سیستم اتوماسیون اداری پرگار
مدیریت پرونده
سیستم مدیریت پرونده برای تهیه و تولید انواع فایل‌ها و اسناد جاری در یک سازمان طراحی شده است؛ اسنادی که باید در میان گروهی از افراد توزیع شوند و براساس آنها اقداماتی صورت بگیرد یا تصمیماتی اتخاذ شود. در این سیستم، اسناد در قالب یک پرونده، ثبت و طبقه‌بندی می‌شوند و همزمان چندین نفر می‌توانند امکان دسترسی و ایجاد تغییرات در پرونده‌ها را داشته باشند. اسناد قابل تهیه و تولید در سیستم مدیریت پرونده، اسنادی از جنس نامه، پیام، پیشنویس، کارها، وظایف، اسناد مالی و صورتجلسات هستند.
راهکار یکپارچه پرگار
مزایای سامانه مدیریت پرونده:
- کمک به سازماندهی و طبقه‌بندی پرونده‌ها در سازمان
- افزایش امنیت از طریق کنترل دسترسی کارکنان به اسناد و پرونده‌ها
- سهولت در دسترسی به فایل‌ها با دسته‌بندی و جستجوی پیشرفته
- نظارت، مدیریت و بهبود گردش اسناد در سازمان و رصدکردن تغییرات
- امکان ثبت و پیگیری اقدامات انجام‌شده برای یک پروندۀ خاص
- فرآیندهای خودکار و کاهش خطای انسانی
- طبقه‌بندی‌های هوشمندانه و سهولت و دقت بالا در تهیۀ گزارش‌ها
- تعیین و مدیریت سطح دسترسی بر اساس نوع و حجم اسناد
- تعریف پارامترهای جدید برای دسته‌بندی اسناد ثبت‌شده
- امکان ایجاد ساختار پرونده در هر واحد مدیریت
- رویدادنگاری و قابلیت مشاهدۀ گردش اسناد و کلیۀ تغییرات
استفاده راحت طی یک فرایند ساده
موضوع مهمی در شرکت شما اتفاق می‌افتد که لازم از شخص یا اشخاصی آن را پیگیری کنند. در سیستم پرگار یک پرونده ایجاد می‌نمایید. مشخصات پرونده مانند اهمیت، سطح محرمانگی و سایر فیلدهای معرف این پرونده را ثبت می‌کنید. پرونده را به شخص مورد نظر ارجاع می‌دهید. از حالا هر جلسه‌ای که در رابطه با این موضوع در سازمان شما اتفاق بیافتد، هر نامه، پیام یا پیش‌نویسی که در رابطه با آن نگارش پیدا کند می‌تواند درون این پرونده قرار بگیرد تا شما هر زمان این پرونده را باز کردید، هر اتفاق مرتبط با این موضوع مهم را یکجا پیگیری کنید.
اتصال انواع موجودیت‌های پرگار به پرونده
اسناد قابل تهیه و تولید در سیستم مدیریت پرونده، اسنادی از جنس نامه، پیام، پیشنویس، وظیفه (سیستم مدیریت کارها)، صورتجلسه و مصوبه (سیستم مدیریت جلسات) و فایل‌های پیوست هستند. تمامی این اسناد و مدارک، در قالب یک پرونده مشخص ثبت می‌شوند و با دسته‌بندی پرونده‌ها، می‌توان آنها را به‌همراه تمامی اسناد ثبت‌شده درونشان، به‌صورت یکجا برای سایر افراد و گروه‌ها ارجاع داد.
قابلیت مشاهده گردش کار و شرح نامه‌ها، پیشنویس‌ها و پیام‌ها
در سیستم مدیریت پرونده پرگار اگر دسترسی لازم را داشته باشید می‌توانید گردش کار و شرح نامه موجودیت‌های نامه، پیس‌نویس و پیام را مشاهده کنید. ضمن اینکه تمامی تغییرات و هرگونه ویرایش در اسناد، به‌صورت آنلاین و همزمان در سیستم پرگار اعمال می‌شود و سایر افرادی که به پرونده دسترسی داشته باشند، می‌توانند این تغییرات را مشاهده کنند.
پس به عنوان یک مدیر، هر لحظه در جریان هستید که بر روی این دستور یا پروژه‌ای که شما تعریف نموده‌اید چه کارهایی انجام شده است، چه ارجاعاتی زده شده است و به طور کلی در چه وضعیتی قرار دارد.
تفاوت سیستم مدیریت پرونده با سیستم مدیریت بایگانی اسناد
در نرم‌افزارهای سازمانی نیز، تفاوت اصلی این دو سیستم در ماهیت عملکردی آنها و نوع اسنادی است که در آنها بارگذاری می‌شود؛ درواقع سیستم بایگانی و آرشیو اسناد، برای نگهداری از اسنادی طراحی شده است که ممکن است به‌صورت فعال در حال استفاده نباشند ولی باید برای مراجعات بعدی، در محلی ذخیره شوند. در حالی که سیستم مدیریت پرونده برای تهیه و تولید انواع فایل‌ها و اسناد جاری سازمان طراحی شده است؛ اسنادی که باید میان گروهی از افراد توزیع شوند و بر اساس آنها اقداماتی صورت بگیرد یا تصمیماتی اتخاذ شود.
