اولین استفاده از مفهوم بروکراسی به قرن نوزدهم برمی‌گردد؛ زمانی که جامعه‌شناس آلمانی ماکس وبر برای اولین بار این اصطلاح را برای توصیف اقتدار عقلانی- قانونی‌ای که توسط مقامات دولتی اعمال می‌شود ابداع کرد. از نظر وبر، بروکراسی اداری مبتنی بر ۶ اصل اساسی است: ۱-عقلانیت ۲-پیروی از سلسلهمراتب ۳- تخصص‌گرایی ۴-تصمیم‌گیری مبتنی بر قواعد ۵-رسمی‌بودن سازوکارها ۶- عملکرد اختصاصی تقسیم کار
۳ ویژگی عمومی و ساده‌فهم بروکراسی:
یکی از ویژگی های کلیدی بروکراسی اداری ساختار سلسله‌مراتبی آن است و مخصوصاً در کشور ایران زمانی که از بروکراسی اداری صحبت می‌شود،اولین چیزی که در ذهن مخاطب نقش می‌بندد کلمۀ «سلسلهمراتب» است. یعنی فرآیندهای بروکراتیک فرآیندهایی در نظر گرفته می‌شوند که سلسله‌مراتبی باشند. ماهیت سلسله‌مراتبی بودن بروکراسی به‌این معنی است که در این سیستم، مقامات در ساختاری هرمی مانند سازماندهی می‌شوند و افرادی که در رأس هستند، اختیارات و مسئولیت بیشتری نسبت به کسانی که در پایین هستند، دارند. این نظام این امکان را به‌وجود می‌آورد که خطوط روشنی از اختیارات و مسئولیت‌‌ها وجود داشته باشد و تضمین می‌کند که تصمیمات توسط کسانی گرفته می‌شود که واجد شرایط و تجربۀ کافی هستند. البته همۀ اینها از لحاظ نظری است و اجرای آن چالشهای بسیار زیادی می‌تواند به‌همراه داشته باشد.
یکی دیگر از ویژگی‌های مهم بروکراسی اداری، تقسیم کار خاص آن است. در این سیستم وظایف بین مسئولان برحسب تخصص و مسئولیت تقسیم می‌شود. با این کار امکان استفاده از تخصص متخصصان و افزایش میزان کارآمدی فراهم می‌شود، چرا که مقامات می‌توانند بر روی وظایف و مسئولیت‌های خاص تمرکز کنند بدون اینکه بار دیگری بر دوش آنها وارد شود.
مورد دیگری که جا دارد در این مقالۀ عمومی به آن اشاره شود، تأکید بروکراسی اداری بر قوانین و رویه‌های سختگیرانه است. در این سیستم، مسئولان موظفند هنگام تصمیم‌گیری و انجام وظایف، قوانین و رویه‌های تعیین‌شده را رعایت کنند و این رعایت قوانین تضمین می‌کند که تصمیمات به‌شیوه‌ای منصفانه و منسجم اتخاذ خواهند شد و مسئولان در قبال اقدامات خود پاسخگو هستند.
طبیعتاً بروکراسی اداری علیرغم مزایای فراوانی که می‌توان برای آن متصور شد به‌دلیل سفت‌و‌سخت بودن و انعطاف‌ناپذیری‌اش نیز مورد انتقاد قرار گرفته است. منتقدان استدلال می‌کنند که سازگاری با شرایط در حال تغییر در بروکراسی‌ها به‌شدت کند است و می تواند مستعد آلوده‌شدن به تعاملات بیهوده و تشریفات اداری باشد. علاوه‌بر این، بروکراسی اداری گاهی اوقات می‌تواند منجر به کمبود نوآوری و خلاقیت شود، زیرا مقامات ممکن است بیشتر بر پیروی از قوانین و رویه ها تمرکز کنند تا یافتن راه‌حل‌های جدید و بدیع برای مشکلات.
بررسی تأثیر بروکراسی اداری بر خدمات عمومی
در ایران و سایر کشورهایی که با همۀ تفاوتشان از نظام‌های بروکراتیک بهره می‌برند، بروکراسی اداری نقش مهمی در ارائۀ خدمات عمومی مانند آموزش، مراقبت‌های بهداشتی و رفاه اجتماعی ایفا می‌کند و در حالی‌که ساختار سلسله‌مراتبی و تقسیم کار آن می‌تواند کارایی و مسئولیت‌پذیری را ارتقاء دهد، ممکن است موانعی برای دسترسی و دریافت این خدمات نیز ایجاد کند و به‌نوعی یک شمشیر دولبه به‌حساب می‌آید.
برای مثال، قوانین و رویه‌های پیچیده و سفت و سخت حاکم بر سیستم‌های بروکراتیک می‌تواند مسیریابی و درک نحوۀ دسترسی به خدمات عمومی را برای شهروندان دشوار کند. بعلاوه، سیستم‌های بروکراتیک ممکن است نیازهای خود سیستم را نسبت به نیازهای شهروندانی که به آنها خدمت می‌کند در اولویت قرار دهند، که این امر منجر به عدم پاسخگویی و همچنین عدم انعطاف‌پذیری لازم می‌شود.
