همواره یکی از موارد موردتوجه شرکت‌ها اطلاع از نحوه حضور کارمندان و نحوه تردد آنها در محل فعالیت و محل کار کارکنان بوده است؛ به‌نحوی که در طول سال‌های گذشته روش‌ها و شیوه‌های گوناگونی برای ثبت و نگهداری میزان فعالیت کارکنان در محل کار ایجاد شده است.
پس از گذشت سال‌ها و پیشرفت تکنولوژی، نرم‌افزارهای حضور و غیاب راه حل مناسبی را برای این امر ایجاد کرده‌اند و مورد استقبال شرکت‌ها و سازمان‌ها قرار گرفته‌اند.
نرم‌افزار حضوروغیاب چیست؟
کارکنان در طول روز و در زمان‌هایی که بخشی از روز کاری آنها محسوب می‌شود و حتی بعضاً در روزهای غیرکاری و تعطیل در حال ورود به محل کار و خروج از آن هستند و ممکن است در این میان به‌واسطه اتفاقات مختلف، برخی با تأخیر وارد سازمان شوند و برخی دیگر زودتر از اتمام زمان کاری از سازمان خارج شوند.
علاوه‌بر اینها برخی از کارمندان با هماهنگی سازمان و مدیر خود ممکن است در طول هفته، یک یا چند روز را در مرخصی به‌سر ببرند یا برای انجام کارهای محوله، برخی از روزها را به مأموریت‌های روزانه یا ساعتی بروند.
نرم افزارهای حضور و غیاب با استفاده از قوانین و تنظیمات مورد نیاز سازمان‌ها و کارفرمایان و همچنین با برقراری ارتباط با دستگاه‌های حضوروغیاب، می توانند تمامی این موارد را محاسبه و آنها را ثبت و ضبط کنند.
درواقع، نرم‌افزار حضور و غیاب یک ابزار دقیق برای مدیریت و کنترل تردد کارکنان است و استفاده از این نرم‌افزار می‌تواند باعث صرفه‌‌جویی در هزینه‌ها و پیشگیری از اتلاف زمان در سازمان بشود.
مزایای استفاده از نرم افزار حضور و غیاب
۱. سهولت و دقت در نحوه محاسبه میزان فعالیت کارکنان نسبت به روش‌های سنتی و قدیمی
در گذشته که عملیات حضوروغیاب به‌صورت دستی انجام می‌شد، زمان ورود و خروج هر کارمند در جدول زمانی ثبت می‌شد؛ این نوع از ثبت خروج و ورود علاوه‌بر اینکه کار بسیار پرزحمتی بود، جمع‌آوری و محاسبه مجموع ترددها را هم به فرآیندی سخت و زمان‌بر بدل می‌کرد.
همچنین استفاده از کاغذ و قلم به‌صورت ماهانه هزینه‌های اضافه‌ای را به سازمان‌ها تحمیل می‌کرد و طبیعتاً باعث قطع درخت‌های بیشتر و هدررفت منابع می‌شد.
دقت عملیات دستی هم به‌دلیل امکان اشتباهات انسانی، بسیار کمتر از دقت نرم‌افزارها بود و نداشتنِ تمام این ویژگی‌های روش‌های سنتی، برای نرم‌افزارها یک مزیت اساسی محسوب می‌شود.
۲. تعریف قوانین منعطف جهت محاسبه مولفه هایی همچون کسر کار ، غیبت، مرخصی و ماموریت
تمامی کسب‌وکارها و سازمان‌ها، شرایط کاری منحصربه‌فردی دارند و کمتر پیش می‌آید که قوانین و روش‌های محاسبه مولفه‌هایی مثل کسر کار، غیبت، مرخصی و مأموریت در دو سازمان یا مجموعه، مشابه هم باشد. نرم‌افزار حضوروغیاب به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بتوانند با انعطافی که مدنظرشان است، این مؤلفه‌ها را ثبت و نگهداری کنند و به روشی که برایشان مناسب‌تر است، محاسبات خود را صورتبندی و اجرا کنند.
۳. امکان دسترسی کارکنان و مدیران به اطلاعات در هر زمان و مکان
معمولاً نرم‌افزارهای جدیدتر و مناسب‌تر، آنهایی هستند که در بستر وب کار می‌کنند و با در نظر گرفتن دسترسی‌ها و ملاحظات امنیتی، کارکنان و مدیران می‌توانند در هرزمان و هرمکانی با اتصال به این نرم‌افزارها، به اطلاعات ترددی خود دسترسی داشته باشند.
