سیستم اتوماسیون اداری پرگار
کارپوشه
کارپوشه پرگار، کارتابل متمرکزی است که به شما کمک می‌کند تا در یک پنجرۀ واحد، تمامی کارهای خود را مدیریت کنید؛ در واقع، کارپوشه فضای اصلی کار شما در اتوماسیون اداری پرگار است و آن نقطۀ مرکزی است که دایرۀ نرم‌افزار پرگار، دور آن کشیده شده است. هر کاربر با توجه به نیازهای خاص جایگاهی که در سازمان دارد، به مجموعه‌ای از قابلیت‌ها و سامانه‌ها دسترسی دارد.
راهکار یکپارچه پرگار
مزایای سامانه کارپوشه
- دسته‌بندی و مدیریت تمامی محتواهای کارتابل با برچسب‌گذاری (Labeling)
- انجام تمام کارها به‌صورت یکپارچه و در محیطی یکپارچه
- چیدمان قابل تغییر و امکان شخصی‌سازی میزکار و داشبوردها
- هوشمندسازی کارتابل با ایجاد قوانین خودکار سفارشی
- ساده‌سازی فعالیت‌های پرتکرار کاربر مانند: مدیریت متنهای پیشفرض، الگوهای ارجاع و...
- امکان پیگیری وظایف و ثبت اقدام‌ها و همچنین مشاهدۀ نامه‌ها، ارجاعات و پیام‌ها از طریق چرخۀ اقدام و پیگیری
- نمایش یکجای تمام اقلام اطلاعاتی مورد نیاز در یک نگاه بدون نیاز به فعال‌کردن Tab جدید
- امکان انجام عملیات‌هایی از قبیل پاسخ، ارجاع و امضاء به‌صورت گروهی
- امکان به‌اشتراگ‌گذاشتن بخشی از کارتابل با سایر کاربران
- جدابودن کارتابل شخصی و کارتابل سازمانی
- بهره‌مندی از تابلوی اعلانات برای اعلان جمعی مناسبت‌های خاص سازمانی
- جایگاه‌محور بودن ساختار سازمانی
- قابلیت چندشرکتی Multi Company
- امکان تهیۀ گزارش و مدیریت روزانۀ میزان کارکرد و بررسی وضعیت کارتابل زیرمجموعه‌ها
تبادل اطلاعات و مدیریت منسجم ارتباطات
یکپارچگی با تمامی سامانه‌های پرگار
هوشمندسازی کارتابل با قوانین خودکار:
با استفاده از قابلیت تنظیم قوانین خودکار می‌توانید فعالیت‌های تکرارپذیر سازمان را به سامانه بسپارید تا به‌صورت اتوماتیک و بر اساس شروطی که شما تعیین می‌کنید، اجرا شوند. برای مثال در صورتی که شخص خاصی(مثلاً مدیرعامل) به کارتابل شما نامه یا پیامی ارسال کرد، از طریق ارسال پیام کوتاه به تلفن همراه‌تان، از آن مطلع می‌شوید.
هفت عملیات پرکاربردی که با استفاده از قوانین خودکار در سازمان‌ها می‌توان بهبود چشمگیری در میزان انرژی و زمان مصرفی برای انجام آنها به‌وجود آورد شامل موارد زیر هستند.
7 عملیات پرکاربرد
- عملیات پاسخ
- عملیات ارجاع
- برچسب‌گذاری
- اعلان به‌وسیلۀ پیامک
- حذف
- ایجاد کار
- آرشیو و بایگانی
تنظیم الگوهای پیام
می‌توانید با استفاده از الگوهای پیام، ثبات بیشتری به کارهای خود ببخشید و در زمان نیز صرفه‌جویی کنید؛ کاربران می‌توانند پیشاپیش متنهای استانداردی را برای پیام‌ها و دستورات رایج خود ایجاد و استفاده نمایند.
واحدهای مختلف سازمان می‌توانند برای رویه‌های خود، الگوهای سفارشی ایجاد کنند و کارمندان نیز این قابلیت را خواهند داشت که برای هر استفاده، جزئیات الگوی پیام را تغییر دهند.
این ویژگی، ارتباطات تکراری را ساده و زمان کارمندان را برای کارهای با ارزش بالاتر آزاد می‌نماید.
تنظیم الگوی پیام
- بدون باز کردن محتوا، پاسخ از پیش تعیین‌شده را ارسال کنید.
- کارهای خود را در زمان کمتری به‌انجام برسانید و از خطاهای احتمالی جلوگیری کنید.
- مطمئن باشید که تمامی نامه‌ها و پیام‌های سازمانی شما از یک لحن و نوشتار استاندارد، تبعیت می‌کنند.
