سیستم اتوماسیون اداری پرگار
مدیریت جلسات
استفاده از سامانه مدیریت جلسات، باعث انسجام و سازمان‌دهی بهتر جلسات سازمان و پیگیری بهتر مصوبات خواهد شد؛ در واقع نرم‌افزار مدیریت جلسات، حالت پیشرفته‌تری از تقویم سازمانی است که می‌تواند به سازمان‌ها در مدیریت فرآیندهای مربوط به جلسات کمک کند و این کمک‌ها شامل هماهنگی‌های قبل از برگزاری جلسه، مدیریت ملزومات جلسات در زمان برگزاری جلسه و پیگیری مصوبات پس از اتمام جلسه می‌شود.
راهکار یکپارچه پرگار
مزایای سامانه مدیریت جلسات:
- امکان تنظیم تقویم‌های مکانی و خاص‌منظوره، علاوه‌بر تقویم‌های کاری
- امکان ارتباط با سامانه مکاتبات و ارسال دعوتنامۀ رسمی برای شرکت در جلسات
- بررسی اتوماتیک تداخل‌های زمانی و مکانی مربوط به جلسات
- قابلیت تعریف جلسات پرتکرار و روتین به‌صورت هوشمند
- بهره‌مندی از تکنولوژی ActiveSync و امکان مشاهده و تنظیم جلسات از طریق موبایل
- قابلیت تبدیل گفتار به متن در مراحل ثبت اطلاعات مربوط به جلسات
- امکان استفاده از بانک صورتجلسات به‌منظور تسهیل فرآیند ثبت صورتجلسه و مصوبات
- قابلیت ثبت حاضرین و غایبین جلسه توسط دبیر جلسه و ثبت علت تأخیر احتمالی
- امکان ثبت نامحدود مصوبات جلسه و ارسال مستقیم مصوبات به میزکار افراد
- پیگیری هوشمند مصوبات جلسات و ارتباط مستقیم با سامانه مدیریت کارها
- امکان چاپ صورتجلسات با قالب‌ها و الگوهای چاپی دلخواه
- قابلیت جستجوی پیشرفته در رابطه با تمام جزئیات مربوط به جلسات
- امکان تعریف تقویم‌های عمومی و اختصاصی برای سازمان، تیم‌ها و افراد
- امکان تعیین قوانین برای درج اطلاعات و هماهنگی آن با سیاست‌های هر سازمان
جلسات سازمانی را در تقویم تلفن همراه خود مشاهده کنید
با ویژگی ActiveSync می‌توانید اطلاعات واردشده در تقویم سامانه مدیریت جلسات را روی گوشی موبایل خود مشاهده کنید؛ ضمن اینکه امکان تنظیم جلسات از طریق تلفن همراه را نیز خواهید داشت.
سامانه مدیریت جلسات پرگار با این قابلیت، امکان همگام‌شدن با Outlook، Google Calender و سایر تقویم‌های رایج را دارد.
به ساده‌ترین شکل ممکن، جلسات خود را ثبت کرده و به افراد مربوطه اطلاع‌رسانی کنید
در پرگار می‌توانید به‌راحتی از بانک دستور جلسات استفاده کنید و تنها با یک کلیک، فرم دستورجلسۀ مدنظرتان را انتخاب کنید؛ همچنین می‌توانید روی هر دستور جلسه به تعداد نامحدودی مصوبه ثبت کنید و مصوبات را برای اقدام‌کننده‌ها و پیگیری‌کننده‌ها از طریق میزکار شخصی ارسال کنید.
اگر نیاز به ابلاغ رسمی مصوبات داشته باشید، امکان ارتباط مستقیم با سامانه مکاتبات پرگار وجود دارد و شما می‌توانید مصوبات را به‌سادگی و به‌صورت رسمی برای تمام افراد مرتبط ارسال کنید.
مصوبات هر جلسه را بصورت رسمی ابلاغ کنید.
صورتجلسات را به‌شکل دلخواه خود مدیریت کنید
بسته به رویه‌های سازمانی خود، می‌توانید از روش‌های مختلفی صورتجلسات را در اختیار کاربران قرار دهید؛ صورتجلسه‌ها می‌توانند به‌صورت پیشفرض و مشابه نامه‌های داخلی و صادره در قالب الگوهای چندامضایی به کاربران ابلاغ شوند، یا اینکه به‌صورت زنده و در حین جلسات چاپ شوند و به امضای حاضرین جلسه در بیایند. ضمن اینکه تمام پارامترهای صورتجلسه‌ها نیز می‌توانند به‌صورت اتوماتیک از طریق Bookmarkها تکمیل شوند و دیگر نیازی به تایپ مجدد اطلاعات نخواهید داشت.
