loading

۷ قابلیت سیستم‌های مالی و حسابداری برای افزایش قدرت تصمیم‌گیری

نویسنده: mohammad
شهریور ۲۱, ۱۴۰۲
18
مقدمه

استفاده از اطلاعات مالی دقیق، در زمانی مناسب، یک ضرورت برای تصمیم‌گیری آگاهانه است؛ در دنیای سریع و پرشتابی که در آن زندگی می‌کنیم، سیستم‌های نرم‌افزاری، نقشی اساسی در دسترسی سریع ما به این اطلاعات دارند و سازمان‌ها با استفاده از ابزارهای موجود در سیستم‌های حسابداری مالی، امکان مدیریت موثر امور مالی خود را خواهند […]

۷ قابلیت سیستم‌های مالی و حسابداری برای افزایش قدرت تصمیم‌گیری - برید

استفاده از اطلاعات مالی دقیق، در زمانی مناسب، یک ضرورت برای تصمیم‌گیری آگاهانه است؛ در دنیای سریع و پرشتابی که در آن زندگی می‌کنیم، سیستم‌های نرم‌افزاری، نقشی اساسی در دسترسی سریع ما به این اطلاعات دارند و سازمان‌ها با استفاده از ابزارهای موجود در سیستم‌های حسابداری مالی، امکان مدیریت موثر امور مالی خود را خواهند داشت. در این مقاله،۷ ویژگی کلیدی سیستم‌های حسابداری مالی را که می‌تواند منجر به تصمیم‌گیری صحیح و موثر شود، بررسی خواهیم کرد.

 

این ۷ ویژگی کلیدی در سیستم‌های مالی برای تصمیم‌گیری صحیح عبارتند از:

  • گزارش‌‌دهی همزمان(Real-time):

یکی از مهمترین ویژگی‌های یک سیستم حسابداری مالی، توانایی آن در ارائه گزارش‌های بلادرنگ و همزمان است. با ثبت و پردازش تراکنش‌های مالی در زمان واقعی و بدون فوت وقت، مدیران می‌توانند به اطلاعات به‌روز و موثقی در مورد سلامت مالی سازمان دسترسی داشته باشند؛ و این امکان آنها را قادر می‌سازد تا بر اساس داده‌های دقیق و مرتبط، تصمیمات به‌موقع و صحیحی بگیرند. گزارش‌دهی Real-time امکان شناسایی سریع روندهای مالی، خطرات بالقوه و فرصت‌ها را فراهم می‌کند و تصمیم‌گیرندگان را قادر می‌سازد تا به سوالات خود برای اتخاذ بهترین تصمیم، سریع و فعالانه پاسخ دهند.

گزارش‌دهی Real-time همچنین منجر به مدیریت بهتر جریان نقدینگی می‌شود، چرا که با مشاهدۀ فوری جریان‌های نقدی ورودی و خروجی، سازمان‌ها می‌توانند سرمایۀ در گردش خود را بهینه کنند، وجود نقدینگی کافی را تضمین کنند و تصمیمات آگاهانه در مورد سرمایه‌گذاری‌ها، وام‌ها یا تقسیم سودهای مالی اتخاذ کنند.

  • صورت‌های مالی جامع:

سیستم‌های حسابداری مالی صورت‌های مالی جامعی را تولید می‌کنند که شامل صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان نقدینگی هستند. جامع‌بودن این صورت‌های مالی یک دید کلی از عملکرد مالی سازمان ارائه می‌دهد و از طریق آن، مدیران می‌توانند میزان سودآوری، نقدینگی و ثبات مالی کلی را در سازمان ارزیابی کنند. با تجزیه و تحلیل این صورت‌های مالی، تصمیم‌گیرندگان سازمان می‌توانند روندها را شناسایی کرده، تأثیر تصمیمات خود را ارزیابی کنند و برای بهبود آنها در آینده، برنامه‌ریزی کنند. صورت‌های مالی جامع به‌عنوان پایه‌ای برای برنامه‌ریزی استراتژیک، بودجه‌بندی و پیش‌بینی عمل می‌کند و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا اهداف واقع‌بینانه‌ای  را تعیین کنند و به‌صورت مداوم،  میزان پیشرفت خود را اندازه بگیرند.

صورت‌های مالی مربوط به درآمد، نگاه خوبی در مورد میزان درآمد، ساختار هزینه و سودآوری در اختیار ذینفعان قرار می‌دهند؛ ترازنامه‌ها تصویری از میزان دارایی، بدهی‌ها و حقوق سهامداران سازمان به‌دست می‌دهند و صورت‌های جریان نقدی(نقدینگی)، گردش وجوه نقد را در داخل و خارج از سازمان دنبال می‌کند و توانایی استفاده مؤثر از این وجوه نقد را به افراد مربوطه نشان می‌دهند.