۴. انعطاف در مدیریت درخواست‌ها و اصلاح موارد نادرست
کارکنان برای انتقال و اعلام درخواست‌های خود به مدیران با چالش‌های اجرایی مواجه هستند و همچنین امکان اشتباه یا فراموشی در ثبت ترددها وجود دارد؛ نرم‌افزار حضوروغیاب می‌تواند علاوه‌بر ساده‌سازی فرآیندهایی از قبیل ثبت مرخصی، مأموریت و…، زمینه را برای اصلاح ساده‌تر و سریع‌تر مواردی که به‌اشتباه ثبت شده‌اند مهیا کند.
۵. ارائه گزارش‌های دقیق که منجر به تسهیل تصمیم‌گیری‌های مدیریتی می‌شود
یکی دیگر از مزیت‌هایی که نرم‌افزارها در مقایسه با عملیات‌های دستی دارند، امکان تهیه گزارش‌های متعدد و متنوع در آنهاست. گزارش‌هایی که می‌تواند در تصمیم‌گیری‌ها تا حد زیادی به مدیران یک سازمان یا تصمیم‌گیرنده‌های هر کسب‌وکار کمک کند.
۶. قابلیت انتقال اطلاعات به نرم‌افزارهایی مانند حقوق و دستمزد
بر اساس قوانین تعریف‌شده و مشخص‌شده در قانون کار، تعطیلات، مأموریت‌ها و سایر عناوین اینچنینی، در نرم‌افزار حضوروغیاب ثبت می‌شوند و در قالب فایل‌های یکپارچه یا خروجی‌های استانداردشده‌ای، این اطلاعات برای استفاده در سایر نرم‌افزارها یا ارائه به نهادهای نظارتی، آماده می‌شوند.
ویژگی های نرم افزار حضور و غیاب خوب چیست؟
- امکان ارتباط با دستگاه‌های حضور و غیاب مختلف بدون محدودیت
- ثبت ورود و خروج کارکنان و نمایش جزییات به دقیق‌ترین شکل ممکن
- امکان ثبت درخواست‌های تردد (فراموشی کارت)، مرخصی ،مأموریت‌های شخصی-گروهی و امکان جابجایی روزهای کاری
- امکان نگهداری و ذخیره مرخصی‌های استحقاقی کارکنان و مشخص‌کردن نحوه واریز مرخصی سال جاری افراد
- امکان تعریف گردش‌کارهای مختلف برای درخواست‌های تردد، مرخصی و مأموریت بر حسب واحدهای سازمانی
- تعریف انواع مرخصی بدون محدودیت
- تعریف انواع مأموریت روزانه و ساعتی برون‌شهری-درون‌شهری
- دسترسی به مدیران جهت مشاهده کارکرد افراد و نحوه ورود و خروج آنها
- ارائه خروجی‌های مختلف و امکان تهیه گزارش‌های مد نظر سازمان‌ها
در انتها باید گفت یک نرم‌افزار حضور و غیاب که دارای ویژگی های ذکرشده باشد، با استقرار در سازمان‌ها نه‌تنها باعث افزایش بازدهی کاری افراد و بهبود فرآیندهای مربوط به نحوه فعالیت آنها می‌شود، بلکه در ادامه نیز با ارائه گزارشات تحلیلی و مدیریتی می‌تواند چشم‌انداز سازمان را در خصوص نحوه تخصیص منابع مالی و انسانی در سطوح مختلف سازمانی مشخص کند. به‌نحوی که موجب افزایش درآمدها و کاهش هزینه‌های نیروی انسانی سازمان شود و از هدررفت فعالیت نیروی انسانی جلوگیری کند.
نکته مهم:
به غیر از ویژگی‌های فنی و قابلیت‌های اساسی یک نرم‌افزار حضور و غیاب، مهمترین عنصر برای پیاده‌سازی مطلوب این نرم افزار – و یا هر نرم‌افزار حوزه منابع انسانی – همراهی شرکت ارائه دهنده آن سیستم با مشتری است. با همکاری و همدلی کامل در طول دوره استقرار و راه‌اندازی سیستم میان شرکت ارائه‌دهنده نرم افزار، مدیران سازمان مشتری، واحد منابع انسانی و تمامی پرسنل آن شرکت است که می‌توان یک نرم افزار خوب را به نقطه مطلوب مشتری رساند.
