۱- اصول مدیریت وظایف Agile:
۱-۱- درک اصول Agile
برای به‌کارگیری مؤثر اصول Agile در مدیریت وظایف شخصی، درک مفاهیم اصلی که زیربنای این روش‌شناسی هستند، ضروری است. Agile بر انعطاف‌پذیری، همکاری و توسعۀ مداوم تأکید دارد. این رویکرد، افراد را تشویق می‌کند تا وظایف را به تکه‌های کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنند، تکه‌هایی که به «داستان‌های کاربر» یا «موارد عقب‌مانده» معروف‌اند. تمرکز بر ارائۀ ارزش به‌صورت فزاینده، سازگاری مداوم با تغییرات، و ترکیب بازخورد برای بهبود است.
۱-۲- مزایای مدیریت وظایف Agile برای افراد پرمشغلۀ حوزۀ IT
اتخاذ شیوه‌های مدیریت کار Agile می‌تواندمزایای بی‌شماری را برای متخصصان پرمشغلۀ IT به ارمغان بیاورد. با پذیرش Agile، افراد علاوه‌بر افزایش بهره‌وری، به‌طور ملموسی، بهبود مدیریت زمان و افزایش همکاری با اعضای تیم خود را تجربه می‌کنند. Agile متخصصان فناوری اطلاعات را قادر می‌سازد تا به سرعت به اولویت‌ها و نیازهای مشتری که همیشه در حال تغییر است، پاسخ دهند و اطمینان حاصل کنند که تلاش‌های آنها با حیاتی‌ترین اهداف مشتریان و سازمان هماهنگ است. علاوه بر این، روش‌های Agile حس مالکیت، خودمختاری و مسئولیت‌پذیری را تقویت می‌کنند و افراد را قادر می‌سازند تا کنترل کار خود را به دست بگیرند و نتایج را به طور مؤثرتری ارائه دهند.
۱-۳- پذیرش ذهنیت Agile
اجرای مدیریت وظایف Agile با پرورش ذهنیت Agile آغاز می‌شود. این پرورش، شامل پذیرش ارزش‌ها و اصول Agile است، اصولی مانند پذیرش تغییر، ارزش‌گذاری برای همکاری و پرورش فرهنگ بهبود مستمر. طرز فکر Agile افراد را تشویق می‌کند تا با سازگاری، نگرش باز و تمایل به یادگیری از تجربیات به وظایف و چالش‌ها نزدیک شوند. با اتخاذ این طرز فکر، متخصصان فناوری اطلاعات می‌توانند پیچیدگی‌های کار خود را با انعطاف‌پذیری و کارایی بیشتری مرور کنند.
۱-۴- مروری بر رایج‌ترین روش‌های Agile (Scrum و Kanban )
دو متدولوژی Agile رایج که معمولاً برای مدیریت کارها استفاده می‌شوند، Scrum و Kanban هستند. Scrum از یک رویکرد زمان‌بندی پیروی می‌کند و کار را به تکرارهایی با طول ثابت به نام «اسپرینت» تقسیم می‌کند. این شامل جلسات منظم تیم، از جمله ایستادن روزانه، برنامه‌ریزی سریع، و جلسات گذشته‌نگر است. از سوی دیگر، Kanban ، کار را روی یک تابلو با ستون‌های مختلف که مراحل مختلف تکمیل را نشان می‌دهند، تجسم می‌کند و با تمرکز بر محدودکردن کارهای جاری و بهینه‌سازی گردش کار، اجازه می‌دهد یک رویکرد انعطاف‌پذیرتر برای مدیریت کارها اتخاذ شود.
درک اصول و شیوه‌های کلیدی Scrum و Kanban می‌تواند به متخصصان فناوری اطلاعات کمک کند تا روشی را انتخاب کنند که به بهترین وجه با نیازها و ترجیحات آنها مطابقت دارد.
چک لیست ۷ موردی برای مدیریت وظایف Agile
۱-وظایف را به موارد کوچکتر و قابل اجرا تقسیم کنید.
این کار به شما کمک می کند تا آنها را بهتر درک کنید و بر آنها تمرکز کنید. همچنین، تکمیل وظایف کوچکتر احساس موفقیت بیشتری به شما می‌دهد.
