سیستم اتوماسیون اداری پرگار
مدیریت بایگانی اسناد
سامانه بایگانی اسناد، مسئولیت ثبت، نگهداری و امانت‌دهی پرونده‌های الکترونیک سازمان‌ها و شرکت‌ها با انواع مختلفی از قالب‌ها (Format) را بر عهده دارد. در ضمن باید توجه داشته باشید که بایگانی و آرشیو اسناد با مدیریت اسناد متفاوت است.
راهکار یکپارچه پرگار
مزایای سامانه مدیریت بایگانی اسناد:
- امکان ارزشیابی اسناد و تعیین زمان انقضاء و امحاء
- امکان امانت‌دهی پرونده‌ها و اسناد و مدارک به‌صورت الکترونیکی و فیزیکی
- قابلیت طبقه‌بندی اسناد در 4 سطح ساختار بایگانی، پرونده، سند و برگۀ سند
- قابلیت تعریف فیلدهای اطلاعاتی متعدد در هر 4 سطح طبقه‌بندی
- امکان جستجو و تهیۀ گزارش از اطلاعات به‌صورت داینامیک و پویا
- ارتباط دوسویه با سامانه اتوماسیون اداری پرگار
- قابلیت جستجوی نامه‌ها به‌صورت تخصصی
- امکان نگهداری موقت از پرونده‌های اسکن‌شده قبل از تعریف ساختار
- امکان تعریف ناظر برای نظارت بر تغییر احتمالی پرونده‌ها
- دسته‌بندی اسناد به‌وسیلۀ رنگ‌ها و امکان جداسازی اسناد دائمی و موقت
- عدم محدودیت فنی برای تعیین حجم و نوع فایل‌های بایگانی
- امکان نگهداری جداگانه پایگاه دادۀ مربوط به سامانه بایگانی
مدیریت نگهداری و امانت‌دهی «اسناد نهایی‌شدۀ»
«اسناد در جریان» با «اسناد نهایی‌شده» متفاوت‌اند و سامانه پرگار برای مدیریت فرآیند بایگانی اسناد نهایی‌شده، طراحی شده است؛ در رویکرد مدیریت بایگانی Archive، چهار عملیات حائز اهمیت‌اند:
- 1. ثبت و نگهداری
- 2. رجوع مجدد
- 3. جستجو
- 4. گزارش‌گیری
هر چهار عملیات فوق در سامانه بایگانی اسناد قابل اجرا و مدیریت هستند و در این زمینه‌ها کارایی خوبی را در اختیار سازمان شما قرار می‌دهند.
جلوگیری از تکراری‌بودن فایل‌ها در فضای پایگاه داده به صورت هوشمند
سامانه پرگار با بهره‌مندی از تکنولوژی Hashing Algorithm اجازۀ ذخیرۀ چندبارۀ فایل‌های یکسان در پایگاه داده را به شما نمی‌دهد و این قابلیت، تأثیر بسزایی در میزان حجم اشغال‌شدۀ پایگاه داده می‌گذارد که علاوه‌بر بهبود کارایی، طبیعتاً میزان نیاز سازمان به تهیۀ منابع سخت‌افزاری را نیز تا حد بسیار مطلوبی کاهش می‌دهد.
مشاهده تمام تصاویر برگه‌های سند به‌صورت یکجا
سامانه بایگانی اسناد با قابلیت تولید فایل PDF به شما این امکان را می‌دهد که تمامی تصاویر برگۀ سند را در قالب یک فایل مشاهده کنید؛ کافیست از یک نرم‌افزار Viewer استفاده کنید تا صرفاً با اسکرول‌کردن و به‌راحتی تمام تصاویر را برای مشاهده در اختیار داشته باشید.
امکان اطلاع‌رسانی تغییرات احتمالی پرونده‌ها
بسته به میزان اهمیت و حساسیت پرونده‌های مختلف، شما امکان تعریف ناظر و اعطای دسترسی‌های خاص به ناظرهای پرونده را خواهید داشت؛ از طریق انجام تنظیمات اعلان، مدیریت بایگانی اسناد پرگار این امکان را دارد که هر اقدام و عملیاتی از قبیل حذف، ویرایش و … را به ناظرین پرونده‌ها در سامانه میزکار یا از طریق پیامک اطلاع‌رسانی کند.