در رابطه با چاپ صورتجلسات نیز، ابتکار عمل بسیار زیادی خواهید داشت و می‌توانید مدل و الگوی چاپی خود را با نرم‌افزار Stimulsoft طراحی کنید و در سامانه مدیریت جلسات پرگار از آن استفاده کنید.
مصوبات جلسه‌ها را به‌راحتی پیگیری کنید
پیگیری مصوبات جلسات در پرگار از سه طریق امکان اجرا دارد؛ شما می‌توانید از طریق ارسال نامۀ ابلاغیه یا از طریق پیام، پیگیری‌های لازم را انجام دهید. همچنین با قابلیت اتصال مستقیم به سامانه مدیریت کارها، می‌توانید پیگیری‌های لازم را از طریق پیگیری وظایف محوله به افراد به‌انجام برسانید.
شما بگوئید! پرگار می‌نویسد.
با قابلیت تبدیل گفتار به متن، دیگر محدود به تایپ‌کردن و نوشتن نخواهید بود؛ شما می‌توانید توضیحات خود را از طریق میکروفون به پرگار بگوئید و پرگار برای شما خواهد نوشت.
با تعیین اقلام اطلاعاتی ضروری، از اشتباهات فردی جلوگیری کنید
اگر برای برگزاری جلسه، نیاز خاص‌منظوره‌ای داشته باشید و آن نیاز پیشاپیش در پرگار وجود نداشته باشد، می‌توانید با تعریف اقلام اطلاعاتی روی جلسه، آن نیاز را پوشش دهید.
ضمن این که این امکان را خواهید داشت که فیلدهای مربوط به اقلام اطلاعاتی را به‌صورت خودکار، به تنظیم‌کنندۀ جلسات نمایش دهید و در صورتی که تکمیل اطلاعات ضروری باشد، تکمیل آنها را اجباری کنید.
جستجوی پیشرفته در سامانه مدیریت جلسات
جستجو و گزارش‌گیری از مفاد جلسات و سایر اطلاعات مربوط به جلسات، در پرگار به‌سادگی صورت می‌گیرد. شما می‌توانید از طریق امکان جستجوی پیشرفته و با رابط کاربری مناسب به جستجو بپردازید؛ از طرفی اگر به اطلاعات کامل و متعددی نیاز داشته باشید می‌توانید آن اطلاعات را به‌صورت جدولی و مرتب‌شده مشاهده کنید و در صورت نیاز، امکان تهیۀ خروجی Excel را نیز خواهید داشت.
می‌توانید برای تمام موجودیت‌ها در سازمانتان، تقویم منحصربه‌فرد داشته باشید
علاوه‌بر افراد حاضر در جلسات، موجودیت‌های دیگری نیز در سازمان‌ها وجود دارند که برای استفاده از آنها نیاز به مدیریت زمان و هماهنگی خواهید داشت؛ با سامانه مدیریت جلسات پرگار می‌توانید برای تمام موجودیت‌های سازمان خود از قبیل اتاق جلسات، لپتاپ سازمانی، خودروی سازمانی، دوربین و سایر تجهیزات تقویم منحصر‌به‌فردی تشکیل بدهید و به فرآیند استفاده از این موجودیت‌ها نظم و ترتیب بهتری ببخشید.
هر جلسه‌ای می‌تواند تیپ خودش را داشته باشد!
در پرگار می‌توانید برای انواع جلسات الگوهای منحصر‌به‌فردی را تعریف کنید؛ برای مثال می‌توانید نحوۀ پذیرایی، زمان و دورۀ برگزاری، حضار بالقوه، دبیر جلسات، محل جلسات و تجهیزاتی که در جلسات وجود دارد را مشخص کنید. این قابلیت، تا حد زیادی از بروز اشتباهات فردی جلوگیری می‌کند و به شما کمک خواهد کرد تا زمان کمتری را به هماهنگی‌های مربوط با جلسات اختصاص دهید.
سامانه مدیریت جلسات پرگار
به صورت ویژه با سامانه‌های زیر در ارتباط است
مدیریت جلسات
کانون پرورش فکری کودکان و نوجوان کشور
آقای مهرداد قیصر (کارشناس فناوری اطلاعات): حذف درخواست های کاغذی و همچنین الکترونیکی شدن کل فرایند درخواست از مرحله ثبت تا مرحله تحویل و امکان تعریف مرحله کارشناسی برای خانواده کالا و امکان پیگیری درخواست در هر مرحله از مزایای استفاده از سیستم انبار برید است.
شرکت پتروشیمی دهلران
آقای مقدسی (راهبر سیستم): سیستم اتوماسیون پرگار سرعت گردش کار را در سازمان افزایش داده و باعث افزایش بهره‌وری کارکنان شده است و همچنین امکان ارتباط سیستم با دیگر سیستم‌های سازمان، کارایی در سازمان را بالا برده است.