۲-اولویت‌بندی وظایف بر اساس ارزش و فوریت.
وظایفی را که بیشترین ارزش را برای سازمان دارند یا بیشترین تأثیر را بر مشتریان دارند، یا باید در اسرع وقت انجام شوند، در اولویت قرار دهید.
۳-همکاری و ارتباط مؤثر با اعضای تیم.
به‌طور منظم با اعضای تیمتان ارتباط برقرار کنید تا از چگونگی پیشرفت‌ها آگاه شوید و در صورت نیاز به کمک، از یکدیگر کمک بگیرید.
۴-تغییرات را بپذیرید و بر اساس آن، برنامه‌ها را تغییر دهید.
مهم است که انعطاف پذیر باشید و بتوانید تغییرات را بپذیرید. اگر تغییراتی در اولویت‌ها، مهلت‌ها یا سایر عوامل رخ داد، برنامه‌هایتان را بر اساس آن بازتنظیم کنید.
۵-به‌طور منظم کارهای عقب‌ماندۀ خود را بررسی و اصلاح کنید.
چرا که باید مطمئن شوید که در مسیر درستی هستید و اگر کارهایی وجود دارد که در حال عقب‌افتادن هستند، اقدامات لازم را برای جبران این عقب‌افتادگی، انجام دهید.
۶-پیگیری پیشرفت و شادی برای دستاوردها.
برای اینکه بدانید که در چه مسیری هستید، به پیگیری پیشرفت نیاز دارد و برای حفظ انگیزه، به جشن‌گرفتن برای دستاوردهای کسب‌شده.
۷-به‌طور مداوم یاد بگیرید و شیوه‌های مدیریت وظایف خود را بهبود ببخشید.
مدیریت وظایف یک مهارت است که می‌توان با تمرین، آن را بهبود داد. بنابراین، لازم است که به‌طور مداوم در حال یادگیری باشید و مهارت‌ها و روش‌هایتان را بهتر کنید.
۲- پیاده‌سازی تکنیک‌های مدیریت وظایف Agile
۲-۱- تنظیم اولویت‌ها و مدیریت حجم کار
یکی از جنبه‌های کلیدی مدیریت وظایف Agile، توانایی تعیین اولویت‌ها به‌طور مؤثر و مدیریت حجم کاری بر اساس آن است. با درک اهمیت و فوریت هر کار شروع کنید. عواملی مانند نیازهای مشتری، Deadlineهای پروژه و اهداف استراتژیک آن را در نظر بگیرید. وظایف را با اولویت دادن به کارهایی بیشترین ارزش را دارند یا بیشترین تأثیر را می‌گذارند، اولویت‌بندی کنید. از تکنیک‌هایی مانند ماتریس آیزنهاور استفاده کنید، که وظایف را بر اساس فوریت و اهمیت به چهار ربع دسته بندی می کند تا به شما کمک کند تا تصمیمات آگاهانه‌تری در مورد اولویت‌بندی کارها بگیرید.
مدیریت حجم کاری شما مستلزم یافتن تعادل مناسب بین ظرفیت و تقاضا است. در مورد آنچه می‌توانید در یک بازۀ زمانی معین به‌‌دست بیاورید واقع‌بین باشید و از تعهد بیش از حد خودداری کنید. وظایف بزرگتر را به وظایف فرعی کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید و با در نظر گرفتن عواملی مانند پیچیدگی و وابستگی‌ها، تخمین‌های زمانی را برای هر کار اختصاص دهید. این به شما کمک می‌کند تا زمان و منابع خود را به‌طور مؤثر تخصیص دهید و اطمینان حاصل کنید که می‌توانید تعهداتتان را بدون احساس خستگی انجام دهید.
۲-۲- ایجاد Backlog و برنامه‌ریزی اسپرینت:
لیست کارهای عقب‌افتاده، لیست اولویت‌بندی شده‌ای از تمام کارهایی است که باید انجام دهید. این لیست که به آن Backlog گفته می‌شود، به‌عنوان یک مخزن مرکزی عمل می‌کند که در آن می‌توانید وظایف خود را ضبط، سازماندهی و مدیریت کنید. با شکستن پروژه‌های بزرگتر عقب‌مانده به داستان‌ها یا وظایف کوچکتر و قابل اجرا، به‌طور مستمر مطالب عقب‌مانده خود را بررسی و اصلاح کنید، وظایف را با تغییر اولویت‌ها تطبیق بدهید.