چرخۀ اقدام و پیگیری؛ راهکاری عمومی برای مدیریت کارها
با چرخۀ اقدام و پیگیری، شما می‌توانید یک پیام یا نامه را به صورت وظیفه با مدت زمان معین به شخص دیگری محول نمایید. می‌توانید کارهایی که به دیگران سپرده‌اید را در قسمت «کارتابل پیگیری» و کارهایی که به شما سپرده شده است را در قسمت «کارتابل وظایف» مشاهده کنید.
تمام کاربران می‌توانند برای وظایفی که به آنها محول شده است، مواردی از قبیل اقدامات، میزان پیشرفت، گزارش‌ها و پیوست‌های مربوطه را در سامانه ثبت کنند و از این طریق روند پیشرفت کار را منسجم‌تر پیش ببرند؛ علاوه‌بر این در رابطه با کارهایی که به کارکنان سپرده می‌شود نیز با استفاده از پرگار می‌توانید مدیریت‌های عمومی از قبیل تعیین زمان انجام(Deadline)، تنظیم یادآور و عملیاتی از این دست را اعمال کنید.
اگر می‌خواهید مدیریت کارهای سازمان خود را به‌صورت حرفه‌ای ساماندهی کنید، پیشنهاد ما به شما، استفاده از سامانه تخصصی «مدیریت کارهای پرگار» است.
امکان به‌اشتراک‌گذاشتن بخشی از کارپوشه
با استفاده از میز کار پرگار می‌توانید بخشی از کار خود را به فردی دیگر واگذار کنید، بدون اینکه نیاز باشد نام کاربری و رمز عبورتان را در اختیار او قرار دهید. از لحاظ امنیتی، ایده‌آل‌ترین حالت، حالتی است که تمام کاربران کارهای خود را از طریق کارتابل خودشان انجام دهند و هیچکدام از افراد سازمان، اجازۀ دسترسی به کارتابل شخص دیگر را نداشته باشد؛ این ملاحظۀ امنیتی، در شرایط اضطراری ممکن است مورد غفلت قرار بگیرد و موجب تبعات زیادی برای افراد و سازمان شود ولی با امکان اشتراک‌گذاری بخشی از میزکار و همچنین امکان ردیابی کامل فعالیت‌های کاربران، نگرانی امنیتی مرتفع می‌گردد. شما می‌توانید میزان دسترسی، بازۀ زمانی و همچنین محدودیت‌هایی در رابطه با دیدن محتواها و انجام عملیات را در هنگام به‌اشتراک‌گذاشتن میزکار تعیین کنید.
با استفاده از میز کار پرگار می‌توانید بخشی از کار خود را به فردی دیگر واگذار کنید، بدون اینکه نیاز باشد نام کاربری و رمز عبورتان را در اختیار او قرار دهید.
جایگاه محور بودن پرگار
جایگاه‌محوربودن پرگار باعث می‌شود که افراد مناسب در زمان مناسب به اطلاعات مربوط به خودشان دسترسی داشته باشند. ممکن است جابجایی‌های زیادی در سازمان‌ها و شرکت‌هایی که از راهکار اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند صورت بگیرد؛ پرگار با تفکیک جایگاه حقیقی و حقوقی افراد و تفکیک میز کار به «میز کار شخصی» و «میز کار سازمانی» به شما این امکان را می‌دهد که در هنگام وقوع این جابجایی‌ها مدیریت کامل و بدون‌نقصی در نحوۀ اعطای دسترسی افراد اعمال کنید.
میز کار سازمانی هر کاربر فقط حاوی اطلاعات مجاز مربوط به جایگاه سازمانی او خواهد بود؛ این یعنی کارمندان دقیقاً همان چیزی را که برای کارآمدی و حفظ امنیت اطلاعات نیاز دارند، دریافت می‌کنند.
قابلیت چندشرکتی محصول پرگار Multi Company
قابلیت چندشرکتی محصول پرگار به سازمان‌های با ساختار هلدینگی، اجازه می‌دهد که همۀ شرکت‌ها و زیرمجموعه‌ها را در عین حفظ استقلال به‌طور متمرکز مدیریت کند. دیگر نیازی به تهیۀ نرم‌افزار جداگانه برای هر شاخه وجود ندارد و می‌توان ارتباطات یکپارچه‌ای را در بین سازمان‌ها به‌وجود می‌آورد. بدون نیاز به سرور‌های متعدد، تمامی سازمان های زیرمجموعه، راهبر (ادمین) و سیاست‌های خود را اعمال می‌نمایند و در عین حال می‌توانند با یکدیگر پیام و نامه تبادل نمایند.
سامانه کارپوشه
به صورت ویژه با زیر سامانه‌های زیر در ارتباط است
کارپوشه
کانون پرورش فکری کودکان و نوجوان کشور
آقای مهرداد قیصر (کارشناس فناوری اطلاعات): حذف درخواست های کاغذی و همچنین الکترونیکی شدن کل فرایند درخواست از مرحله ثبت تا مرحله تحویل و امکان تعریف مرحله کارشناسی برای خانواده کالا و امکان پیگیری درخواست در هر مرحله از مزایای استفاده از سیستم انبار برید است.
