loading

یک سیستم گزارش‌ساز خوب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

نویسنده: mohammad
آذر ۶, ۱۴۰۲
6
مقدمه

سیستم گزارش‌ساز نوعی نرم‌افزار است که برای جمع‌آوری، سازمان‌دهی و ارائۀ داده‌ها به‌شیوه‌ای معنادار و مفید طراحی شده است؛ با استفاده از این نرم‌افزار کاربران می‌توانند دست به تهیۀ گزارش‌هایی بزنند که اطلاعاتی را در مورد شاخص‌های عملکردی (KPI) و روندها ارائه می‌دهد و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه بگیرند. در ادامۀ این […]

یک سیستم گزارش‌ساز خوب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟ - برید

سیستم گزارش‌ساز نوعی نرم‌افزار است که برای جمع‌آوری، سازمان‌دهی و ارائۀ داده‌ها به‌شیوه‌ای معنادار و مفید طراحی شده است؛ با استفاده از این نرم‌افزار کاربران می‌توانند دست به تهیۀ گزارش‌هایی بزنند که اطلاعاتی را در مورد شاخص‌های عملکردی (KPI) و روندها ارائه می‌دهد و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه بگیرند. در ادامۀ این مقاله، ویژگی‌هایی را که یک سیستم (نرم‌افزار) گزارش‌ساز خوب باید داشته باشد، مرور خواهیم کرد.

 

نرم‌افزارهای گزارش‌ساز معمولاً می‌توانند در حوزه‌هایی مانند تجسم داده‌ها، تنظیم گزار‌ش‌ها، تولید خودکار گزارش و در اختیارقراردادن ابزارهایی برای همکاری، به سازمان‌ها کمک کنند و از آن‌دسته نرم‌افزارهایی هستند که در انواع صنایع و زمینه‌های کاربردی، از جمله امور مالی، فروش، بازاریابی و بسیاری دیگر از حوزه‌ها، مورد استفاده قرار می‌گیرند. سیستم گزارش‌ساز ممکن است به‌صورت مستقل و  در قالب برنامه‌های نرم‌افزاری مجزا مورد استفاده قرار بگیرند و گاهی اوقات نیز ممکن است به‌صورت بخشی از سایر سیستم‌ها مثل سیستم ارتباط با مشتری(CRM) یا سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) به نیازهای سازمان‌ها در حوزۀ گزارش‌گیری پاسخ بدهند.

در واقع یک سیستم گزارش‌سازخوب جزئی ضروری از هر نوع نرم‌افزار سازمانی است و ۱۰ ویژگی اساسی در رابطه با سیستم‌های گزارش‌ساز وجود دراد که آنها را به یک سیستم گزارش‌ساز خوب بدل می‌کند:

۱-سفارشی‌سازی گزارش‌ها:

قابلیت سفارشی‌سازی گزارش‌ها یکی از ویژگی‌های ضروری یک سیستم گزارش‌ساز است؛ کاربران باید بتوانند فیلدهای منتخب را در گزارش‌های خود بگنجانند، داده‌ها را فیلتر و مرتب کنند و فرمت گزارش را بر اساس نیازشان انتخاب کنند.

به‌عنوان مثال، زمانی که یک تیم بازاریابی ممکن است نیاز به تهیۀ گزارشی در مورد موفقیت آخرین کمپین تبلیغاتی خود داشته باشد، یک سیستم گزارش‌ساز با قابلیت سفارشی‌سازی به آن‌ها این امکان را می‌دهد که معیارهایی مانند نرخ کلیک، نرخ تبدیل و هزینه به‌ازای هر کلیک را در گزارش خود لحاظ کنند.

 

۲-به‌روزبودن داده‌ها:

سیستم گزارش‌سازی که داده‌های به‌روز را ارائه می‌کند برای تصمیم‌گیری سریع و آگاهانه می‌تواند بسیار کمک‌کننده باشد. اگر داده‌ها به‌طور مداوم به‌روزرسانی ‌شوند، کاربران می‌توانند جدیدترین داده‌ها را در هر زمان مشاهده کنند و طبیعتاً ارزش گزارش‌هایی که بر اساس داده‌های به‌روزرسانی‌شده ارائه شود بسیار بالاتر از گزارش‌هایی خواهد بود که با تفاوت زمانی نسبت به وضع کنونی تنظیم شده باشند.