یک راه این است که جایگزینی را برای بروکراسی در کشورهایی مثل ایران پیدا کنیم و راه دیگر این است که با وجود این چالش‌ها، راه هایی برای کاهش تأثیر منفی بروکراسی اداری بر خدمات عمومی اتخاذ کنیم؛ که به‌نظر می‌رسد راه دوم، حداقل در کوتاه‌مدت راه دردسترس‌تری باشد.
یک رویکرد برای کاهش تأثیر منفی بروکراسی، مشارکت‌دادن شهروندان و ذینفعان حقیقی در طراحی و اجرای سیستم‌های بروکراتیک است؛ تا اطمینان حاصل شود که نیازها و دیدگاه‌های آنها در نظر گرفته می‌شود. علاوه‌بر این، سرمایه‌گذاری در آموزش و توسعه برای مقامات بروکراتیک می‌تواند به ایجاد مهارت‌ها و ظرفیت‌های مورد نیاز برای ارائۀ خدمات عمومی با کیفیت بالا، به‌موقع و مؤثر کمک کند.
رابطۀ بین بروکراسی اداری و دموکراسی:
بروکراسی اداری اغلب به‌عنوان یکی از اجزای ضروری جوامع دموکراتیک مدرن در نظر گرفته می شود، زیرا کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که دولت به‌شیوه‌ای منصفانه و سازگار با قوانین و دستورالعمل‌ها در حال فعالیت است. با این حال، برخی از منتقدان استدلال می‌کنند که بروکراسی اداری می‌تواند تهدیدی برای دموکراسی نیز باشد، زیرا قدرت متمرکز را در دستان مقامات غیرمنتخب قرار می‌دهد و توانایی شهروندان را برای مشارکت در فرآیندهای تصمیم‌گیری تا حد بسیار زیادی محدود می‌کند.
برای رفع این نگرانی‌ها، اطمینان از شفافیت، مسئولیت‌پذیری و پاسخگویی به نیازها و اولویت‌های شهروندان از سیستم‌های بروکراتیک بسیار حائز اهمیت است. این امر می‌تواند از طریق مکانیسم‌هایی مانند مشارکت شهروندان، پاسخگویی عمومی و نظارت مشارکتی محقق شود.
علاوه‌بر این، سیستم‌های بروکراتیک باید به‌گونه‌ای طراحی و اجرا شوند که ارزش‌های دموکراتیک مانند انصاف، برابری و عدالت اجتماعی را ترویج کنند. این امر می‌تواند از طریق اقداماتی مانند سیاست‌های ضد تبعیض، برنامه‌های تبعیض مثبت، و ارتقای تنوع و شمول خدمات تحقق یابد.
نقش فناوری در تغییرات بروکراسی‌های اداری:
پیشرفت‌های فناوری به‌سرعت در حال تغییر روش بروکراسی اداری است، از ارائۀ خدمات آنلاین تا استفاده از هوش مصنوعی و تجزیه‌وتحلیل داده‌های بزرگ(Big Data). در حالی‌که این نوآوری‌های فن‌آورانه مزایای زیادی مانند افزایش کارایی و بهبود تصمیم‌گیری را ارائه می‌کنند، اما چالشهای مهمی از نظر حریم خصوصی، امنیت و برابری نیز ایجاد می‌کنند.
به‌عنوان مثال، ارائۀ خدمات آنلاین می‌تواند راحتی و دسترسی بیشتری را برای شهروندان فراهم کند، اما ممکن است برای افرادی که دسترسی به اینترنت یا مهارت‌های سواد دیجیتالی ندارند نیز ضرر ایجاد کند. به‌طور مشابه، استفاده از هوش مصنوعی و تجزیه‌وتحلیل داده‌های بزرگ ممکن است تصمیم‌گیری را بهبود ببخشد، اما اگر به‌دقت طراحی و اجرا نشود، ممکن است باعث تعصب، سوگیری و تبعیض علیه گروه یا گروه‌هایی از شهروندان شود.
برای تحقق‌بخشیدن به مزایای بالقوۀ نوآوری تکنولوژیکی و در عین‌حال کاهش این خطرات، اتخاذ یک رویکرد انسان‌محور و اخلاقی برای طراحی و اجرای بروکراسی اداری بسیار مهم است. رویکردی که شامل حصول اطمینان از مشارکت شهروندان در توسعه و آزمایش فناوری‌های جدید و وجود مکانیسم‌هایی برای محافظت از حریم خصوصی، امنیت و انصاف است.
در نهایت باید مجدداً یادآوری کنیم که قصد ما از نوشتن این مقاله، اطلاع‌رسانی و پیداکردن آگاهی بیشتر است و اینکه بروکراسی چه مزایا و معایبی دارد، بحثی کاملاً تخصصی و خارج از عهدۀ ماست.
مخلص کلام اینکه در حالی که یک سازوکار حکمرانی مثل بروکراسی، می‌تواند مزایای بسیار زیادی داشته باشد، می‌توان از آن به‌دلیل انعطاف‌ناپذیر بودن و کندی در انطباق با شرایط در حال تغییر نیز انتقاد کرد و در نهایت، موفقیت بروکراسی اداری به توانایی مسئولان در ایجاد تعادل بین نیاز به قوانین و رویه‌ها با نیاز به نوآوری و خلاقیت بستگی فراوانی دارد.
