل قبل امکان‌پدیر نخواهد بود. عموماً سازمان‌هایی که فعالیت خود را به صورت متمرکز و فردگرا مدیریت می‌کنند و از توزیع مسئولیت مناسبی برخوردار نیستند در این حالت دچار مشکل اساسی خواهند شد.
به طور حتم برای دورکاری نیازمند زیرساخت سخت‌افزاری و نرم‌افزاری مناسب خواهد بود؛ ولی نکته اینجاست که اگر سازمانی به لحاظ ساختار مدیریت از سیستم مناسب برخوردار باشد؛ حتما بسیاری از این زیرساخت‌ها را بدون دورکاری فراهم نموده است و با تغییرات نه چندان زیاد خواهد توانست به زیرساخت مناسب دورکاری دست پیدا نماید.
البته نباید از نظر دور داشت که هرچه ابزارهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری سازمان و زیرساخت‌های فناوری اطلاعات در یک سازمان قدیمی‌تر و سنتی‌تر باشند نیازمند تغییرات بیشتری برای دورکاری خواهد بود.
هر چه سازمان‌ها در بخشهای مختلف خود به سمت متدلوژی‌های چابک (Agile) حرکت کرده باشند به لحاظ دورکاری شرایط مناسبتری خواهند داشت. ذکر این نکته ضروری است که متدولوژی‌های چابک منحصر به توسعه نرم‌افزار نیستند و در تمامی حوزه‌ها کاربرد دارند.
یکی دیگر از مهمترین چالش‌های دورکاری ابزارها و تکنیک‌های مانیتورینگ و کنترل است. قاعدتاً سازمان‌هایی که برای این منظور از KPIهای مناسب استفاده می‌کنند؛ در این زمینه از وضعیت مناسبتری برخوردار هستند. علی‌الخصوص زمانی که دستیابی به این KPI از طریق سیستم‌های نرم‌افزاری بوده و به صورت برخط و لحظه‌ای در دسترس هستند.
دورکاری چه هرینه‌هایی برای سازمان، در بر دارد؟
اگر پیش‌نیازهای سازمان برای دورکاری فراهم باشد؛ هزینه‌های دورکاری در حوزه تهیه ابزارهای سخت‌افزاری و نرم‌افزاری محدود خواهد شد. و طبیعتاً هر چه این زیرساخت‌ها در سازمان توسعه پیدا کرده باشند هزینه کمتری به آنها تحمیل خواهد شد. معمولاً سازمان‌هایی که از سیستم‌های نرم‌افزاری مناسبتری استفاده می‌نمایند؛ هزینه‌های کمتری خواهند داشت. به عنوان مثال سازمان‌هایی که از سیستم‌های اتوماسیون اداری و یا سیستم‌های مدیریت کار و پروژه به شکل عملیاتی استفاده می‌نمایند؛ وضعیت بهتری خواهند داشت و هزینه‌های آنها بیشتر برای ایجاد یک شبکه WAN سازمانی و تأمین امنیت سیستم‌ها خواهد بود که بسته به حجم سازمان‌ها و کیفیت مورد انتظار آنها، این هزینه‌ها متفاوت خواهد بود. ( پیشنهاد می‌کنم با محصول جدید ما، سیستم مدیریت کارها آشنا شوید. )
تقریباً دورکاری نیازمند هزینه مناسب برای بخش فناوری اطلاعات در سازمان‌هاست. البته توصیه می‌شود که قبل از این هزینه، سازمان ابتدا برنامه مناسبی برای فعالیت‌های دورکاری خود طراحی کرده باشد و حتما بایستی دورکاری را در یک چرخه بلوغ بررسی کرد و از اقدامات هیجانی و احساسی در این زمینه جلوگیری کرد. اگر برنامه مناسبی برای این منظور نداشته باشیم؛ میزان هزینه‌های جانبی که این کار به سازمان تحمیل می‌کند؛ بسیار زیاد خواهد بود.
اگر دورکاری به صورت درستی در سازمان انجام شود به مرور زمان باعث کاهش هزینه‌های ستادی و سربار سازمان خواهد شد.
آیا دورکاری تبعات منفی نیز دارد؟
طبیعتاً دورکاری مانند هر پدیده دیگری علاوه بر مزایا، معایب و تأثیرات نامطلوب نیز خواهد داشت که بایستی مدیریت شوند. تجربه به ما نشان داده است که افراط و زیاده‌روی در این مورد باعث تبعات منفی گسترده‌ای برای سازمان خواهد شد. نباید دورکاری را مسیری برای دستیابی به Freelancing دانست؛ بلکه خود یک مدل مستقل است.
یکی از تبعاتی که دورکاری ایجاد می‌کند حذف روابط مستقیم و چهره به چهره در سازمان‌هاست که به شدت بر روی روابط انسانی تأثیرگذار است و تبعات منفی دارد. برای مدیریت این کار بایستی علاوه بر این که از ابزارهای ارتباطی صوتی و تصویری بهره جست، برنامه‌ای منظم و دوره‌ای برای حضور فیزیکی افراد نیز داشت.
نتیجه‌گیری
در این نوشتار سعی کردم طبق تجربیات به دست آمده در فضای کسب و کارم در این حوزه، نشان دهم که دورکاری الگو و سبک زیست کاری بسیاری از شرکت‌ها خواهد شد و از این نظر بایستی آن را جدی گرفت و به آن به عنوان یک پدیده موقتی نگاه نکنیم. برای دستیابی به یک تجربه دورکاری موفق، بایستی زیرساخت‌های لازم را فراهم کرد که مهمترین آن فرهنگ سازمانی و نحوه و سبک مدیریت سازمان است. البته بایستی به تبعات منفی آن که یکی از آنها کاهش روابط چهره به چهره است، دقت نمود و برای آن راهکار مناسب اندیشیده شود. بسیار مهم است که از افراط و زیاده‌روی در این امر اجتناب شود که تبعات سنگینی خواهد داشت.
در پایان توصیه می‌کنم به دورکاری به عنوان یک راه حل صفر و یا صد نگاه نکنید. بلکه این مدل جدید باید چرخه بلوغ خود را در یک سازمان طی نماید. فناوری اطلاعات و ارتباطات همان طور که بسیاری از عرصه‌های مختلف زندگی مردم را تغییر خواهد داد؛ بر روی زیست کاری افراد نیز تاثیرات خود را خواهد گذاشت.