قابلیت جستجو و گزارش‌گیری هوشمند
جستجو و گزارش‌گیری از موجودیت‌های سامانه بایگانی اسناد بر سه مبنا و به‌صورت داینامیک صورت می‌گیرد؛ یعنی شما می‌توانید بر مبنای نوع پرونده، داده‌های موجود در پرونده و اسناد، جستجو و گزارش‌گیری کنید.
برای مثال می‌توانید صرفاً اطلاعات مربوط به کارکنان خانمی را که مدرک تحصیلی آنها کارشناسی باشد مشاهده کنید یا به هر تفکیکی که مدنظرتان باشد، به دسته‌ای از اطلاعات جزئی و خاص‌منظوره دسترسی پیدا کنید.
ارتباط دوسویه با سامانه اتوماسیون اداری؛ از امانت‌دهی تا ثبت سند بایگانی
فرآیند امانت‌دهی پرونده‌ها در سامانه بایگانی اسناد پرگار، از طریق میزکار اتوماسیون اداری با کاربران به‌اشتراک گذاشته می‌شود و شما می‌توانید با تعیین سطح دسترسی و زمانبندی مشخص، بازۀ امانت و بازپس‌گیری را مشخص کنید.
ضمن اینکه فرآیند آرشیو نامه‌های اتوماسیون اداری و ثبت سند بایگانی در سامانه بایگانی اسناد را می‌توانید مستقیم و به‌صورت خودکار از طریق سامانه اتوماسیون اداری انجام دهید.
ضمناً شرکت برید با ارائۀ راهکارهای پایگاه داده، به شما امکان تفکیک داده‌های اتوماسیون اداری و بایگانی اسناد را می‌دهد و این تفکیک موجب عدم کاهش عملکرد و عدم افت سرعت هردو سامانه خواهد شد.
سامانه مدیریت بایگانی اسناد پرگار
به‌صورت ویژه با سامانه‌های زیر در ارتباط است
مدیریت بایگانی اسناد
کانون پرورش فکری کودکان و نوجوان کشور
آقای مهرداد قیصر (کارشناس فناوری اطلاعات): حذف درخواست های کاغذی و همچنین الکترونیکی شدن کل فرایند درخواست از مرحله ثبت تا مرحله تحویل و امکان تعریف مرحله کارشناسی برای خانواده کالا و امکان پیگیری درخواست در هر مرحله از مزایای استفاده از سیستم انبار برید است.
شرکت پتروشیمی دهلران
آقای مقدسی (راهبر سیستم): سیستم اتوماسیون پرگار سرعت گردش کار را در سازمان افزایش داده و باعث افزایش بهره‌وری کارکنان شده است و همچنین امکان ارتباط سیستم با دیگر سیستم‌های سازمان، کارایی در سازمان را بالا برده است.
اداره کل تعاون، کار و رفاه اجتماعی استان اصفهان
آقای دستجردی (راهبر سیستم): سیستم اتوماسیون پرگار با خواسته های ما تطبیق دارد و حداکثر نیازهای سازمان ما را پوشش می دهد و نیروهای بخش پشتیبانی همکاری کامل را با ما انجام می دهد و ما رضایتمندی خود را اعلام می کنیم.
شرکت حفاری شمال
خانم دولتیار رومیانی (راهبر سیستم): سیستم برید (پرگار) به علت تحت وب بودن تجربه کاربری راحتی دارد به ویژه در زمان کرونا، دورکاری را برایمان آسان‌تر کرده بود و خیلی بهره بردیم.
اداره کل راه و شهرسازی استان بوشهر
آقای موصلی (کارشناس فناوری اطلاعات): همکاران برید نهایت همکاری را با ما انجام می‌دهند و امور پشتیبانی مشکلات ما را در اسرع وقت و کمتر از دو ساعت انجام می‌دهند، سرعت بالای پشتیبانی تجربه کاربری راحتی را برای ما به وجود آورده است.
رایا گشت فردوس ارس
آقای آذرنژاد (مدیر فناوری اطلاعات ارتباطات): سیستم فرمساز (BPMS) پرگار باحداکثر نیازهای ما تطبیق دارد یکی از مهم ترین مزایای فرمساز، ابزارهایی که به سادگی طراحی می شود و همچنین پیاده سازی فرآیند را برای کارشناسان فناوری اطلاعات در سازمان بهره‌بردار امکان پذیر می کند.