  • گزارش‌گیری و تجزیه و تحلیل اختصاصی:

سیستم‌های حسابداری مالی، قابلیت‌های گزارش‌دهی و تحلیل‌های اختصاصی و قابل تنظیم را به کاربران خود ارائه می‌دهند؛ این قابلیت، به مدیران اجازه می‌دهد تا گزارش‌ها را بر اساس نیازها و ترجیحات خاص خود تنظیم کنند و علاوه‌بر افزایش دقت، سرعت گزارش‌گیری را نیز تا حد بسیار زیادی بهبود می‌دهند.

قابل‌تنظیم بودن گزارش‌ها، به تصمیم گیرندگان این امکان را می دهد که بر روی اطلاعاتی که برایشان مهم است تمرکز کنند؛ با سفارشی‌سازی گزارش‌ها، مدیران می‌توانند بینش عمیق‌تری در زمینه‌های خاص کسب‌وکار به دست بیاورند، فرصت‌های صرفه‌جویی در هزینه را شناسایی کنند و منابع را به‌صورت بهینه تخصیص بدهند. همچنین سازمان‌ها می‌توانند نیازهای گزارش‌دهی ذینفعان مختلف خود مثل سرمایه‌گذاران، وام‌دهندگان یا نهادهای نظارتی را نیز برآورده کنند.

درواقع با تولید گزارش‌هایی که با استانداردها یا مقررات گزارش‌دهی خاص همسو باشد، سازمان‌ها می‌توانند از انطباق و ایجاد اعتماد میان خود و  ذینفعانشان اطمینان حاصل کنند.

  •  یکپارچگی با سایر سیستم‌ها:

سیستم‌های حسابداری خوب، معمولاً به‌طور یکپارچه با سایر سیستم‌های تجاری مانند ERP یا CRM  یکپارچه می‌شوند و دید جامع‌تری از عملکردهای سازمان ارائه می‌دهند. این یکپارچگی منجر به افزایش قدرت تجزیه و تحلیل تصمیم‌گیرندگان می‌شود و آنها را قادر می‌سازد تا داده‌های مالی را در ارتباط با سایر معیارهای مهم تجاری تجزیه و تحلیل کنند و درک عمیق‌تری از پیامدهای مالی فعالیت‌های عملیاتی مختلف به‌دست بیاورند. به‌عنوان مثال، یکپارچگی و ادغام سیستم‌های حسابداری مالی با داده‌های فروش می‌تواند بینشی در مورد سودآوری محصولات یا بخش‌های مختلف مشتریان ارائه دهد و به مدیران کمک کند تا بر اساس داده‌ها، تصمیماتی را برای به حداکثر رساندن درآمد و به حداقل رساندن هزینه‌ها اتخاذ کنند.

یکپارچگی با سایر سیستم‌ها همچنین فرآیندهای ورود داده‌ (Data Entry) را ساده می‌کند، خطاهای دستی را کاهش می‌دهد و کارایی کلی را بهبود می‌بخشد. با حذف فرآیند ورود داده‌های تکراری، و با همگام‌سازی خودکار داده‌ها، سازمان‌ها می‌توانند در زمان و منابع خود صرفه‌جویی کنند، هزینه‌ها را کاهش دهند و از صحت داده‌ها اطمینان بیشتری حاصل کنند.

  • حفظ امنیت داده‌های مالی:

حفظ امنیت داده‌های مالی بسیار مهم است؛ یک سیستم حسابداری مالی قوی، شامل اقدامات امنیتی قدرتمند برای محافظت از اطلاعات حساس در برابر دسترسی‌های غیرمجاز یا نقض حریم داده‌ها است. علاوه‌بر این، انطباق با مقررات و استانداردهای مالی جاری، بر عهدۀ این سیستم است و سازوکار آن به‌نحوی است که در این رابطه، آرامش خاطر را برای تصمیم‌گیرندگان و ذینفعان تضمین می‌کند؛ با اجرا و پیاده‌سازی اقدامات امنیتی قوی، سازمان‌ها می‌توانند از داده‌های مالی خود محافظت کنند، اعتماد ذینفعان خود را حفظ کنند و خطر تقلب مالی یا عدم انطباق با مقررات و قوانین را کاهش دهند.