عواملی مانند وابستگی وظایف، منابع موجود و ظرفیت تیم را در نظر بگیرید. در صورت لزوم با اعضای تیم همکاری کنید و آنها را در فرآیند برنامه‌ریزی مشارکت دهید تا از همسویی و درک مشترک اطمینان حاصل کنید. اهداف اسپرینت واضح را تعریف کنید و برنامه‌ای برای چگونگی تکمیل وظایف انتخاب‌شده در جدول زمانی هر اسپرینت ایجاد کنید.
-در برنامه‌ریزی یک Sprint، چه مواردی باید در نظر گرفته شوند؟
وابستگی وظایف: برخی از وظایف ممکن است به یکدیگر وابسته باشند. به‌عنوان مثال، ممکن است لازم باشد قبل از شروع یک کار، کار دیگری تکمیل شود. در این صورت، باید ترتیب صحیح انجام وظایف را در نظر بگیرید.
منابع موجود: منابع موجود شما شامل زمان، بودجه و منابع انسانی است. باید مطمئن شوید که منابع کافی برای تکمیل وظایف انتخاب شده در اختیار دارید.
ظرفیت تیم: تیم شما ممکن است فقط بتواند تعداد محدودی از وظایف را در یک زمان انجام دهد. باید ظرفیت تیم خود را در نظر بگیرید و وظایف را به‌گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که بیش از ظرفیت تیم نباشد.
۲-۳- پیگیری پیشرفت و انطباق با تغییرات
ردیابی پیشرفت برای مدیریت کار Agile بسیار مهم است زیرا به شما دیدی می‌دهد که بتوانید تصمیمات آگاهانه بگیرید. از ابزارهای بصری مانند تابلوهای Kanban ، نرم‌افزار مدیریت وظایف یا حتی یک وبسایت ساده برای پیگیری وضعیت وظایف خود استفاده کنید. به‌طور منظم پیشرفت هر کار را به‌روزرسانی کنید و مشخص کنید که آیا در حال انجام است؟، کامل شده؟ یا متوقف شده است؟. این به شما و تیمتان کمک می‌کند از وضعیت کلی پروژه مطلع شوید و هرگونه تنگنا یا مشکلی که نیاز به توجه دارد را شناسایی کنید.
چرایی اهمیت «پیگیری پیشرفت» و «انطباق با تغییرات» به‌شرح زیر است:
پیگیری پیشرفت: پیگیری پیشرفت به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که در مسیر درست هستید و اهداف خود را محقق می کنید. همچنین، به شما کمک می کند تا مشکلات احتمالی را زودتر شناسایی کنید و اقدامات لازم را برای رفع آنها انجام دهید.
انطباق با تغییرات: در دنیایی که در آن، تغییر اجتناب‌ناپذیر است، مهم است که انعطاف پذیر باشید و بتوانید تغییرات را بپذیرید. اگر تغییراتی در اولویت‌ها، ددلاین‌‌ها یا سایر عوامل رخ داد، باید برنامه‌های خود را بر اساس آن مجدداً تنظیم کنید و خودتان را با تغییرات به‌وجود آمده انطباق دهید.
جمع‌بندی:
در پایان، می‌توان گفت که رویکرد Agile یک چارچوب ارزشمند برای مدیریت وظایف افراد پرمشغله در حوزه IT است. این رویکرد با تأکید بر انعطاف‌پذیری، همکاری و بهبود مستمر، می‌تواند به افراد کمک کند تا بهره‌وری، مدیریت زمان و همکاری خود را بهبود بخشند و با چالش‌های پیچیده‌ای که در کار خود با آنها مواجه می‌شوند، به‌طور مؤثرتری مقابله کنند.
برای بهره‌مندی از مزایای رویکرد Agile، افراد باید اصول و شیوه‌های کلیدی این رویکرد را درک کنند و آنها را به‌طور مداوم در کار خود تمرین کنند. این امر مستلزم پذیرش ذهنیت Agile و آمادگی برای تغییر و انعطاف‌پذیری است.