به‌عنوان مثال، یک مدیر فروش ممکن است نیاز داشته باشد گزارشی از عملکرد فروش تیم خود برای ماه جاری تهیه کند.در این حالت اگر گزارش با داده‌های به‌روز تهیه شده باشد، مدیر فروش می تواند به‌سرعت داده‌های فروش را مشاهده کرده و استراتژی فروش خود را بر اساس این داده‌های جدید تنظیم کند.

 

۳-سهولت استفاده:

هرچه ساده‌تر بتوان از  سیستم گزارش‌ساز استفاده کرد و هرچه استفاده از این سیستم تجربۀ بهتری برای کاربران به‌ارمغان بیاورد، ارزش آن بیشتر خواهد بود.

برای مثال، یک مدیر منابع انسانی ممکن است نیاز به تهیۀ گزارشی در مورد رتبه‌بندی عملکرد کارکنان داشته باشد و با فیلدهای بسیار متعدد و سردرگم‌کننده‌ای سر و کار داشته باشد. یک سیستم گزارش‌ساز UserFirendly وضعیت را برای این مدیر بسیار راحت‌تر خواهد کرد و او می‌تواند به‌راحتی فیلدهای مناسب را انتخاب کرده و گزارش را با حداقل تلاش تولید کند.

 

۴-امنیت:

حفظ امنیت یک سیستم گزارش‌ساز، بسیار ضروری است؛ چرا که بعضی از گزارش‌ها، اهمیت بسیار زیادی دارند و شامل داده‌های حساس هستند. نحوۀ احراز هویت کاربران و اختصاص دسترسی‌ها باید با دقت بسیار بالایی انجام شود و علاوه‌بر امنیت‌های زیرساختی و ایمنی مربوط به شبکه، امنیت خود سیستم گزارش‌ساز نیز بسیار حائز اهمیت است.

برای مثال، ممکن است یک مدیر مالی نیاز به تهیۀ گزارشی در مورد عملکرد مالی سازمان داشته باشد و اینجا داده‌های بسیار حساسی مانند حقوق و دستمزدهای اعضای سازمان ردوبدل خواهد شد. پس خیلی اهمیت دارد که یک سیستم گزارش‌ساز همواره ویژگی‌های امنیتی قوی و قابل‌اتکایی داشته باشد و از این طریق تضمین کند که فقط کاربران مجاز به داده‌ها دسترسی خواهند داشت.

 

۵-امکان یکپارچه‌شدن:

یک سیستم گزارش‌ساز باید بتواند با سایر سیستم‌های نر‌م‌افزاری سازمانی مانند سیستم‌های اتوماسیون، مالی، CRM و ERP یکپارچه شود. این یکپارچگی به کاربران امکان می‌دهد تا گزارش‌هایی تولید کنند که داده‌ها را از چندین منبع استخراج می‌کند.

برای مثال، یک تیم فروش ممکن است بخواهد گزارشی تولید کند که داده‌های سیستم CRM و نرم‌افزار مالی خود را ترکیب کند و درک بهتری از عملکرد فروش خود به دست آورد؛ و تا زمانی که امکان یکپارچه‌شدن برای سیستم گزارش‌ساز وجود نداشته باشد چنین کاری غیرممکن است.

 

۶-دسترسی‌پذیری:

یک سیستم گزارش‌ساز که از هر مکان، در هر زمان و با استفاده از هر دستگاهی در دسترس باشد، ایده‌آل است؛ این دسترسی‌پذیری به کاربران اجازه می‌دهد که بدون توجه به مکان یا دستگاه خود، به گزارش‌ها و داده‌ها در صورت نیاز دسترسی داشته باشند.

مثلاً یک مدیر عامل ممکن است در مسیر یک جلسه و در اتومبیل، نیاز به مشاهدۀ گزارش عملکرد مالی سازمان در حین حرکت داشته باشد. یک سیستم گزارش‌ساز در دسترس، به او این امکان را خواهد داد که از طریق گوشی موبایل خود  به گزارش‌های مدنظرش دسترسی داشته باشد.