اقدامات امنیتی قوی ممکن است شامل پروتکل‌های احراز هویت کاربر، رمزگذاری داده‌ها، پشتیبان‌گیری منظم از داده‌ها و کنترل‌های دسترسی باشد. و انطباق با قوانین و مقررات نیز شامل پایبندی به استانداردهای حسابداری و التزام به قانون می‌باشد.

  • مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری:

با رشد و تکامل سازمان‌ها، ممکن است نیازهای حسابداری مالی آنها نیز تغییر کند؛ یک سیستم حسابداری مالی در صورتی خوب است که  مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری بالایی داشته باشد تا بتواند خود را با نیازهای متغیر سازمان تطبیق دهد؛ این ویژگی چه در زمان ورود به بازاهای جدید و چه در زمان خرید شرکت‌های تابعه یا اتخاذ استانداردهای جدید در زمینۀ حسابداری، به کار سازمان‌ها می‌آید و سیستم‌ حسابداری باید بتواند خود را با تحولات سازمانی تطبیق بدهد و از این ویژگی بسیار مهم پشتیبانی کند. مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری تضمین می‌کند که تصمیم‌گیرندگان، همواره و بدون توجه به اندازه یا پیچیدگی سازمان، به اطلاعات مالی دقیق و مرتبط دسترسی داشته باشند.

سیستم‌های مقیاس‌پذیر می‌توانند حجم تراکنش‌های فزاینده را مدیریت کنند، کاربران بیشتری را در خود جای دهند و از عملیات چند ارزی یا چند شرکتی پشتیبانی کنند؛ همچنین می‌توانند به‌راحتی با تغییرات در قوانین حسابداری، الزامات گزارش‌دهی یا ساختارهای سازمانی نیز سازگار شوند.

  • تجزیه و تحلیل پیشرفته:

سیستم‌های حسابداری مالی مدرن اغلب دارای قابلیت‌های تحلیلی و پیش‌بینی پیشرفته هستند؛ این ویژگی‌ها تصمیم‌گیرندگان را قادر می‌سازد تا فراتر از گزارش‌دهی مالی سنتی، بتوانند بینش عمیق‌تری نسبت به روندها و سناریوهای آینده کسب کنند. با استفاده از داده‌های مالی تاریخی و به‌کارگیری مدل‌های آماری، سازمان‌ها می‌توانند درآمدها، هزینه‌ها و جریان‌های نقدی آتی را پیش‌بینی کنند و این قابلیت‌ها به افراد کلیدی سازمان کمک می‌کند تا بتوانند پیش‌بینی‌های مالی دقیق‌تری داشته باشند.

امکان تجزیه و تحلیل پیشرفته همچنین به تصمیم‌گیرندگان کمک می‌کند که  بتوانند سناریوهای مختلف کسب و کار را شبیه‌سازی کنند، تاثیر مالی هر سناریو را ارزیابی کنند و ریسک‌ها و پاداش‌های بالقوۀ مرتبط با هر سناریو را نیز ارزیابی کنند. این قابلیت به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند، برنامه‌های احتمالی را توسعه دهند و ریسک‌های بالقوه را به‌طور فعال مدیریت کنند.

علاوه‌بر این، تجزیه و تحلیل پیشرفته می‌تواند به شناسایی الگوها و روندها در داده‌های مالی کمک کند و سازمان‌ها را قادر کند تا ناهنجاری‌ها، تقلب‌ها یا زمینه‌های بالقوۀ بهبود را شناسایی کنند. با استفاده از مدل‌های پیش‌بینی‌کننده، تصمیم‌گیرندگان می‌توانند تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند، تخصیص منابع را بهینه کنند و عملکرد مالی کلی سازمان را بهبود ببخشند.

 

 

در نتیجه باید در نظر داشته باشیم که سیستم‌های حسابداری مالی همچنان و هرروزه، به تکامل خود ادامه می‌دهند و مجموعه‌ای از ویژگی‌ها را ارائه می‌دهند که تصمیم‌گیرندگان را برای اتخاذ تصمیم‌های مالی آگاهانه و استراتژیک توانمند می‌سازد. از دسترس‌پذیری تلفن همراه و همکاری از راه دور گرفته تا پیگیری حسابرسی و ردیابی انطباق! و همزمان با این که سازمان‌ها از این ویژگی‌های پیشرفته استقبال می‌کنند و به استفاده از قدرت سیستم‌های حسابداری مالی ادامه می‌دهند، می‌توانند فرآیندهای تصمیم‌گیری خود را نیز بهبود دهند و در چشم‌انداز کسب‌وکارهای پویای امروزی، به موفقیت‌های بلندمدت و پایدار دست بیابند.

دانلود