شرکت پتروشیمی دهلران
آقای مقدسی (راهبر سیستم): سیستم اتوماسیون پرگار سرعت گردش کار را در سازمان افزایش داده و باعث افزایش بهره‌وری کارکنان شده است و همچنین امکان ارتباط سیستم با دیگر سیستم‌های سازمان، کارایی در سازمان را بالا برده است.
اداره کل تعاون، کار و رفاه اجتماعی استان اصفهان
آقای دستجردی (راهبر سیستم): سیستم اتوماسیون پرگار با خواسته های ما تطبیق دارد و حداکثر نیازهای سازمان ما را پوشش می دهد و نیروهای بخش پشتیبانی همکاری کامل را با ما انجام می دهد و ما رضایتمندی خود را اعلام می کنیم.
شرکت حفاری شمال
خانم دولتیار رومیانی (راهبر سیستم): سیستم برید (پرگار) به علت تحت وب بودن تجربه کاربری راحتی دارد به ویژه در زمان کرونا، دورکاری را برایمان آسان‌تر کرده بود و خیلی بهره بردیم.
اداره کل راه و شهرسازی استان بوشهر
آقای موصلی (کارشناس فناوری اطلاعات): همکاران برید نهایت همکاری را با ما انجام می‌دهند و امور پشتیبانی مشکلات ما را در اسرع وقت و کمتر از دو ساعت انجام می‌دهند، سرعت بالای پشتیبانی تجربه کاربری راحتی را برای ما به وجود آورده است.
رایا گشت فردوس ارس
آقای آذرنژاد (مدیر فناوری اطلاعات ارتباطات): سیستم فرمساز (BPMS) پرگار باحداکثر نیازهای ما تطبیق دارد یکی از مهم ترین مزایای فرمساز، ابزارهایی که به سادگی طراحی می شود و همچنین پیاده سازی فرآیند را برای کارشناسان فناوری اطلاعات در سازمان بهره‌بردار امکان پذیر می کند.
مجتمع فولاد آذر آبادگان ارس
آقای شریفی (مدیر انفورماتیک): اتوماسیون پرگار به نظر من یک انتخاب عالی بود. تکنولوژی و ویژگی‌های امنیتی بالا و یکپارچگی تمامی سیستم‌ها تجربه کار را به سطح بالاتری ارتقا داده است من از این سیستم رضایتمندی کامل دارم و این شرکت را به دیگران هم پیشنهاد می کنم.
شرکت پتروشیمی شیراز
آقای نورالله زارعی (راهبر سیستم): سیستم پرگار از نظر کارایی و سرعت خیلی خوبه و پشتیبانی برید همیشه در دسترس است و در صورت بروز مشکل در کوتاه ترین زمان مشکل برطرف می کند.
شرکت پتروشیمی آبادان
آقای خورشیدی (سرپرست نرم‌افزارها): سیستم نگهداری اسناد سرعت دسترسی به اسناد را بالا برده و هزینه نگهداری اسناد را کاهش داده است و همچنین امنیت نگهداری از اسناد را افزایش داده است.
شرکت حفاری شمال
خانم دولتیار رومیانی (راهبر سیستم): با توجه به وجود پایگاه‌های مختلف در سراسر کشور با مسافت‌های طولانی سیستم فرمساز برید به صورت همزمان کار می‌کند و هیچگونه مشکلی ندارد و باعث شده کارها و فعالیت‌های سازمان به خوبی انجام شود.
کانون پرورش فکری کودکان و نوجوان کشور
شرکت پتروشیمی دهلران
اداره کل تعاون، کار و رفاه اجتماعی استان اصفهان
شرکت حفاری شمال
اداره کل راه و شهرسازی استان بوشهر
رایا گشت فردوس ارس
مجتمع فولاد آذر آبادگان ارس
شرکت پتروشیمی شیراز
شرکت پتروشیمی آبادان
شرکت حفاری شمال
سایر سامانه‌های اتوماسیون اداری پرگار
سوالات رایج
پاسخ سوالات رایج را در این بخش مطالعه کنید.
- آیا در پرگار می‌توانیم متوجه شویم که پیام ما به مقصد رسیده و خوانده شده است؟
بله. در کارتابل ارسالی‌های میز کار، فهرست رسیدی وجود دارد که در آن می‌توان وضعیت Delivery و خوانده شدن متن را مشاهده کرد؛ همچنین با امکان رویدادنگاری اتوماسیون پرگار، می‌توان از هر عملیاتی که توسط هر کاربر روی هر محتوایی انجام شده است مطلع شد. ضمن اینکه درمورد محتواهایی مثل نامه یا پیام، می‌توان از قسمت جدول گردش نیز، تاریخ آخرین بازدید از محتوا را مشاهده کرد.