 

۷-تنوع در تجسم داده‌ها:

سیستم گزارش‌سازی که ویژگی‌های تجسم داده مانند نمودارها، بردارها و نقشه‌های حرارتی را فراهم کند برای درک داده های پیچیده و شناسایی روندها می‌تواند بسیار کارآمد باشد. ویژگی‌های تجسم داده‌ها درک داده‌های پیچیده را برای کاربران آسان‌تر می‌کند و چشم‌اندازهای بهتری به آنها می‌دهد.

به‌عنوان مثال، یک تیم بازاریابی ممکن است گزارشی از ترافیک وبسایت خود ایجاد کند. ویژگی‌های تجسم داده‌ها به‌آن‌ها این امکان را می‌دهد که سریعاً شناسایی کنند که کدام صفحات محبوب‌ترین صفحات وبسایتشان هستند و کاربران کدام صفحات را به چه علتی زودتر ترک می‌کنند.

 

۸-تنظیم گزارش‌های خودکار:

گزارش‌های خودکار گزارش‌های از پیش برنامه‌ریزی‌شده‌ای هستند که به‌طور خودکار در فواصل زمانی معین تولید می‌شوند. داشتن این ویژگی باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطا از سوی کاربرانی می‌شود که به‌‌طور منظم نیاز به تولید گزارش دارند.

به‌عنوان مثال، یک مدیر فروش ممکن است نیاز داشته باشد که گزارش‌های فروش هفتگی را برای تیم خود تهیه کند و با استفاده از این قابلیت می‌تواند گزارش مدنظرش را برنامه‌ریزی کنند تا هر شنبه صبح برای او و تیم فروش ایمیل شود.

 

۹-ایجاد بستر مناسب برای همکاری:

یک سیستم گزارش‌ساز که امکان همکاری بین اعضای تیم را فراهم می‌کند برای سازمان‌هایی مهم است که در آن افراد متعددی برای تولید و تجزیه و تحلیل گزارش‌ها باید با هم کار کنند. ویژگی‌های مرتبط با همکاری مانند نظر دادن، اشتراک‌گذاری و ویرایش همزمان به تیم‌ها و افراد اجازه می‌دهد تا به‌طور مؤثرتری با هم کار کنند. به‌عنوان مثال، یک تیم بازاریابی ممکن است نیاز به تهیۀ گزارشی در مورد موفقیت یک کمپین شبکه‌های اجتماعی داشته باشد. در این حالت بستر مناسب همکاری به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا نقطه‌نظرات و تجزیه و تحلیل‌های خود را بدون فوت وقت و در کوتاه‌ترین زمان ممکن با یکدیگر به‌اشتراک بگذارند و آنها را قادر می‌سازد تا تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند.

 

۱۰-داشبوردهای قابل تنظیم:

داشبوردهای قابل تنظیم به کاربران این امکان را می‌دهد که داده‌های مرتبط را که بیشتر به کارشان می‌آید در یک صفحه مشاهده کنند. کاربران می‌توانند داشبورد خود را با فیلدهای داده، جداول و نمودارهایی که برایشان مهم است سفارشی‌سازی کنند.

به‌عنوان مثال، یک مدیر عامل ممکن است بخواهد داشبوردی را مشاهده کند که عملکرد مالی سازمان، ارقام فروش و امتیازات رضایت مشتری را در یک مکان واحد نشان بدهد و از طریق داشبوردهای قابل تنظیم این کار برای او ممکن خواهد بود.

 

مزایای استفاده از نرم‌افزار گزارش‌ساز:

– کمک به بهبود تصمیم‌گیری: نرم‌افزار گزارش‌ساز سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا گزارش‌های دقیق و به‌روزی تولید کنند که می‌تواند برای تصمیم‌گیری آگاهانه استفاده شود. گزارش‌ها می‌توانند نگرش‌هایی دربارۀ شاخص‌های عملکرد کلیدی (KPI) و روندها ارائه دهند و به سازمان‌ها کمک می‌کند تا زمینه‌های بهبود را شناسایی کرده و تصمیم‌های خود را مبتنی بر داده‌های واقعی اتخاذ کنند.

