در دنیای امروز، کارآفرینان و صاحبان مشاغل دائماً در حال یافتن یا ساختن مسیرهای جدید برای پیشرفت هستند؛ پیشرفتی که معنای آن، افزایش موفقیت در حوزۀ کسب‌وکار است و این میل به موفقیت، منجر به گسترده‌تر شدنِ فعالیت‌های مربوط به یادگیری و رشد فردی و سازمانی می‌شود.
برخی حوزه‌های تجارت از قبیل فعالیت‌های تولیدی و خدماتی، هم در دولت و هم در بخش خصوصی حائز اهمیت‌اند؛ با توجه به گستردگی فعالیت در این حوزه‌ها، نگهداری از اطلاعات مربوط به تعداد، مقدار، ارزش ریالی، ارزش ارزی، گردش مواد اولیه، کالاهای خریداری شده، کالاهای پیش‌ساخته و … نیز بسیار مهم و ضروری است.
کارآفرینان، صاحبان مشاغل، مدیران و سهامداران، امروزه مطالبات بیشتر و منطقی‌تری نسبت به شفافیت مالی و جزییات اطلاعات مندرج در صورت‌های مالی سازمان‌ها و مجموعه‌ها دارند؛ میزان و ارزش موجودی‌های مواد، کالا و ملزومات در هر سازمان یا شرکت، از جمله اطلاعات ارزشمندی است که باید به‌صورت دقیق، صحیح و طبقه‌بندی شده در گزارش‌های درون و برون‌سازمانی به آنها اشاره شود؛ چرا که ممکن است با توجه به فعالیت اصلی واحد تجاری، این دسته از دارایی‌های جاری، بخش زیادی از مجموع دارایی‌های هر مجموعه را شامل شود.
برای اینکه بتوانیم بیشتر با فرآیندهای این حوزه آشنا شویم، نیازمند دستیابی به شناختی شفاف‌تر از برخی مفاهیم هستیم:
انبار:
انبار یک واحد کنترل موجودی است؛ واحدی که می‌تواند مجازی یا فیزیکی باشد. کالای نیمه‌ساخته، محصول ساخته‌شده یا فرآورده‌های شیمیایی، صنعتی و بازرگانی از جمله اقلامی هستند که در انبارها نگهداری می‌شوند. انبارها در صنعت برای نگهداری مواد اولیه، کالای نیمه‌ساخته، محصولات تولیدی، قطعات یدکی دستگاه‌ها و ماشین‌آلات و اقلام اسقاط‌شده و در تجارت، به‌منظور نگهداری اقلام کالاهای خریداری‌شده برای مصرف یا فروش استفاده می‌شوند.
انبارداری:
انبارداری عبارتست از مدیریت سه فعالیتِ دریافت، نگهداری و تحویل؛ در فرآیند انبارداری از اجناس یا کالاها طبق نظم و اصولی که متضمن سلامتشان باشد نگهداری می‌شود و هدف این است که حداکثر سهولت در تحویل‌دادن و تحویل‌گرفتن اجناس و کالاها به‌وجود بیاید.
برخی از انواع انبارها:
- انبار کالاهای معمولی
- انبار مواد قابل انفجار
- انبار کالاهای فاسدشونده
- انبار مواد فله‌ای
- انبار مواد شیمیایی
برخی از انواع موجودی‌های انبار:
- مواد خام یا اولیه
- مواد و لوازم مصرفی
- قطعات یدکی ماشین‌آلات
- کالای در جریان ساخت (نیمه‌ساخته)
- کالای ساخته‌شده
- اجناس خریداری‌شده جهت فروش
- ابزار آلات
- اجناس اسقاطی و غیره
بهای تمام‌شده:
بهای تمام‌شدۀ موجودی‌ها می‌تواند شامل مخارج، مخارج تبدیل و سایر مخارج باشد.
انواع سیستم‌های ثبت برای موجودی‌های انبار:
ثبت ادواری
در سیستم ادواری، مقادیر موجودی با شمارش فیزیکی در یک تاریخ مشخص، تعیین می‌شود و سپس با توجه به نتایج شمارش فیزیکی، قیمت‌گذاری بر مبنای یکی از روش‌های ارزشیابی انجام می‌گردد.
ثبت دائمی
در این سیستم، سوابق و مدارک موجودی‌ها به تفصیل نگهداری شده و هر یک از اقلام خرید یا فروش معاملات مرتبط به آن به محض وقوع در حساب موجودی ها منعکس می گردد.
انواع روش‌های نگهداری و محاسبۀ بهای تمام‌شده برای موجودی‌های انبار:
۱-اولین صادره از اولین وارده (فایفو):
در این روش اولین کالای تحصیل‌شده ابتدا صادر می‌شود و آخرین اقلام وارده، موجودی پایان دوره را تشکیل می‌دهد.
مزایا: موجودی پایان دوره به قیمت‌های بازار نزدیک است.
معایب: در دوران تورم استفاده از این روش منجر به شناسایی بیشتر سود می‌شود.
۲-اولین صادره از آخرین وارده (لایفو):
در این روش کالای خارج‌شده از انبار از محل آخرین خریدها بوده و در نتیجه موجودی کالای پایان سال بر حسب اولین اقلام وارده محاسبه می‌شود.
مزایا: با توجه به‌اینکه بهای تمام‌شدۀ کالای فروش‌رفته بر اساس آخرین خریدها محاسبه می‌شود، اندازه‌گیری سود در این روش دقیق‌تر می‌باشد.
معایب: در دوران کاهش قیمت‌ها منجر به شناسایی سود بیشتر و پرداخت مالیات بیشتر می‌گردد.
۳-میانگین موزون:
در این روش میانگین موجودی کالا از تقسیم مجموع بهای تمام‌شدۀ کالای آماده برای فروش بر تعداد آن محاسبه می‌شود.
مزایا: روش کاربردی و کم‌هزینه، به حداقل رساندن اثرات غیرعادی قیمت‌ها.
معایب: هیچکدام از اقلام موجودی کالا و بهای تمام‌شدۀ کالای فروش‌رفته به قیمت بازار نزدیک نیست.
۴-شناسایی ویژه:
این روش در مواردی کاربرد دارد که بتوان گردش هر یک از اقلام موجودی را از زمان خرید تا لحظۀ فروش پیگیری کرد.
مزایا: ساده‌ترین روش ارزیابی موجودی‌ها.
معایب: وقت‌گیرترین روش ارزیابی موجودی‌ها.
برخی فرآیندهای مدیریت انبار که در هر سازمان یا شرکتی باید مورد توجه ویژه قرار بگیرند:
- تفکیک کالاهای مصرفی، غیرمصرفی و در حکم مصرف
- تکمیل شناسنامۀ کالاها
- تفکیک صحیح و منطقی واحدهای سنجش فرعی و اصلی
- درخواست‌های کالا از انبار
- ثبت انواع رسید انبار به تفکیک مانند: رسیدهای خرید، هدایا، امانی، مرجوعی و…
- ثبت انواع حوالۀ انبار به‌تفکیک مانند: حواله‌های مصرفی، اموالی، اهدایی، اصلاحی و…
- نرخ‌گذاری رسیدها و حواله‌ها
- ایجاد تنظیماتی مانند حداقل موجودی، حداکثر موجودی، نقطۀ بحرانی، نقطه و مقدار سفارش روی کالاها
- صدور درخواست‌های خرید، تأمین نیاز متقاضی و تأمین موجودی
- انبارگردانی و انتقال مانده‌موجودی‌ها به سال بعد