اداره کل تعاون، کار و رفاه اجتماعی استان اصفهان
آقای دستجردی (راهبر سیستم): سیستم اتوماسیون پرگار با خواسته های ما تطبیق دارد و حداکثر نیازهای سازمان ما را پوشش می دهد و نیروهای بخش پشتیبانی همکاری کامل را با ما انجام می دهد و ما رضایتمندی خود را اعلام می کنیم.
شرکت حفاری شمال
خانم دولتیار رومیانی (راهبر سیستم): سیستم برید (پرگار) به علت تحت وب بودن تجربه کاربری راحتی دارد به ویژه در زمان کرونا، دورکاری را برایمان آسان‌تر کرده بود و خیلی بهره بردیم.
اداره کل راه و شهرسازی استان بوشهر
آقای موصلی (کارشناس فناوری اطلاعات): همکاران برید نهایت همکاری را با ما انجام می‌دهند و امور پشتیبانی مشکلات ما را در اسرع وقت و کمتر از دو ساعت انجام می‌دهند، سرعت بالای پشتیبانی تجربه کاربری راحتی را برای ما به وجود آورده است.
رایا گشت فردوس ارس
آقای آذرنژاد (مدیر فناوری اطلاعات ارتباطات): سیستم فرمساز (BPMS) پرگار باحداکثر نیازهای ما تطبیق دارد یکی از مهم ترین مزایای فرمساز، ابزارهایی که به سادگی طراحی می شود و همچنین پیاده سازی فرآیند را برای کارشناسان فناوری اطلاعات در سازمان بهره‌بردار امکان پذیر می کند.
مجتمع فولاد آذر آبادگان ارس
آقای شریفی (مدیر انفورماتیک): اتوماسیون پرگار به نظر من یک انتخاب عالی بود. تکنولوژی و ویژگی‌های امنیتی بالا و یکپارچگی تمامی سیستم‌ها تجربه کار را به سطح بالاتری ارتقا داده است من از این سیستم رضایتمندی کامل دارم و این شرکت را به دیگران هم پیشنهاد می کنم.
شرکت پتروشیمی شیراز
آقای نورالله زارعی (راهبر سیستم): سیستم پرگار از نظر کارایی و سرعت خیلی خوبه و پشتیبانی برید همیشه در دسترس است و در صورت بروز مشکل در کوتاه ترین زمان مشکل برطرف می کند.
شرکت پتروشیمی آبادان
آقای خورشیدی (سرپرست نرم‌افزارها): سیستم نگهداری اسناد سرعت دسترسی به اسناد را بالا برده و هزینه نگهداری اسناد را کاهش داده است و همچنین امنیت نگهداری از اسناد را افزایش داده است.
شرکت حفاری شمال
خانم دولتیار رومیانی (راهبر سیستم): با توجه به وجود پایگاه‌های مختلف در سراسر کشور با مسافت‌های طولانی سیستم فرمساز برید به صورت همزمان کار می‌کند و هیچگونه مشکلی ندارد و باعث شده کارها و فعالیت‌های سازمان به خوبی انجام شود.
کانون پرورش فکری کودکان و نوجوان کشور
شرکت پتروشیمی دهلران
اداره کل تعاون، کار و رفاه اجتماعی استان اصفهان
شرکت حفاری شمال
اداره کل راه و شهرسازی استان بوشهر
رایا گشت فردوس ارس
مجتمع فولاد آذر آبادگان ارس
شرکت پتروشیمی شیراز
شرکت پتروشیمی آبادان
شرکت حفاری شمال
سایر سامانه‌های اتوماسیون اداری پرگار
سوالات رایج
پاسخ سوالات رایج را در این بخش مطالعه کنید.
آیا در این سامانه امکان ارسال پیامک به حاضرین جلسه وجود دارد؟
بله، نرم‌افزار مدیریت جلسات پرگار به شما این امکان را می‌دهد که از طریق پنل‌های پیامکی موجود در بازار ایران، تنظیماتی را پیاده‌سازی کنید که در هنگام تنظیم جلسات، به‌صورت خودکار برای تمام افراد حاضر در جلسه پیامکی با محتوای دعوت به جلسه ارسال شود.
در صورتی که سامانه مدیریت جلسات به اینترنت متصل نباشد، امکان Active Sunc را خواهیم داشت؟
خیر، این امکان تنها در صورتی قابلیت استفاده دارد که سامانه مدیریت جلسات شما به اینترنت متصل باشد. در غیر اینصورت، همگام‌سازی تقویم‌های سیستم با تقویم‌های مد نظرتان باید به‌صورت دستی انجام شود
آیا برای تهیه سامانه مدیریت جلسات پرگار، حتما باید اتوماسیون اداری پرگار داشته باشیم؟
بله، برای تهیه سامانه مدیریت جلسات داشتن سیستم اتوماسیون پرگار الزامی است
ارائـه راهـکار‌های متنـوع، خـاص و متنـاسب برای شمـا