سامانه مدیریت پرونده
به صورت ویژه با سامانه‌های زیر در ارتباط است
مدیریت پرونده
کانون پرورش فکری کودکان و نوجوان کشور
آقای مهرداد قیصر (کارشناس فناوری اطلاعات): حذف درخواست های کاغذی و همچنین الکترونیکی شدن کل فرایند درخواست از مرحله ثبت تا مرحله تحویل و امکان تعریف مرحله کارشناسی برای خانواده کالا و امکان پیگیری درخواست در هر مرحله از مزایای استفاده از سیستم انبار برید است.
شرکت پتروشیمی دهلران
آقای مقدسی (راهبر سیستم): سیستم اتوماسیون پرگار سرعت گردش کار را در سازمان افزایش داده و باعث افزایش بهره‌وری کارکنان شده است و همچنین امکان ارتباط سیستم با دیگر سیستم‌های سازمان، کارایی در سازمان را بالا برده است.
اداره کل تعاون، کار و رفاه اجتماعی استان اصفهان
آقای دستجردی (راهبر سیستم): سیستم اتوماسیون پرگار با خواسته های ما تطبیق دارد و حداکثر نیازهای سازمان ما را پوشش می دهد و نیروهای بخش پشتیبانی همکاری کامل را با ما انجام می دهد و ما رضایتمندی خود را اعلام می کنیم.
شرکت حفاری شمال
خانم دولتیار رومیانی (راهبر سیستم): سیستم برید (پرگار) به علت تحت وب بودن تجربه کاربری راحتی دارد به ویژه در زمان کرونا، دورکاری را برایمان آسان‌تر کرده بود و خیلی بهره بردیم.
اداره کل راه و شهرسازی استان بوشهر
آقای موصلی (کارشناس فناوری اطلاعات): همکاران برید نهایت همکاری را با ما انجام می‌دهند و امور پشتیبانی مشکلات ما را در اسرع وقت و کمتر از دو ساعت انجام می‌دهند، سرعت بالای پشتیبانی تجربه کاربری راحتی را برای ما به وجود آورده است.
رایا گشت فردوس ارس
آقای آذرنژاد (مدیر فناوری اطلاعات ارتباطات): سیستم فرمساز (BPMS) پرگار باحداکثر نیازهای ما تطبیق دارد یکی از مهم ترین مزایای فرمساز، ابزارهایی که به سادگی طراحی می شود و همچنین پیاده سازی فرآیند را برای کارشناسان فناوری اطلاعات در سازمان بهره‌بردار امکان پذیر می کند.
مجتمع فولاد آذر آبادگان ارس
آقای شریفی (مدیر انفورماتیک): اتوماسیون پرگار به نظر من یک انتخاب عالی بود. تکنولوژی و ویژگی‌های امنیتی بالا و یکپارچگی تمامی سیستم‌ها تجربه کار را به سطح بالاتری ارتقا داده است من از این سیستم رضایتمندی کامل دارم و این شرکت را به دیگران هم پیشنهاد می کنم.
شرکت پتروشیمی شیراز
آقای نورالله زارعی (راهبر سیستم): سیستم پرگار از نظر کارایی و سرعت خیلی خوبه و پشتیبانی برید همیشه در دسترس است و در صورت بروز مشکل در کوتاه ترین زمان مشکل برطرف می کند.
شرکت پتروشیمی آبادان
آقای خورشیدی (سرپرست نرم‌افزارها): سیستم نگهداری اسناد سرعت دسترسی به اسناد را بالا برده و هزینه نگهداری اسناد را کاهش داده است و همچنین امنیت نگهداری از اسناد را افزایش داده است.
شرکت حفاری شمال
خانم دولتیار رومیانی (راهبر سیستم): با توجه به وجود پایگاه‌های مختلف در سراسر کشور با مسافت‌های طولانی سیستم فرمساز برید به صورت همزمان کار می‌کند و هیچگونه مشکلی ندارد و باعث شده کارها و فعالیت‌های سازمان به خوبی انجام شود.
کانون پرورش فکری کودکان و نوجوان کشور
شرکت پتروشیمی دهلران
اداره کل تعاون، کار و رفاه اجتماعی استان اصفهان
شرکت حفاری شمال
اداره کل راه و شهرسازی استان بوشهر
رایا گشت فردوس ارس
مجتمع فولاد آذر آبادگان ارس
شرکت پتروشیمی شیراز
شرکت پتروشیمی آبادان
شرکت حفاری شمال
سایر سامانه‌های اتوماسیون اداری پرگار
ارائـه راهـکار‌های متنـوع، خـاص و متنـاسب برای شمـا