مجتمع فولاد آذر آبادگان ارس
آقای شریفی (مدیر انفورماتیک): اتوماسیون پرگار به نظر من یک انتخاب عالی بود. تکنولوژی و ویژگی‌های امنیتی بالا و یکپارچگی تمامی سیستم‌ها تجربه کار را به سطح بالاتری ارتقا داده است من از این سیستم رضایتمندی کامل دارم و این شرکت را به دیگران هم پیشنهاد می کنم.
شرکت پتروشیمی شیراز
آقای نورالله زارعی (راهبر سیستم): سیستم پرگار از نظر کارایی و سرعت خیلی خوبه و پشتیبانی برید همیشه در دسترس است و در صورت بروز مشکل در کوتاه ترین زمان مشکل برطرف می کند.
شرکت پتروشیمی آبادان
آقای خورشیدی (سرپرست نرم‌افزارها): سیستم نگهداری اسناد سرعت دسترسی به اسناد را بالا برده و هزینه نگهداری اسناد را کاهش داده است و همچنین امنیت نگهداری از اسناد را افزایش داده است.
شرکت حفاری شمال
خانم دولتیار رومیانی (راهبر سیستم): با توجه به وجود پایگاه‌های مختلف در سراسر کشور با مسافت‌های طولانی سیستم فرمساز برید به صورت همزمان کار می‌کند و هیچگونه مشکلی ندارد و باعث شده کارها و فعالیت‌های سازمان به خوبی انجام شود.
کانون پرورش فکری کودکان و نوجوان کشور
شرکت پتروشیمی دهلران
اداره کل تعاون، کار و رفاه اجتماعی استان اصفهان
شرکت حفاری شمال
اداره کل راه و شهرسازی استان بوشهر
رایا گشت فردوس ارس
مجتمع فولاد آذر آبادگان ارس
شرکت پتروشیمی شیراز
شرکت پتروشیمی آبادان
شرکت حفاری شمال
سایر سامانه‌های اتوماسیون اداری پرگار
سوالات رایج
پاسخ سوالات رایج را در این بخش مطالعه کنید.
سامانه بایگانی اسناد پرگار همان سیستم مدیریت اسنادDMS است؟
خیر. حوزۀ کارایی سامانه بایگانی اسناد پرگار، شامل مدیریت اسناد نمی‌شود و این سامانه برای مدیریت پرونده‌ها و اسنادی که در جریان هستند مناسب نیست؛ بلکه برای مدیریت اسناد بایگانی که اسناد نهایی‌شده تلقی می‌شوند مورد استفاده قرار می‌گیرد.(برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، مقالۀ تفاوت سیستم بایگانی و سیستم مدیریت اسناد DMS را در وبلاگ برید مطالعه کنید.)
با استفاده از سامانه بایگانی اسناد پرگار، قابلیت ایجاد درایوهای مجازی برای دسترسی و به‌اشتراک‌گذاشتن داده‌ها در سازمان را خواهیم داشت؟
خیر؛ با اینکه سامانه پرگار از قابلیت Hash Algorithms برای جلوگیری از ایجاد داده‌های تکراری در پایگاه داده استفاده می‌کند، امکان ایجاد یا استفاده از درایوهای مجازی مانند Google Drive برای ایجاد تسهیلات بیشتر، در آن وجود ندارد و امیدواریم که به‌زودی بتوانیم با توسعۀ بیشتر این محصول، به این نیاز نیز پاسخ مناسبی بدهیم.
آیا برای تهیۀ سامانه بایگانی اسناد پرگار، حتماً باید سامانه اتوماسیون اداری پرگار را داشته باشیم؟
خیر. الزامی برای تهیۀ سامانه اتوماسیون اداری پرگار در کار نیست؛ ولی بسیاری از قابلیت‌های سامانه بایگانی اسناد به اتوماسیون اداری وابسته‌اند و در صورتی که هردوی این سامانه‌ها در کنار هم باشند، کارایی بهتری را می‌توان از هردوی آنها انتظار داشت.
ارائـه راهـکار‌های متنـوع، خـاص و متنـاسب برای شمـا
