سیستم اتوماسیون اداری پرگار
مکاتبات

در هر مکان و زمانی و با هر ابزاری، پیشنویس خود را تهیه کنید.

در سامانه مکاتبات پرگار با استفاده از ویرایشگر Html در کنار ویرایشگر Word، این امکان را خواهید داشت که بسته به شرایط زمانی و مکانی و با هر امکاناتی که در اختیار دارید پیشنویس‌های مورد نظرتان را تهیه کنید.

ویرایشگر Html پرگار به گونه‌ای طراحی شده است که تمام نیازهای شما برای تهیۀ پیشنویس نامه را پوشش دهد و دیگر اجباری به استفاده از ویرایشگر Word نخواهید داشت.

به‌صورت آفلاین، اطلاعات مدنظرتان را روی نامه‌ها ثبت کنید؛

با قابلیت کارتابل آفلاین می‌توانید نامه‌های خود را در محلی خارج از محیط اداره بخوانید و عملیات مدنظر خود را روی آنها اعمال کنید؛ امنیت این فرآیند با استفاده از رمزنگاری (Encryption) تأمین می‌شود و از آنجایی که خروجی تهیه‌شده با فرمت PDF است، با همۀ دستگاه‌های شما سازگار خواهد بود.

برای مثال مسئول دفتر شما می‌تواند از تمامی نامه‌ها و تصاویر آنها یک خروجی PDF بگیرد و روی آن پین بگذارد و بعد از اینکه شما به‌صورت آفلاین و با نرم‌افزار PDF Viewer تغییرات خود را انجام بدهید، بلافاصله پس از بارگذاری فایل، همان نامه به‌صورت آنلاین نیز در سامانه به‌روزرسانی خواهد شد.

برای مدیریت فایل‌های پیوستی نامه‌ها، نوع و حجم فایل‌ها را به انتخاب خودتان کنترل کنید.

از سوی شرکت برید و نرم‌افزار پرگار، هیچگونه محدودیتی برای حجم و نوع فایل‌های پیوستی در سامانه مکاتبات وجود ندارد و شما می‌توانید با توجه به نیازمندی سازمان خود و همچنین قابلیت‌های سخت‌افزاری موجود در سازمان خود، تنظیمات مدنظرتان را اعمال کنید.

با خیال راحت به نامه‌های خود استناد کنید و روی اطلاعات ثبت‌شده در آنها حساب کنید.

این قابلیت باعث جلوگیری از تغییرات و اشتباهات احتمالی در فرآیند ذخیره‌سازی و نمایش نامه می‌شود و با امکان رویدادنگاری موجود در زیرساخت نرم‌افزار پرگار، برای تمامی عملیاتی که روی هر نامه انجام شده است اطلاعات کاملی ثبت می‌شود و شما می‌توانید با خیال راحت، در مواقع ضرورت، به این اطلاعات دسترسی داشته باشید.

در پرگار، نامه‌ها در هنگام مشاهده Generate نمی‌شوند؛ این یعنی زمانی که نامه‌ها به مرحلۀ ثبت نهایی می‌رسند، با فرمت PDF در سامانه نگهداری می‌شوند و قابلیت استناد موثق دارند.

نامه‌های سازمان خود را براساس ارتباط موضوعی بین آنها، دسته‌بندی کنید.

در سامانه مکاتبات پرگار، علاه‌بر سه دسته‌بندی رایج، یعنی عطف، پیرو و پاسخ، مدل دسته‌بندی چهارمی نیز در اختیار شما قرار می‌گیرد و عنوان آن «ارتباط موضوعی» است.

دسته‌بندی ارتباط موضوعی، به‌صورت داینامیک صورت می‌گیرد و قابلیت شخصی‌سازی روی نامه‌های وارده، داخلی و صادره را نیز دارد؛ شما می‌توانید در هنگام نیاز، جستجوها و گزارش‌گیری‌های خود را نیز بر اساس آن انجام دهید.

مدیریت دبیرخانه‌های بزرگ سازمان

پرگار با قابلیت جداسازی و تفکیک مراحل ثبت مکاتبات، به شما این امکان را می‌دهد که تقسیم کار دبیرخانه‌های سازمان خود را مدیریت کنید. با استفاده از این قابلیت، می‌توانید مراحل مختلف ثبت مکاتبات از قبیل ثبت تصویر نامه، تهیۀ چکیده، بایگانی و سایر مراحل را به‌طور مجزا به کارکنان متعددی محول کنید و از این طریق، علاوه‌بر امکان تخصصی کردن وظایف، سرعت انجام کارها را نیز تا حد بسیار زیادی بهبود ببخشید.

جستجوها و گزارش‌گیری‌های جذاب در سامانه مکاتبات پرگار

یک سامانه مکاتبات باید بتواند دسترسی‌های متنوعی برای جستجو در اختیار کاربران قرار دهد؛ در سامانه پرگار، ویژگی‌های جذابی مانند جستجو براساس ارتباط موضوعی، جستجو در متن نامه‌های صادره و داخلی و همچنین جستجو بر اساس مشخصات ارباب رجوع، تعبیه شده است و علاوه‌بر آن می‌توانید گزارش‌ها و جستجوهای خود را بر مبنای ارجاعات، مخاطبین(تجمیعی) و پاسخ‌دار بودن یا پاسخ‌دار نبودن نامه‌ها انجام دهید.

کارتابل ویژه مدیران

مدیران و افراد تصمیم‌گیرندۀ سازمان، معمولاً با کمبود زمان مواجه هستند؛ علت این امر هم حجم زیاد داده‌ها و اطلاعاتی است که به کارتابل آنها سرازیر می‌شود و این داده‌ها معمولاً منسجم و یکدست نیستند. همین امر باعث می‌شود که مدیران سازمان میل کمتری به استفاده از کارتابل اتوماسیون اداری خود داشته باشند.

در کارتابل ویژه مدیران – همانند یک کارتابل فیزیکی – مسئولان دفتر تمامی نامه‌های مدیر را با استفاده برچسب، به بخش‌های مختلف تقسیم بندی می نمایند. مدیر با مراجعه به هرکدام از بخش‌ها (مثلا بخش: “امضا شود”) و با استفاده از  قابلیت‌هایی مانند ورق‌زدن آلبومی تصاویر،امکان انجام تمام عملیات مربوط به اتوماسیون اداری تنها با یک کلیک و همچنین استفاده از قلم‌ نوری برای ثبت دستورات و امضاء، فعالیت‌های خود را انجام می‌دهد.

مُهر دبیرخانه را به‌صورت الکترونیکی چاپ کنید. 

با سامانه پرگار و قابلیت چاپ مهر دبیرخانه، اطلاعات مودر نیاز به‌صورت اتوماتیک توسط سامانه انجام می‌شود

یکی از عملیات پرتکراری که در دبیرخانه‌ها انجام می‌شود، آماده‌سازی نامه‌ها و بسته‌های پستی برای ارسال به خارج از سازمان است؛ این عملیات معمولاً به‌صورت دستی انجام می‌شده است ولی با سامانه پرگار و قابلیت چاپ مهر دبیرخانه، اطلاعات مورد نیاز به‌صورت اتوماتیک توسط سامانه انجام می‌شود و فقط کافی‌ست اندازۀ چاپ و الگوی تکمیل موارد را در سامانه طراحی کنید و بعد از آن، همۀ کارها را به پرگار بسپارید.