نرم‌افزارهای بایگانی و آرشیو اسناد، سیستم‌ها یا فرآیندهای کامپیوتری‌ای هستند که برای ثبت، ذخیره و ردیابی اسناد الکترونیکی از آنها استفاده می‌شود. هدف اصلی این نرم‌افزارها این است که جایگزین روش‌های سنتی‌تر نگهداری از اسناد فیزیکی شوند تا علاوه‌بر اشغال فضای کمتر، بتوانند کارایی، دقت و سرعت رویه‌ها و فرآیندهای بایگانی را نیز افزایش دهند.
سیستم بایگانی اسناد، مانند هر سیستم دیگری، قرار است بر اساس مجموعه‌ای از عناصر و قانون‌ها عمل کند تا بتواند به یک هدف مشخص دست پیدا کند و این هدفِ مشخص چیزی نیست جز کمک به کارآمدترشدنِ فرآیندهای مرتبط با بایگانی؛ از ثبت و ذخیرۀ اسناد و مدارک تا نحوۀ دسترسی و چگونگی دسته‌بندی و استفاده از آنها.
به‌طور کلی و در وهلۀ اول اصلی‌ترین هدف بایگانی و آرشیوِ اسناد، این است که مانع ازبین‌رفتن داده‌ها بشود. پس طبیعی است که اولین چیزی که باید به آن فکر شود این باشد که راه‌هایی برای جلوگیری از خرابی یا ازبین‌رفتن داده‌ها پیدا کنیم و در این راستا باید به سوال زیر پاسخ بدهیم:
چگونه می‌توانیم مانعِ ازبین‌رفتن یا خراب‌شدن اسناد بایگانیشده بشویم؟
اگر قبل از دوران دیجیتال قرار بود به این سوال پاسخ بدهیم، احتمالاً باید بیشتر نگران تهدیدهای فیزیکی مثل سرقت، آتش‌سوزی، زلزله و امثال آن می‌بودیم؛ اما در جهان دیجیتالی‌شدۀ امروز، بیشتر باید نگران خرابی داده‌های دیجیتال و تهدیدهای امنیتیِ الکترونیک باشیم.
برای نگهداری از مدارک و اسناد دیجیتال و حفظ امنیت در این زمینه، کافی است که از دو چیز مراقبت کنیم: ۱- محل نگهداری داده‌ها(پایگاه داده) ۲-بسترهای ارتباطی
مراقبت از پایگاه داده را می‌توان با نگهداری صحیح از فایل‌ها، پشتیبان‌گیری‌های منظم و به‌روزرسانی سخت‌افزارها تأمین کرد.(البته پیچیدگی‌ها و روش‌های بسیار زیادی پیش روی ماست و به همین دلیل است که مراقبت از پایگاه داده، مخصوصاً در مقیاس سازمانی نیازمند کارگروه‌های تخصصی خواهد بود.)
از طریق این لینک می‌توانید خدمات برید سامانه نوین در حوزه پایگاه داده را مشاهده نمایید.
مراقبت از بسترهای ارتباطی نیز به‌این منظور صورت می‌گیرد که امکان دسترسی به پایگاه داده و آسیب‌پذیری داده‌ها کمتر شود؛ همچنین در مواردی که داده‌ها قرار است مورد استفادۀ نرم‌افزار یا سیستم دیگری قرار بگیرند، اینکه فایل‌ها دچار خرابی نشوند و اختلالی در پایگاه داده به‌وجود نیاید حائز اهمیت خواهد بود.
نرم‌افزار بایگانی خوب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟
- از داده‌ها و اسناد بایگانی شده محافظت کند.
حفاظت و مراقبت از داده‌های بایگانیشده ابعاد گسترده‌ای دارد که از حفاظت‌های فیزیکی تا راهکارهای نرمافزاری و حتی آموزش کاربران را شامل می‌شود؛ ولی آن قسمت از محافظت که به نرم‌افزار بایگانی مربوط است بیشتر شامل کنترل دسترسی‌ها می‌شود.
کنترل دسترسی‌ها علاوه‌بر طریقۀ دسترسی افراد به داده‌ها، شامل اینکه چه کسی اجازۀ دسترسی به چه داده‌هایی داشته باشد را نیز در بر می‌گیرد؛ بنابراین نرمافزاری مطلوب است که بتواند به موثرترین شکل ممکن، امکان حفاظت از داده‌ها را فراهم کند.
- قابلیت بهینه‌سازی داده‌ها را داشته باشد.
بهینه‌سازی داده‌ها به‌این منظور انجام می‌شود که داده‌ها کمترین حجم ممکن را اشغال کنند و بیشترین کارآمدی را داشته باشند؛ برای بهینه‌سازی، داده‌ها را باید در مجموعه‌ها و جداول قابل دستیابی دسته‌بندی کرد و همچنین باید از الگوریتمهایی استفاده کرد که منجر به تسهیل دسترسی و استفاده از داده‌ها می‌شوند.
معمولاً برای نرم‌افزارهای بایگانی از روش‌های تحلیلی برای حل مسائل استفاده می‌شود که فایدۀ اصلی آنها، تأمین بهترین جواب ممکن است و طبیعتاً نرمافزاری که بهینه‌سازی داده‌ها را با روش مناسبتری انجام دهد، نسبت به سایر نرم‌افزارها ارجحیت خواهد داشت.
- قابلیت اتوماتیک‌سازی فرایندها را به کاربر بدهد.