- آیا می‌توانیم اطلاعات اتوماسیون‌های قبلی را به پرگار منتقل کنیم؟
بله. بسته به ویژگی‌ها و حجمی که اطلاعات قبلی شما داشته باشد، نحوۀ عملیات کانورت اطلاعات متفاوت خواهد بود و در صورتی که نیاز به این خدمت داشته باشید، تیم تخصصی تبدیل اطلاعات(Convert) شرکت برید با تهیۀ گزارش شناخت بدون دریافت هزینه، شما را در جریان هزینه‌ها و مدت‌زمان مورد نیاز برای تبدیل اطلاعات قرار خواهد داد.
- برای ارتباط با سایر سازمان‌هایی که از اتوماسیون پرگار استفاده نمی‌کنند چه راهکاری ارائه می‌شود؟
ارتباطات سازمانی از طریق پروتکل‌های استاندارد صورت میگیرند و از این بابت جایی برای نگرانی وجود ندارد. شما می‌توانید با استفاده از ایمیل، فکس، ECE و سایر پروتکل‌های رایج با سازمان‌های مدنظرتان در ارتباط باشید. در صورتی که سازمان‌های مخاطب شما نیز از پرگار استفاده کنند، می‌توانید با استفاده از پروتکل اختصاصی پرگار «ساپینام»، اطلاعات جزئی‌تری را از محتواهای ارسالی در اختیار داشته باشید و در صورت توافق سازمان مخاطب، امکان رصد و ردیابی مسیر مکاتبات و محتواهای مرتبط با سازمان خود را نیز داشته باشید.
- جایگاه‌محوربودن پرگار، در مواقع جابجایی کارکنان باعث ایجاد مشکل نمی‌شود؟
خیر. در پرگار علاوه‌بر میزکار سازمانی، برای تمام کاربران میزکار شخصی نیز در نظر گرفته شده است و در مواقع جابجایی یا قطع همکاری، از اطلاعات شخصی کاربران محافظت می‌شود و فقط اطلاعات مربوط به جایگاه سازمانی در صورت صلاحدید سازمان، در اختیار کاربر جدید قرار خواهد گرفت.
- داشبوردها و گزارشات اتوماسیون اداری پرگار شامل چه اطلاعات و امکاناتی هستند؟
در رابط کاربری جدید محصول پرگار، با اضافه‌شدن بخش خانه(Home)به میز کار، داشبوردها و گزارش‌های متنوعی را می‌توانید در اختیار داشته باشید؛ همچنین با فعال‌سازی گزارش‌ساز پویا، این امکان را خواهید داشت که هرنوع گزارشی را که مدنظرتان است به‌صورت اختصاصی تهیه کنید.
- اتوماسیون اداری همان BPMS است؟
خیر. اتوماسیون اداری و BPMS دو سیستم مجزا هستند و دو مأموریت مجزا دارند که به‌صورت متقابل با یکدیگر در ارتباط هستند. سامانه اتوماسیون اداری پرگار دارای قابلیت‌های فراوانی برای مدیریت فرآیندهای کاری است؛ اما در صورتی‌که سازمان شما نیاز به ترکیب فرمساز و گردش‌کار برای پاسخ به نیازهای خاص‌منظوره داشته باشد، شما نیازمند تهیۀ BPMS به‌صورت مجزا خواهید بود. ضمن اینکه سامانه BPMS پرگار به‌طور کامل قابلیت یکپارچه‌شدن با میز کار و سایر سامانه‌های پرگار را خواهد داشت.
- چندکاربر به‌صورت همزمان می‌توانند از سامانه اتوماسیون پرگار استفاده کنند؟ در این رابطه محدودیتی وجود ندارد و تمام کاربرانی که در سیستم تعریف شده باشند، می‌توانند به‌صورت همزمان از سیستم پرگار استفاده کنند.
در این رابطه محدودیتی وجود ندارد و تمام کاربرانی که در سیستم تعریف شده باشند، می‌توانند به‌صورت همزمان از سیستم پرگار استفاده کنند.
- آیا برای دریافت اعلان و نوتیفای‌شدن در سیستم اتوماسیون پرگار، امکاناتی در نظر گرفته شده است؟
بله. مادامی که در محیط سیستم میزکار پرگار باشید قادر به دریافت اعلان(Notification) خواهید بود و در صورتی که از محیط سیستم خارج شده باشید نیز قابلیت نوتیفای‌شدن از طریق پیامک یا پیام‌رسان‌های رایج را خواهید داشت.
ارائـه راهـکار‌های متنـوع، خـاص و متنـاسب برای شمـا