– افزایش کارایی: نرم‌افزار گزارش‌سازمی تواند با خودکارسازی فرآیند تولید گزارش، در زمان و انرژی مصرفی کاربران صرفه‌جویی کند. گزارش‌های خودکار را می‌توان برنامه‌ریزی کرد تا در فواصل زمانی منظم اجرا شوند و نیاز به تولید گزارش دستی را از بین ببرند.

– سفارشی‌سازی: نرم‌افزار گزارش‌سازبه کاربران این امکان را می دهد که گزارش‌ها  را بر اساس نیازهای خاص خود سفارشی کنند. کاربران می‌توانند فیلدهای داده را انتخاب کنند، داده‌ها را فیلتر و مرتب کنند و فرمت گزارشی را انتخاب کنند که به بهترین وجه با نیازهای آنها مطابقت داشته باشد.

– دسترس‌پذیری: نرم‌افزار گزارش‌ساز را می‌توان از هر مکان، در هر زمان و با استفاده از هر دستگاهی در دسترس قرار داد. این دسترس‌پذیری به کاربران امکان می‌دهد بدون توجه به مکان یا دستگاه خود، به گزارش‌ها و داده‌ها در صورت نیاز دسترسی داشته باشند.

– تجسم داده‌ها: نرم‌افزار گزارش‌سازویژگی‌های تجسم داده‌ها مانند جداول، نمودارها و نقشه‌های حرارتی را فراهم می‌کند. این ویژگی‌ها درک داده‌های پیچیده را برای کاربران آسان‌تر می‌کند و آنها می‌توانند از طریق این گزارش‌ها و نوع تجسمشان، نگرش‌های مفیدی در رابطه با حوزۀ فعالیت خود به‌دست بیاورند.

معایب احتمالی استفاده از نرم‌افزار گزارش‌ساز:

– قیمت بالا: نرم‌افزار گزارش‌ساز می‌تواند گران باشد؛ به‌ویژه برای سازمان‌هایی با بودجۀ محدود. هزینه‌های مجوز، سخت‌افزار و تعمیر و نگهداری می‌تواند در طول زمان افزایش یابد و نرم‌افزار گزارش‌ساز را برای برخی سازمان‌ها گران‌تر کند.

– پیچیدگی: نرم‌افزار گزارش‌ساز می‌تواند پیچیده باشد و برای استفادۀ مؤثر به آموزش نسبتاً گسترده‌ای نیاز دارد. کاربران ممکن است نیاز به یادگیری نحوۀ استفاده از نرم‌افزار جدید و کسب تجربه در استفاده از  رابط‌های کاربری ناآشنا داشته باشند و این امر به‌خودی خود می‌تواند زمان‌بر و خسته‌کننده باشد.

– کیفیت داده‌ها: نرم‌افزار گزارش‌ساز بر فرض صحت و کامل بودن داده‌هایی که بر اساس آن استوار است، متکی است. اگر داده‌ها نادرست یا ناقص باشند، گزارش‌های تولیدشده توسط نرم‌افزار ممکن است غیرقابل اعتماد و گمراه‌کننده باشند.

-چالش‌های امنیتی: اگر نرم‌افزار گزارش‌سازبه درستی ایمن‌سازی نشده باشد، ممکن است خطرات امنیتی ایجاد کند. دسترسی غیرمجاز به گزارش‌ها  و داده‌ها می‌تواند منجر به نقض حریم داده‌ها شود و تبعات جبران‌ناپذیری برای سازمان به‌وجود بیاورد.

-چالش یکپارچه‌سازی: نرم‌افزار گزارش‌ساز ممکن است به‌طور یکپارچه با سایر سیستم‌های نرم‌افزاری مانند سیستم‌های CRM و ERP ادغام نشود. این امر می‌تواند تهیۀ گزارش‌های چندوجهی را با چالش‌های جدی و غیرقابل رفعی مواجه کند.

دانلود