بخشی از نیاز ما به ماشین‌ها و فناوری‌های رایانه‌ای، این است که عملیات پرتکرار را به آنها واگذار کنیم؛ همانطور که برای مثال در ساخت اتومبیل‌ها، به اینجا رسیده‌ایم که تعویض دنده را که عملیاتی تکراری و دارای اصولی است، به خود اتومبیل بسپاریم، در نرم‌افزارها نیز، این بخش دارای اهمیت زیادی است.
هرچه نرمافزاری که برای بایگانی اسناد و اطلاعاتمان از آن استفاده می‌کنیم، برای اتوماتیک‌سازی فرآیندها قابلیت بیشتری به ما بدهد، نرم‌افزار مناسبتری محسوب می‌شود.
ضمن اینکه طبیعتاً باید بسیاری از روندها و فرآیندهایی که بدیهی محسوب می‌شوند نیز در قالب به‌روش‌هایی(Best Practices) در اختیار کاربران نرم‌افزار قرار گیرد.
- بتواند به‌صورت یکپارچه با سایر نرم‌افزارهای سازمانی مرتبط شود.
ارتباط یکپارچه با سایر نرم‌افزارهای سازمانی، برای هر نرمافزاری مزیت محسوب می‌شود و هرچه نرم‌افزار بایگانی مورد استفادۀ ما این قابلیت را داشته باشد که با متداول‌ترین نرم‌افزارهای مورد استفاده در سایر حوزه‌های مرتبط ارتباط بهتری برقرار کند، تبعاً نرم‌افزار مناسبتری خواهد بود.
هدف از یکپارچگی نرم‌افزارهای سازمانی این است که انتقال داده‌ها بین این نرم‌افزارها ساده‌تر شود و سازمان‌ها و کاربران آنها از شرّ تبدیل، انتقال و ترجمۀ دائمِ اطلاعات و اصول نرم‌افزارهای جزیره‌ای به یکدیگر خلاص شوند.
- دستیابی به اطلاعات در آن به سریع‌ترین شکل ممکن صورت گیرد .
یکی از اصلی‌ترین اهداف بهینه‌سازی داده‌ها این است که سرعت دستیابی به اطلاعات افزایش پیدا کند.
در نرم‌افزارهای بایگانی نیز از اساسی‌ترین و پرتکرارترین نیازها، نیاز به فراخوانی اطلاعات یا استفاده از آنها در موقعیت‌های متفاوت است. هرچه الگوریتمهایی که برای جستجو و دستیابی به فایل‌ها استفاده می‌شوند بالغ‌تر و کارآمدتر باشند، کاربر احساس بهتری از استفاده از نرم‌افزار بایگانی خواهد داشت و همزمان می‌تواند منجر به جلوگیری از بسیاری از خطاهای انسانی بشود.
به‌عبارتی می‌توان گفت، بهترین روش دسترسی به داده‌ها روشی است که از کوتاهترین مسیر ممکن بتواند کاربر را به اطلاعاتی که مدنظر یا مورد نیازش است برساند.
- امکان دسته‌بندی‌های متنوع و گزارش‌گیری‌های لازم را فراهم کند.
بهینه‌سازی اطلاعات و روش‌های دسترسی به داده‌ها فقط مختص به کدهای نرمافزاری نمی‌شود؛ برای استفادۀ بهینۀ کاربران از نرم‌افزارهای بایگانی و آرشیو اسناد لازم است که امکانات متعدد و خلاقانه‌ای از طریق نرم‌افزار در اختیار آنان قرار بگیرد تا بتوانند به‌سلیقۀ خودشان و براساس بسامد کارهایی که بر عهده‌شان است، داده‌ها را دسته‌بندی کنند و در صورت لزوم، گزارش‌هایی را نیز برای مدیریت بهتر عملیاتشان در اختیار داشته باشند.
- خطای کاربری را کاهش دهد.
کاهش خطای کاربری یک نیاز همیشگی است که همۀ نرم‌افزارها باید آن را پوشش دهند. نرم‌افزارهای بایگانی و آرشیو اسناد هم از این قاعده مستثنا نیستند و هرچه بیشتر بتوانند این نیاز را پوشش بدهند، کمک بیشتری به صاحبان مشاغل و کاربران نرم‌افزارها خواهند کرد.
این کاهش خطای کاربری می‌تواند از طریقه‌های متفاوتی صورت بگیرد که از جمله می‌توان به اتوماتیک‌شدن برخی فرآیندها، اعمال محدودیت در دسترسی‌ها و اعمال محدودیت در نحوۀ بارگذاری داده‌ها اشاره کرد.
- امکان نگهداری فایل‌ها با گسترۀ قابل قبولی از فرمت‌ها را داشته باشد.
هرچه یک نرم‌افزار بایگانی محدودیت کمتری به کسب‌وکارها و سازمان‌ها بدهد، امکان پاسخگویی آن به نیازهای سازمان بالاتر می‌رود؛ بسیاری از نرم‌افزارها به‌گونه‌ای برنامه‌نویسی شده‌اند که بارگذاری فایل‌ها با فرمت‌های خاصی در آنها ممکن است. از طرفی تعدد چشمگیر فرمت‌ها نیز به‌گونه‌ای است که یک نرم‌افزار نمی‌تواند امکان استفاده از تمامی فرمت‌ها را برآورده کند. در نتیجه نرمافزاری از این لحاظ مناسب است که بتواند از رایج‌ترین پسوندها و فرمت‌های فایل، پشتیبانی کند.
در نهایت اینکه از منظرهای مختلف نسبت به شاخص‌های اصلی و تعیین‌کننده در عملکرد نرم‌افزارهای بایگانی نگاه کنیم، می‌تواند به ما کمک کند که بهترین نرم‌افزار ممکن را برای بایگانی و آرشیو اسناد در سازمان یا کسب‌وکار خود استفاده کنیم.
