در فضای کسب‌وکارهای سازمانی و ابزارهای نرم‌افزاری مرتبط با این حوزه، سه عبارت رایج وجود دارد که به‌نظر می‌رسد کسب اطلاعات بیشتر از آنها و اینکه هرکدام به چه معنا هستند، می‌تواند مفید و کمک‌کننده باشد. سه عبارت BPM، BPMS و BPMN.
در این مقاله قرار است که یک نگاه مختصر به هرکدام از این سه عنوان بیاندازیم و بعد از مطالعۀ این مقاله شما می‌توانید علاوه‌بر فهم مزایایی که هرکدام از این سه مورد دارند، تعریف آنها و تفاوت میان آنها را نیز دریابید و بعد از آن تشخیص دهید که احتمالاً کدام‌یک از مشخصات و مزایایی که به آنها نسبت داده می‌شود می‌تواند تأثیر مثبتی روی نتایج کار سازمان یا شرکت شما بگذارد.
BPM
بیایید با اصلی‌ترین مفهوم آغاز کنیم. BPM که مخفف Business Process Management است، یک متدولوژی قابل تنظیم برای مدیریت، طراحی، سازماندهی و تسهیل فرآیندهای سازمانی است.
هدف اصلی BPM کمک به شرکت‌ها و سازمان‌ها برای دستیابی به اهداف خود از طریق کنترل روش‌ها و فرآیندها است؛ هدفی که از طریق ابزارها و تکنیک‌هایی که در اختیار سازمان‌ها قرار می‌گیرد محقق می‌شود.
ابزارها و تکنیک‌هایی برای تحلیل، مدل‌سازی، ارتقاء، انتشار و کنترل فرآیندهای واحدهای سازمانی.
به‌کارگیری BPM باعث می‌شود که تحول مثبت و معناداری در شرکت یا سازمان شما رخ بدهد و استفاده از آن می‌تواند منجر به بهبود مدیریت و بهینه‌سازی مدیریت در سازمان شما بشود.
مزایای اصلی BPM
در میان مزایای بیشماری که می‌توان برای BPM قائل بود، اصلی‌ترین‌ها و معنادارترین‌ها، «بهینه‌سازی فرآیندها» و «امکان محاسبۀ زمان واقعی برای پیشرفت فعالیت‌ها» هستند. BPM می‌تواند به سرعت‌بخشیدن رفع خطاهای فرآیندی و اثرگذاری بیشتر کمک کند و باعث افزایش میل به رقابت در سازمان شما بشود و همچنین منجر به مزایای زیر شود:
- کمک به دستیابی به دیدگاه مشترک بین اعضای کسب و کار.
- افزایش امکان ردیابی و سنجش‌پذیری افراد، واحدها و فرآیندها.
- افزایش دقت اطلاعات.
- کارآمدی بالاتر.
- بهبود نتایج و دستاوردهای عمومی کسب و کار.
BPMN
این عبارت مخفف عبارت Business Process Model and Notation است. عبارتی که قبل‌تر با ترکیب Business Process Modeling Notation شناخته می‌شد.
بنابراین BPMN یک مدل به‌همراه مجموعه‌ای از علائم، نشانه‌ها و استانداردهایی است که برای ترسیم شماتیک اهداف مدیریت کسب‌وکارها به‌کار گرفته می‌شود.
به بیانی دیگر، BPMN یک مجموعۀ گرافیکی برای ارائۀ نحوۀ کارکرد فرآیندهای کسب‌وکار است که شامل آیکون‌ها، نشانه‌ها، فلوچارت‌ها و چارچوب‌ها است و به نمایش بصری و منطقی نحوۀ اجرای فعالیت‌ها کمک می‌کند.
مزایای BPMN
بعد از این که متوجه شدیم BPMN چیست، می‌توانیم مزایای استفاده از این دستورالعمل مشترک و زبان گرافیکیِ استانداردشده را نیز تعیین کنیم.
تقریباً برای همۀ ما محرز است که ارائۀ گرافیکی یک مقوله، می‌تواند کامل‌تر از ارائۀ صرفاً متنی آن باشد؛ بنابراین واضح است که استفاده از یک زبان مشترک و قابل فهم برای تمام کسانی که درگیر فرآیندهای کسب‌وکار هستند می‌تواند تا چه اندازه مفید و کمک‌کننده باشد. در واقع BPMN یک ابزار ارتباطی جهانی است. مانند هر زبان یا هر نظام نشانه‌شناختی دیگر.
استفاده از نمودارها برای تبیین فرآیندها در فلوچارت، امکاناتی را برای ارتباط و همکاری فراهم می‌کند که منجر به دستیابی به نتایج باکیفیت‌تر و کارایی بیشتر می‌شود. این ارزش افزوده می‌تواند فرآیندهای متنوعی را در بر بگیرد؛ فرآیندهای عملیات، اداری، مالی یا سایر فرآیندها.
همچنین تصویرسازی و تجسم مراحل و عملیات، می‌تواند به اجرای بهتر فرآیندها نیز کمک کند و منجر به تسهیل فرآیند تصمیم‌گیری شود.
BPMS
BPMS مخفف عبارت Business Process Management System/Software/Suite است ( برای مراجعه صفحه bpms پرگار کلیک کنید ) و منظور از آن، تمام عملیاتی است که به‌منظور مدیریت و خودکارسازی فرآیندها و اجرائیات، توسط یک سازوکار دیجیتال انجام می‌شود؛ از خدمات فنی گرفته تا ابزارهای نرم‌افزاری. هدف اصلی BPMS تأثیرگذاری مستقیم و مطلوب بر فرآیندهای موجود در یک سازمان(کسب‌وکار) است و علاوه‌بر مدیریت، می‌تواند برای مانیتورینگ و کنترل فرآیندها نیز به‌کار گرفته شود.
مزایای BPMS
مزایای زیادی را می‌توانیم برای استفاده از نرم‌افزارهای BPMS قائل باشیم که در ادامه به چند مورد از مهم‌ترین آنها اشاره می‌کنیم:
- شفافیت فرآیندهای سازمان
- افزایش بهره‌وری سازمانی
- بهبود کیفیت خدمات
- بهبود ارتباطات داخلی در سازمان(کسب‌وکار)
- اثربخش‌کردن فعالیت‌هایی که موردکنترل قرار میگیرند
- از بین بردنِ دوباره‌کاری
- خودکارسازی فرآیندها
- بهینه‌سازی نتایج و دستاوردها
- کاهش هزینه‌های عملیاتی
پس در نهایت می‌توان مسئله را اینگونه صورت‌بندی کرد که BPM، یک متدولوژی برای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار است در حالیکه BPMN یک نوتیشن است. و نوتیشن یعنی مجموعه‌ای از قوانین و نشانه‌ها که به‌صورت گرافیکی و برای بازنمایی مراحل یک فرآیند از آنها استفاده می‌شود. و در نهایت BPMS یک ابزار نرم‌افزاری است که برای خودکارسازی فرآیندها و اجرائیات یک کسب‌وکار از آن استفاده می‌شود.
باید توجه داشته باشیم که مدیریت فرآیندها و اتوماتیک‌کردن آنها، زمانی مثمرثمر خواهد بود که با ابزارها و استراتژی‌های مناسبی همراه باشد و در اینصورت است که می‌تواند منجر به کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری، بهبود کیفیت محصولات و خدمات و بهینه‌سازی نتایج مورد نظر سازمان(کسب‌وکار) شود.
